Come Gimatic ha digitalizzato i suoi acquisti indiretti con Unite

Troppi fornitori, elevato carico di lavoro

Gestire un numero elevato di fornitori significava per Gimatic un sovraccarico amministrativo importante: troppe fatture da elaborare manualmente e una scarsa visibilità sugli acquisti effettuati. Questo rendeva complesso centralizzare la funzione acquisti e monitorare le spese indirette, soprattutto in un contesto aziendale non pienamente digitalizzato.

Un altro ostacolo era la mancanza di un iter approvativo centralizzato. Ogni reparto acquistava in autonomia, senza i necessari passaggi autorizzativi. L’assenza di strumenti digitali rendeva difficile intervenire in tempo reale sulle richieste e razionalizzare la spesa.

La soluzione: digitalizzazione e centralizzazione con Unite

La svolta è arrivata grazie alla piattaforma di Unite. Gimatic ha adottato il modulo in versione web, iniziando a utilizzare il sistema di richiesta di acquisto e i relativi flussi di approvazione. Diversi Svariati utenti sono stati profilati con livelli di autorizzazione adeguati, permettendo così un controllo efficace delle spese.

La piattaforma ha reso possibile una maggiore trasparenza negli acquisti, con dati facilmente esportabili e accessibili. Inoltre, ha facilitato l’accentramento degli approvvigionamenti, riducendo il numero di fornitori attivi e snellendo la gestione operativa.

Benefici concreti e visibili

Il beneficio più evidente è stata la riduzione del tempo necessario per la gestione di ogni ordine. Anche senza integrazione ERP, grazie alla semplicità della piattaforma, gli ordini sono stati gestiti più velocemente e con minore carico per l’amministrazione e per lo stesso ufficio acquisti.

Altri vantaggi chiave:

• Riduzione significativa dei fornitori indiretti

• Snellimento del processo approvativo e riduzione del maverick buying

• Maggiore soddisfazione degli stakeholder interni grazie a una piattaforma intuitiva

Il sistema ha anche permesso a Gimatic di effettuare analisi periodiche dei consumi, identificando articoli ricorrenti e ottimizzando ulteriormente le strategie di acquisto.

Uno sguardo al futuro

Il progetto di digitalizzazione di Gimatic è ancora in corso. L’azienda intende estendere ulteriormente l’utilizzo della piattaforma e valutare nuove funzionalità, come l’inserimento di fornitori con contratti quadro e l’analisi dell’impatto ambientale degli acquisti. Inoltre, la positiva esperienza italiana è già stata condivisa con altre aziende del gruppo in Germania e potrebbe portare a un’adozione più ampia in contesti internazionali.