Digitalizar las compras de forma eficaz: la historia de SEW-EURODRIVE

En búsqueda de una solución óptima

Desde mediados de los 2000, la empresa lleva trabajando para digitalizar sus procesos de compra e incrementar así su eficiencia. En primera instancia, optaron por un sistema de catálogos de un proveedor anterior, en el que detectaron algunas carencias. 

Tras varios años de uso y después de haber vinculado unos 30 catálogos con condiciones a medida, los resultados no fueron los esperados. «Este sistema era una solución parcial, ya que no podía integrarse en nuestro sistema, y a los usuarios no les terminaba de convencer», recuerda Matthias Nicklas, responsable del departamento de Compras Indirectas en SEW-EURODRIVE. La búsqueda de productos era especialmente lenta y poco fructífera: «A los usuarios les costaba mucho encontrar lo que necesitaban», comenta Matthias. Por ese motivo, la empresa decidió buscar una opción mejor y más completa. 

Un proceso de compra unificado a través de una interfaz OCI

«Buscábamos una solución que nos permitiera acceder a la información sobre los productos de forma clara y concisa para que nuestros empleados se centraran en cuestiones vitales para SEW-EURODRIVE, como las relacionadas con la construcción y la inversión», explica Matthias.

Su equipo ya conocía los servicios ofrecidos por el marketplace Mercateo, que actualmente alberga millones de productos. En alguna ocasión habían realizado pedidos vía web. Por eso, SEW-EURODRIVE decidió no solo utilizar Mercateo como tienda online, sino integrarlo mediante un punch-out OCI en su sistema SAP y configurarlo para satisfacer las necesidades de los usuarios que realizan compras dentro de la empresa. 

Además, la integración de los catálogos con contratos marco existentes les permite mantener las condiciones negociadas y contar con diversos canales de compra desde un único punto de venta. «Gracias a Mercateo, el nivel de digitalización del proceso de compra de artículos de forma esporádica ha aumentado significativamente. Las características que ofrece el producto y el continuo intercambio de opiniones con nuestros usuarios han sido los factores diferenciales para su buena acogida», afirma Matthias. 

Involucrar a los usuarios

«En un evento interno, presentamos Mercateo a los distintos departamentos. Nuestro mensaje fue claro: Mercateo es para vosotros, así que necesitamos conocer de primera mano vuestra opinión», recuerda Matthias. 

Las valoraciones que llegaron fueran muy positivas: en torno a 2.900 usuarios de distintos equipos compraron en más de 50 sedes repartidas por toda Alemania. Las búsquedas mostraban productos de todos los catálogos y el marketplace permitía comparar el precio y los plazos de entrega de cualquier proveedor de forma sencilla. 

Además, gracias a una interfaz fácil de usar, no fue necesario organizar numerosas sesiones de formación. No obstante, para garantizar la adopción y el uso correcto de la plataforma, la empresa organizó un webinar al que asistieron un centenar de participantes y donde se resolvieron dudas en directo con el equipo de soporte de Unite. 

¿Cuáles han sido los resultados?

«Hemos digitalizado el 65 % de nuestros procesos de compra. Un salto cuantitativo si lo comparamos con el 40 %, el porcentaje en el que nos movíamos antes de usar Mercateo», comenta Matthias y añade: «Al reducir la carga administrativa, disponemos de más tiempo y recursos para dedicar a cuestiones estratégicas. Nuestra empresa crece a un ritmo rápido mientras atravesamos una fase de cambios en materia de digitalización e internacionalización. Estas son las cuestiones en las que debemos centrar nuestros esfuerzos».