Efficiënte en digitale inkoop: het succesverhaal van SEW-EURODRIVE

Op zoek naar de beste oplossing 

Sinds het midden van de jaren 2000 is het voor SEW-EURODRIVE een prioriteit om inkoopprocessen te digitaliseren en efficiënter te maken. Aanvankelijk werd er gekozen voor een catalogussysteem van een vroegere leverancier, waaraan 30 exclusieve catalogi konden worden toegevoegd. 

Na een aantal jaar werd al snel duidelijk dat deze oplossing niet aan de bedrijfsbehoeften kon voldoen. “Het betrof geen geïntegreerde oplossing, maar eerder een gefragmenteerd systeem waardoor onze gebruikers ook niet zo enthousiast waren”, zegt Matthias Nicklas, Department Head Procurement: Systems & Indirects van SEW-EURODRIVE. Er was vooral te veel tijd nodig om de juiste producten te vinden. “Medewerkers vonden nooit precies wat ze nodig hadden.” De zoektocht naar een geschikte totaaloplossing ging dus verder. 

 “We wilden een oplossing waarmee we alle productinformatie binnen handbereik hadden zodat onze medewerkers hun aandacht konden richten op zaken die effectief waarde creëren voor SEW-EURODRIVE, zoals bouw- en investeringsactiviteiten”, legt Nicklas uit. 

Mercateo was al bekend binnen het team en enkele collega’s hadden zelfs al eens op deze marktplaats, met keuze uit meer dan 10 miljoen artikelen, besteld. SEW-EURODRIVE besloot uiteindelijk om Mercateo niet alleen als webshop te gebruiken, maar ook als unieke inkoopoplossing te integreren in hun SAP-systeem, via een OCI-interface. 

Catalogi van vaste leveranciers en geldende verkoopvoorwaarden voor ad-hoc aankopen werden bovendien ook opgenomen zodat er sprake was van één gestandaardiseerde inkoopoplossing voor alle aankopen. “De digitalisering van ad-hoc aankopen is dankzij Mercateo gestegen van 40 naar 60 procent. De productkenmerken en mogelijkheid tot interactie met gebruikers waren voor ons de doorslaggevende factoren”, zegt Nicklas. 

Gebruikers warm maken voor een nieuwe oplossing 

“We hebben Mercateo tijdens een bedrijfsevenement aan onze afdelingen voorgesteld. Onze boodschap was heel duidelijk: Mercateo is een oplossing voor jullie, niet voor ons, dus laat ons weten wat jullie ervan vinden”, blikt Nicklas terug. 

De feedback was meteen positief. “Meer dan 2900 medewerkers op 50 locaties doorheen heel Duitsland bestellen nu al hun bedrijfsbenodigdheden via Mercateo. Vooral de zoekfunctie naar het meest geschikte product is overal populair: de marktplaats laat toe om prijzen en levertijden van zowel vaste als externe leveranciers eenvoudig en snel te vergelijken. 

Bovendien waren trainingen niet eens nodig omdat de user interface zo intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Om er zeker van te zijn dat de oplossing duurzaam was op de lange termijn voor al onze medewerkers, hebben we een paar maanden later een webinar georganiseerd voor een honderdtal deelnemers. Zo konden gebruikers al hun eventuele vragen rechtstreeks aan Mercateo stellen.” 

Wat heeft het opgeleverd? 

“We hebben 65% van onze inkoopprocessen gedigitaliseerd dankzij Mercateo, wat voorheen slechts 40% was”, zegt Nicklas. “De dagelijkse werkzaamheden zijn geoptimaliseerd waardoor er nu meer tijd over is voor strategische zaken. Ons bedrijf groeit snel en gaat door een veranderingsfase wat digitalisering betreft. Daar ligt onze focus dus op. We vervelen ons in elk geval niet”, voegt Nicklas toe.