Gimatic optimiza sus compras y elimina el maverick buying con Unite

Flujos de aprobación optimizados y transparencia en los datos

Fundada en 1985 y parte de Barnes Group desde hace varios años, Gimatic está especializada en el diseño y la fabricación de componentes para la automatización industrial. Con sede en Brescia, Italia, la empresa es un referente en el suministro de pinzas, sensores y actuadores, y ofrece soluciones para compañías manufactureras de todo el mundo. Barnes Group opera en varios países y cuenta con miles de empleados, lo que demuestra su relevancia en el sector de la mecatrónica.

Multitud de proveedores, exceso de papeleo

Gestionar un número tan elevado de proveedores suponía para Gimatic una gran carga administrativa. La empresa debía tramitar muchas facturas de forma manual y tenía muy poca visibilidad sobre las compras efectuadas. Por lo tanto, centralizar las compras y supervisar los gastos indirectos era un reto importante, sobre todo en un contexto empresarial que aún no estaba completamente digitalizado.

Otro desafío era la ausencia de un proceso de aprobación estandarizado. Cada departamento compraba por su cuenta, sin los pasos de validación necesarios, lo que daba rienda suelta al maverick buying. La falta de herramientas digitales impedía intervenir en tiempo real sobre las solicitudes y racionalizar el gasto.

Transformación digital mediante la plataforma integrada de Unite 

El punto de inflexión llegó con Unite. Gimatic adoptó la solución web y empezó a utilizar el sistema de solicitudes de compra y flujos de aprobación asociados. Cada usuario recibió los permisos adecuados para garantizar un control eficaz del gasto.

A partir de este punto, la empresa ganó en transparencia, con datos accesibles y fáciles de exportar desde la plataforma. Además, la solución facilitó la centralización de las compras, redujo el número de proveedores activos y agilizó la gestión operativa. «El sistema multiusuario con los flujos de aprobación es fundamental para nosotros, ya que es flexible y escalable», afirma Carlo Cacciatore. 

Ventajas concretas y visibles

Uno de los beneficios más evidentes fue la reducción del tiempo necesario para gestionar los pedidos. Incluso sin integración con el ERP y gracias a la sencillez de la plataforma, los pedidos se tramitaron con mayor rapidez y disminuyó el trabajo del departamento de Compras.

El sistema también permitió a Gimatic realizar análisis periódicos del gasto, identificar productos recurrentes y optimizar aún más sus estrategias de compra. Entre las ventajas más destacadas figuran también la reducción significativa de proveedores indirectos, la simplificación de los flujos de aprobación con menos compras aleatorias (maverick buying) y la gran satisfacción de los usuarios internos al poder usar una plataforma sencilla e intuitiva.

De cara al futuro, Gimatic sigue apostando por la digitalización. La empresa quiere sacarle el máximo partido a la plataforma y evaluar nuevas funcionalidades, como la integración de los catálogos de proveedores estratégicos con condiciones negociadas y el análisis del impacto medioambiental de sus compras. Además, los buenos resultados en Italia se han trasladado a otras sedes del grupo en Alemania y podrían impulsar el despliegue en más países.