Gimatic reprend le contrôle sur son approvisionnement avec Unite

Standardisation des procédures de validation et visibilité des données

Fondé en 1985 et membre du groupe Barnes, depuis plusieurs années, Gimatic SARL se spécialise dans la création et la fabrication de composants pour l’automatisation industrielle. Installé à Roncadelle, dans la province de Brescia en Lombardie, la société est une référence pour la fourniture de pinces, de capteurs, de vérins et de solutions pour les entreprises du secteur industriel à l’échelle mondiale. Le Groupe Barnes est présent dans de nombreux pays et emploie des milliers de personnes, ce qui souligne son importance dans le domaine des solutions pour l’automatisation industrielle.

Trop de fournisseurs : une surcharge administrative 

La gestion d’un trop grand nombre de fournisseurs impliquait une surcharge administrative pour Gimatic : un traitement manuel lourd des factures et très peu de visibilité sur les achats effectués. Dans un contexte commercial partiellement digitalisé, la fonction achats et le suivi des achats indirects apparaissaient comme des postes complexes à centraliser. 

Le manque de procédure de validation centralisée se présentait comme un autre obstacle. Les dépenses de chaque département étaient effectuées de façon autonome, sans appliquer les autorisations nécessaires et engendraient ainsi d’importants achats sauvages. L’absence d’outils numériques fragilisait encore plus les interventions en temps réel sur les demandes et la gestion des dépenses. 

Une transformation digitale portée par la plateforme intégrée de Unite 

La plateforme de Unite marque le tournant. Gimatic a opté pour la solution en ligne et a commencé à utiliser le système de demande d’achats et les flux de validation associés. La mise en place de plusieurs profils d'utilisateurs dotés de niveaux d'autorisation adéquats a permis d’assurer un contrôle efficace des dépenses.  

Une plus grande transparence est désormais possible sur les achats avec la possibilité d’exporter et d’accéder aux données via la plateforme. De plus, l’approvisionnement sur la plateforme est simplifié, le nombre de fournisseurs activés est réduit et la gestion opérationnelle est uniformisée. « Le flux de validation de Unite correspond parfaitement à nos besoins en toute flexibilité et de manière évolutive », explique Carlo Cacciatore. 

Des bénéfices visibles et concrets 

La réduction du temps dédié à la gestion de chaque commande est l’avantage le plus signifiant. Même sans intégration ERP, la facilité d’utilisation de la plateforme offre une rapidité de gestion des commandes, la charge administrative et les équipes achats sont ainsi allégées.  

La solution a également permis à la société Gimatic de mener régulièrement des analyses de consommation afin d’identifier les articles récurrents et affiner la stratégie. Les principaux avantages s’observent sur : la réduction des fournisseurs indirects, la standardisation des procédures de validation avec la diminution des achats sauvages et les utilisateurs séduits par la plateforme intuitive. 

Le projet de digitalisation de Gimatic suit son cours. La société envisage d’étendre l’usage de la plateforme et d’appliquer de nouvelles fonctionnalités, comme l’ajout de fournisseurs en contrats-cadres et le suivi de l’impact environnemental des achats. De plus, le bilan positif de l’expérience en Italie est déjà partagé avec d’autres sociétés affiliées en Allemagne et pourrait s’étendre au-delà.