A Gimatic megszüntette a maverick buyingot, és kontrollt szerzett a beszerzések felett a Unite-tal

Optimalizált jóváhagyási folyamatok és átlátható adatok

Az 1985-ben alapított, több éve a Barnes konszernhez tartozó Gimatic Srl ipari automatizáláshoz használt alkatrészek tervezésével és gyártásával foglalkozik. A Brescia közelében, Roncadellében működő cég etalonnak számít a markolók, érzékelők és aktuátorok területén, és világszerte számos gyártót lát el megoldásaival. A több ezer alkalmazottat foglalkoztató Barnes konszern számos országban jelen van, és jelentős szereplő az ipari automatizálási eszközök szegmensében.

A túl sok beszállító adminisztrációs túlterhelést okoz 

A nagy mennyiségű beszállító kezelése jelentős adminisztrációs terhet jelentett a Gimatic számára. Túl sok számlát kellett manuálisan feldolgozni, és nem voltak kellően átláthatók a beszerzések. Ez megnehezítette a beszerzés központosítását és az indirekt kiadások felügyeletét, ráadásul az üzleti háttér sem volt teljesen digitalizált. 

További akadályt jelentett a centralizált jóváhagyási folyamatok hiánya. Mindegyik részleg önállóan, a szükséges jóváhagyási lépések beiktatása nélkül vásárolt, és ez kiterjedt maverick buyingot eredményezett. A digitális eszközök hiányából eredően nehezen tudtak valós időben beavatkozni az igénylésekbe, és nem tudták racionalizálni a kiadásokat. 

Digitális átállás a Unite integrált platformjával 

Az áttörést a Unite platformjával érték el. A Gimatic bevezette a webalapú megoldást, illetve használatba vette a beszerzési igénylési rendszert és a hozzá kapcsolódó jóváhagyási munkafolyamatokat. Sok felhasználó a jogosultsági szintjeinek megfelelő profilt kapott, így hatékonyan felügyelhetővé váltak a kiadások.  

A platformon elérhető, könnyen exportálható adatok jóvoltából átláthatóbb lett a beszerzés. A rendszer az aktív beszállítók számának csökkentésével és az operatív vezetés gördülékenyebbé tételével is elősegítette a beszerzés centralizálását. „Számunkra a jóváhagyási munkafolyamat a Unite legnagyobb erőssége, mert rugalmas és skálázható” – emelte ki Carlo Cacciatore. 

Kézzelfogható előnyök 

A legnyilvánvalóbb előnyt az egyes rendelések feldolgozására fordított idő csökkenése jelentette. Az egyszerű platformon még ERP-integráció nélkül is gyorsabban és kisebb adminisztrációs terhelés mellett tudják kezelni a rendeléseket – és a teljes beszerzési részleget.  

A rendszer segítségével a Gimatic időszakos felhasználási elemzéseket is készíthet, ezzel beazonosíthatja az ismétlődő cikkeket, és még mélyebben optimalizálhatja a beszerzési stratégiáit. A főbb eredmények közé tartozik az indirekt beszállítók számának jelentős csökkenése, a gördülékenyebb jóváhagyási folyamat kevesebb maverick buyinggal, valamint az elégedettebb belső érdekeltek az intuitív platformnak köszönhetően. 

A Gimatic digitalizációs projektje ma is zajlik. A cég a jövőben ki szeretné terjeszteni a Unite platform használatát, és új funkciók bevezetését is fontolgatja – mint például a keretszerződéses beszállítók hozzáadása és a beszerzések környezeti hatásainak elemzése. Olaszországban szerzett pozitív tapasztalataikat már megosztották a konszern németországi cégeivel is, így a platform akár szélesebb, nemzetközi körben is bevezetésre kerülhet.