Digitalizzare gli acquisti in modo efficiente: la storia di SEW-EURODRIVE

La ricerca di una soluzione ottimale 

Dalla metà degli anni 2000, l’azienda ha lavorato intensamente a come rendere i propri processi di approvvigionamento più efficienti e digitali. La prima scelta fu l’utilizzo di un sistema di cataloghi di un precedente fornitore. Presto però questa soluzione si rivelò insufficiente: dopo alcuni anni di utilizzo e aver collegato circa 30 cataloghi esclusivi, i risultati non erano quelli sperati. 

«Questo sistema non era una soluzione integrata, ma frammentaria, e di conseguenza gli utenti erano solo parzialmente entusiasti» ricorda Matthias Nicklas, Department Head Procurement: Systems&Indirects di SEW-EURODRIVE. In particolare i processi di ricerca dei prodotti erano lenti e poco soddisfacenti: «Solo raramente i dipendenti trovavano esattamente ciò di cui avevano bisogno», commenta Nicklas. Per questi motivi, l’azienda decise di mettersi alla ricerca di un servizio migliore. 

Un unico processo di acquisto tramite interfaccia 

«Desideravamo una soluzione che ci permettesse di avere tutte le informazioni sui prodotti a portata di mano per focalizzare l’attenzione dei nostri dipendenti su temi che creano valore per SEW-EURODRIVE, come attività edilizie e di investimenti» spiega Nicklas. 

Il suo team era già a conoscenza dei servizi offerti dal marketplace Mercateo: più di una volta, infatti, alcuni colleghi avevano ordinato dal sito, che al momento offre milioni di articoli. SEW-EURODRIVE decise quindi di utilizzare Mercateo non solo come shop online, ma di integrarlo tramite interfaccia OCI al proprio sistema SAP rendendolo così parte del processo di acquisto. 

I cataloghi e le condizioni di vendita già in uso per gli acquisti spot sono stati a loro volta portati nel nuovo sistema per rendere il processo univoco. «Con Mercateo la digitalizzazione dei processi di acquisto ad hoc è aumentata dal 40 al 65%. Le caratteristiche dei prodotti e uno scambio continuo con gli utenti sono stati i fattori vincenti per un onboarding di successo». 

Coinvolgere gli utenti 

«Durante un evento abbiamo presentato Mercateo ai dipartimenti. Il nostro messaggio era molto chiaro: Mercateo è una soluzione per voi, perciò fateci sapere cosa me pensate» ricorda Nicklas. 

I riscontri furono da subito positivi. Circa 2.900 utenti con diversi ruoli stavano acquistando da più di 50 sedi in tutta la Germania. Soprattutto la ricerca dei prodotti era particolarmente apprezzata: i prezzi e i tempi di consegna indicati dai fornitori presenti sul marketplace sono indicati chiaramente e possono essere facilmente confrontati. 

Inoltre, l’interfaccia intuitiva non aveva reso necessarie giornate di formazione. Tuttavia, per assicurare una solida crescita dell’utilizzo della piattaforma, l’azienda organizzò un webinar con circa 100 partecipanti durante il quale i dipendenti potevano rivolgere a Mercateo qualsiasi domanda. 

Quali risultati sono stati raggiunti?

«Abbiamo digitalizzato il 65% dei processi di acquisto. Prima di Mercateo, ci fermavamo al 40%» commenta Nicklas, e aggiunge: «Oltre a semplificare le attività quotidiane, abbiamo più tempo e risorse che possono dedicarsi a tematiche più strategiche. La nostra azienda sta attraversamento una fase di cambiamento per quanto riguarda la digitalizzazione e l’internazionalizzazione e stiamo crescendo a ritmo sostenuto: è lì che dovrebbero concentrarsi i nostri sforzi».