Wie Gimatic Maverick Buying ein Ende setzte und seine Beschaffung mit Unite besser reguliert

Optimierte Freigabeprozesse und Datentransparenz

Gimatic Srl wurde 1985 gegründet und gehört seit mehreren Jahren zur Barnes Group. Das Unternehmen spezialisiert sich auf die Entwicklung und Herstellung von Komponenten für die industrielle Automatisierung. Der Firmensitz in Roncadelle bei Brescia ist ein wichtiger Bezugspunkt für die Lieferung von Greifern, Sensoren und Aktoren und bietet Lösungen, um Fertigungsunternehmen weltweit unterstützen. Die Barnes Group ist global aktiv und beschäftigt Tausende Mitarbeitende.

Zu viele Lieferanten, zu viel Verwaltungslast 

Die Vielzahl an Lieferanten führte bei Gimatic zu erheblichem administrativem Mehraufwand. Es häuften sich manuell zu bearbeitende Rechnungen, zugleich fehlte es an Transparenz über die getätigten Einkäufe. Das erschwerte die Zentralisierung des Einkaufs und die Überwachung der indirekten Ausgaben – insbesondere in einem Umfeld, das noch nicht vollständig digitalisiert war. 

Ein weiteres Hindernis war das Fehlen eines zentralisierten Freigabeprozesses. Eigenständige Bestellungen der Fachbereiche ohne die notwendigen Genehmigungen begünstigten Maverick Buying, also prozessfremdes Einkaufen bei unbekannten Lieferanten. Ohne digitale Tools ließ sich weder in Echtzeit eingreifen noch die Ausgaben sinnvoll steuern. 

Digitale Transformation durch die integrierte Plattform von Unite 

Die Plattform von Unite brachte den Durchbruch. Mit der Einführung der Webversion konnte Gimatic anfangen, Bedarfsanforderungen an dazugehörige Freigabeprozesse zu knüpfen. Nutzer*innen erhielten klar definierte Berechtigungen, wodurch eine effektive Ausgabenkontrolle ermöglicht werden konnte.  

Durch leicht zugängliche und exportierbare Daten über die Plattform wurde eine transparentere Beschaffung ermöglicht. Gleichzeitig gelang die Zentralisierung des Einkaufs, die Anzahl aktiver Lieferanten wurde reduziert und die operative Steuerung vereinfacht. „Die Freigabeprozesse von Unite sind für unsere Bedürfnisse am überzeugendsten. Sie sind flexibel und skalierbar“, so Carlo Cacciatore. 

Konkrete, sichtbare Vorteile 

Eine der deutlichsten Verbesserungen war die verkürzte Bearbeitungszeit pro Bestellung. Auch ohne ERP-Integration ließen sich Bestellungen dank der intuitiven Plattform schneller und mit geringerem Aufwand in Einkauf und Verwaltung abwickeln.  

Zusätzlich ermöglicht das System regelmäßige Verbrauchsanalysen: wiederkehrende Artikel werden identifiziert und Einkaufsstrategien gezielt angepasst. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen deutlich weniger indirekte Lieferanten, gestraffte Freigabeprozesse mit weniger Maverick Buying sowie eine höhere Zufriedenheit der internen Stakeholder dank einer nutzerfreundlichen Oberfläche. 

Ein Blick in die Zukunft zeigt: Das Digitaliserungsprojekt von Gimatic ist noch nicht abgeschlossen. Das Unternehmen plant, die Plattformnutzung zu erweitern und neue Funktionen zu evaluieren, wie etwa die Integration von eigenen Lieferanten mit Rahmenverträgen und die Analyse der Umweltauswirkungen von Einkäufen. Zudem wurde die positive Erfahrung aus Italien bereits mit anderen Konzernunternehmen in Deutschland geteilt, mit Aussicht auf eine breitere internationale Einführung.