Gimatic digitaliseert indirecte procurement met Unite

Geoptimaliseerde goedkeuringsprocessen en gegevensinzicht

Gimatic Srl, opgericht in 1985 en al enkele jaren onderdeel van de Barnes Group, specialiseert zich in het ontwerpen en produceren van componenten voor industriële automatisering. Vanuit Roncadelle, nabij Brescia in Noord-Italië, fungeert het bedrijf als referentiepunt voor de levering van grijpers, sensoren en actuatoren, met oplossingen die productiebedrijven wereldwijd ondersteunen. De Barnes Group is actief in meerdere landen met duizenden medewerkers en is dus een bekende aanbieder van oplossingen voor de industriële automatisering.

Te veel leveranciers met administratieve rompslomp als gevolg

Het beheren van een groot aantal leveranciers bracht voor Gimatic aanzienlijke administratieve rompslomp met zich mee: er waren te veel facturen om handmatig te verwerken en te weinig zicht op de verschillende aankopen. De inkoop centraliseren en indirecte uitgaven monitoren vormde dus een grote uitdaging, vooral in een bedrijfscontext die nog niet volledig gedigitaliseerd was. 

Een ander obstakel was het gebrek aan een gecentraliseerd goedkeuringsproces. Elke afdeling kocht autonoom in zonder enige vorm van goedkeuring of duidelijke processen, wat resulteerde in wijdverspreide maverick buying. De afwezigheid van digitale tools maakte het ook uitdagend om dringende aanvragen meteen af te handelen en uitgaven te rationaliseren. 

Digitale transformatie dankzij Unite’s geïntegreerde platform 

Het platform van Unite betekende een doorbraak. Gimatic koos voor de oplossing met webtoegang en begon het bestelaanvraagsysteem en de bijbehorende goedkeuringsworkflows te gebruiken. Meerdere gebruikers werden geprofileerd met passende gebruikersrechten, waardoor effectieve uitgavencontrole mogelijk werd.  

Meer transparantie in het inkoopproces werd nu realiteit dankzij data die via het platform eenvoudig exporteerbaar en toegankelijk is. Daarnaast maakte het centralisering van procurement mogelijk, wat het aantal actieve leveranciers verminderde en het operationele beheer vereenvoudigde. “Unite’s goedkeuringsworkflow is, voor onze behoeften, het sterkste punt. Het is flexibel en schaalbaar,” zegt Carlo Cacciatore. 

Concrete en zichtbare voordelen 

Een van de meest opvallende voordelen was de tijdsreductie voor het beheer van elke bestelling. Ook zonder ERP-integratie werden bestellingen dankzij de gebruiksvriendelijkheid van het platform sneller afgehandeld, met minder werklast voor de boekhouding en procurementafdeling zelf.  

Het systeem stelde Gimatic bovendien in staat periodieke verbruiksanalyses uit te voeren, terugkerende artikelen te identificeren en procurementstrategieën verder te optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn o.a. een aanzienlijke vermindering van het aantal indirecte leveranciers, geoptimaliseerde goedkeuringsprocessen met minder maverick buying en grotere tevredenheid bij interne stakeholders dankzij een gebruiksvriendelijk platform. 

Het digitaliseringsproject van Gimatic is nog in volle gang. Zo wil het bedrijf het platform verder uitrollen en nieuwe functionaliteiten evalueren, zoals het toevoegen van leveranciers met raamcontracten en het analyseren van de milieu-impact van aankopen. Bovendien is de positieve ervaring in Italië al uitgebreid naar andere ondernemingen binnen de groep in Duitsland, met potentieel voor een nog breder gebruik op internationaal niveau.