Para ser capaz de simplificar y optimizar tus compras, es necesario conocer cómo funciona todo tu proceso de compra. Solo así podrás centrarte en cómo ahorrar tiempo y recursos y llevar la sostenibilidad a tu cadena de suministro.
En este artículo analizamos un proceso de compra estándar y nos centramos en los cuatro pasos fundamentales para mejorar su eficiencia.
¿Qué se entiende por proceso de compra?
El proceso de compra engloba todas las tareas que una empresa u organización tiene que realizar para adquirir los bienes y servicios que necesita para su actividad diaria.
En el argot también se le conoce como proceso Procure-to-Pay (P2P), o incluso Purchase-to-Pay. En ambos casos, el proceso comienza con la búsqueda de productos o servicios y concluye con el pago al proveedor. No obstante, existe otra variante: el proceso Source-to-Pay (S2P), que comienza con la selección estratégica de proveedores y la negociación de precios.
Reduce los costes de proceso en compras
Desde la solicitud de pedido hasta la gestión de los pagos, los procesos de compra pueden consumir mucho tiempo y recursos. En este artículo revisamos algunas claves para simplificar procesos y reducir costes.
1. Análisis de la demanda
¿En qué consiste?
Estudiando el mercado y las necesidades de los clientes es posible identificar qué productos y servicios necesitan, tanto ahora como en el futuro. Por lo tanto, hay que analizar el comportamiento de los consumidores, los hábitos de compra y las tendencias de cada mercado. Tras examinar los datos, es conveniente realizar una estimación de las necesidades futuras y evaluar la capacidad de la empresa para cubrirlas.
¿Cómo se puede mejorar?
Un análisis continuado de los hábitos de compra te permite anticiparte a las necesidades de los clientes, adaptar tu estrategia de compras con rapidez para que sea más flexible e identificar posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que se produzcan. De este modo, también tendrás capacidad para negociar precios y evitar gastos adicionales e innecesarios.
¿Qué consejos es útil poner en práctica?
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Actualiza los datos: recopila información sobre los hábitos de compra mediante informes de ventas, opiniones de clientes e investigaciones de mercado.
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Analiza la actividad del mercado: los movimientos de fusión, desinversión y adquisición, así como los cambios en las normativas legales, pueden repercutir en la cadena de suministro y en los precios y tarifas.
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Afianza las relaciones comerciales: utiliza los datos disponibles para encontrar proveedores que cubran tus necesidades y con los que puedas hablar abiertamente sobre las demandas del mercado. Así podrás negociar precios y condiciones favorables para tus intereses.
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Mantén el contacto con todos los usuarios de Compras: informa de cualquier cambio de estrategia.
2. Selección de proveedores
¿En qué consiste?
Este paso se centra en la elección de proveedores con los que afianzar la relación comercial e incluye tareas como: identificar las necesidades de tu empresa, buscar potenciales proveedores, fijar tus condiciones (por ejemplo, en materia de RSC y ESG) y negociar contratos marco.
¿Cómo se puede mejorar?
Para fortalecer la cadena de suministro, se recomienda contar con múltiples proveedores. Es importante elegir con detenimiento a los proveedores para asegurarte de que cumplen con tus políticas de compliance y los criterios ESG, y ofrecen al mismo tiempo una buena relación calidad-precio a tu empresa. Una selección de proveedores adecuada garantiza el éxito a largo plazo.
¿Qué consejos es útil poner en práctica?
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Comprueba si hay certificaciones o estándares industriales que sean habituales en tu sector y útiles para tu empresa o tus proveedores, como FSSC 22000, GLOBALG.A.P. o ISO 9001.
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Utiliza tu red personal y empresarial, publicaciones especializadas y eventos para descubrir potenciales proveedores. Accede a plataformas como Unite, con un marketplace integrado, para encontrar cientos de proveedores certificados en una sola plataforma.
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Visita las instalaciones de los potenciales proveedores para comprobar de primera mano si su actividad y sus productos cumplen con tus estándares y políticas.
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Al negociar contratos, asegúrate de tratar no solo cuestiones relacionadas con los pagos, los plazos de entrega o las personas de contacto, sino también con la fecha de renovación del contrato y las condiciones de rescisión anticipada.
3. Gestión de precios y condiciones
¿En qué consiste?
El cálculo del coste total debe incluir tanto el precio de compra externo como los costes internos. Es fundamental comprobar que en todos los casos se aplican las condiciones pactadas con el proveedor. Llegar a un acuerdo beneficioso para ambas partes es clave para mantener una relación comercial duradera y satisfactoria.
¿Cómo se puede mejorar?
En una situación como la actual, condicionada por la volatilidad del mercado, la fluctuación de precios y unas condiciones de entrega cambiantes, es fundamental contar con varias opciones. Las soluciones online, como la plataforma de e-Procurement de Unite, te dan a elegir entre cientos de proveedores para que encuentres el que mejor se adapte a tus necesidades. Además, proporcionan la transparencia de precios necesaria para poder comparar y quedarte con la oferta más competitiva.
¿Qué consejos es útil poner en práctica?
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Utiliza herramientas que garanticen la máxima transparencia de precios, como la función de optimización de la cesta de compra disponible en Unite. De este modo, podrás elegir la mejor combinación de precio, plazo de entrega y número de entregas para todos tus pedidos.
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Cualquier concesión, por pequeña que sea, puede tener un gran impacto en ambas partes, sobre todo a largo plazo. Por tanto, es importante saber cuándo ceder y a qué coste. Disponer de la mayor cantidad de datos posible sobre las necesidades de tu empresa y las tendencias del mercado es clave para las negociaciones.
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Lleva un control exhaustivo de todas tus transacciones para asegurarte de que siempre obtienes los precios y condiciones acordados.
4. Desarrollo de procesos P2P
¿En qué consiste?
Es recomendable que los departamentos de Compras empleen soluciones digitales y automatizadas para mejorar la eficacia en cada fase del proceso Procure-to-Pay (P2P) y evitar errores manuales, sobre todo en la facturación y el pago.
¿Cómo se puede mejorar?
Un proceso P2P ágil ayuda a simplificar muchos retos en materia de Compras: permite reducir las operaciones manuales en favor de procesos digitalizados, aumentar la transparencia a través de un único canal y punto de contacto, y simplifica la gestión de pagos, entre otras ventajas.
¿Qué consejos es útil poner en práctica?
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La digitalización es solo el comienzo. Analiza todas las fases de tu proceso de compra para comprender cómo mejorarlas y qué soluciones pueden ayudarte a conseguirlo.
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Recurre a soluciones que sean capaces de gestionar las compras descentralizadas y ofrezcan un servicio de acreedor único para reducir al máximo los costes operativos. Por ejemplo, con el servicio Single Creditor Solution de Unite puedes comprar a infinidad de proveedores homologados con un único acreedor.
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Identifica las posibilidades de automatización y compara las ventajas que los procesos digitales pueden aportar a tus políticas de compliance, la gestión de pagos o el ahorro de tiempo frente a las dificultados y el coste derivados de implantar nuevas soluciones.
Lleva la eficiencia a tus procesos
Revoluciona tus compras por completo: empieza a utilizar soluciones digitales de e-Procurement como Unite para simplificar tus procesos, supervisar tu actividad y consolidar la relación con tus proveedores, aportando valor a tu empresa.
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