Firma Gimatic wyeliminowała nieustrukturyzowane zakupy i uzyskała kontrolę nad procurementem dzięki Unite

Usprawnione procesy zatwierdzania i widoczność danych

Założona w 1985 roku i od kilku lat należąca do Barnes Group, firma Gimatic Srl specjalizuje się w projektowaniu i produkcji komponentów do automatyki przemysłowej. Firma z siedzibą w Roncadelle, niedaleko Brescii, jest liderem w branży chwytaków, czujników i siłowników, oferując rozwiązania dla firm produkcyjnych na całym świecie. Grupa Barnes operuje w wielu krajach i zatrudnia tysiące pracowników, oferując szeroki zakres rozwiązań automatyki przemysłowej.

Zbyt wielu dostawców powoduje przeciążenie administracyjne 

Zarządzanie dużą liczbą dostawców oznaczało dla firmy Gimatic znaczne obciążenie administracyjne. Firma miała zbyt wiele faktur do manualnego przetwarzania i słabą widoczność dokonanych zakupów, co utrudniało scentralizowanie funkcji zakupów i monitorowanie wydatków pośrednich, zwłaszcza w kontekście biznesowym, który nie był w pełni zdigitalizowany. 

Kolejną barierą był brak scentralizowanego procesu zatwierdzania. Każdy dział dokonywał zakupów niezależnie, bez niezbędnych procedur autoryzacyjnych, co prowadziło do powszechnego zjawiska nieustrukturyzowanych zakupów. Brak narzędzi cyfrowych utrudniał reagowanie na zapotrzebowania w czasie rzeczywistym i racjonalizację wydatków. 

Cyfrowa transformacja dzięki zintegrowanej platformie Unite 

Przełom nastąpił dzięki platformie Unite. Firma Gimatic wdrożyła rozwiązanie internetowe i rozpoczęła korzystanie z systemu zakupowego i zatwierdzania zamówień. Użytkownikom przypisano odpowiednie uprawnienia, co umożliwiło skuteczną kontrolę wydatków.  

Dzięki platformie, która umożliwia łatwy eksport i dostęp do danych, możliwe stało się zapewnienie większej przejrzystości w zakresie zakupów. Ponadto ułatwiło to centralizację zamówień, zmniejszając liczbę aktywnych dostawców i usprawniając zarządzanie operacyjne. „Proces zatwierdzania zamówień w Unite jest, z punktu widzenia naszych potrzeb, jego największym atutem. Jest elastyczny i skalowalny” – mówi Carlo Cacciatore. 

Konkretne i widoczne korzyści 

Jedną z najbardziej oczywistych korzyści było skrócenie czasu potrzebnego na obsługę każdego zamówienia. Nawet bez integracji z systemem ERP, dzięki prostocie platformy, zamówienia były obsługiwane szybciej i przy mniejszym obciążeniu administracji oraz samego działu zakupów.  

System umożliwił również firmie Gimatic przeprowadzanie okresowych analiz wydatków, identyfikowanie powtarzających się produktów i dalszą optymalizację strategii zakupowych. Główne zalety obejmują znaczne ograniczenie liczby pośrednich dostawców, usprawnienie procesów zatwierdzania dzięki ograniczeniu niekontrolowanych zakupów oraz większą satysfakcję użytkowników dzięki intuicyjnej platformie. 

Patrząc w przyszłość, cyfryzacja firmy Gimatic nadal trwa. Firma zamierza dalej rozszerzać wykorzystanie platformy i oceniać nowe funkcje, takie jak dodawanie dostawców z umowami ramowymi oraz analizowanie wpływu zakupów na środowisko. Ponadto pozytywne doświadczenia włoskie zostały już przekazane innym spółkom grupy w Niemczech i mogą doprowadzić do szerszego zastosowania w kontekście międzynarodowym.