BIOTRONIK Schweiz AG heeft hun inkoopprocessen intern grondig geëvalueerd om mogelijkheden voor optimalisatie te bepalen en een roadmap voor digitalisering op te stellen. Al snel konden er meerdere knelpunten in hun indirecte procurement worden vastgesteld, zoals tijdrovende, foutgevoelige processen en een complex leveranciersbestand.
Om de indirecte procurement efficiënter, transparanter en toekomstbestendig te maken, besloot BIOTRONIK om Unite te implementeren als centraal platform voor indirecte uitgaven in de Duitse en Zwitserse vestigingen. Unite werd volledig geïntegreerd in de bestaande Jaggaer-omgeving en biedt de werknemers van het Zwitserse bedrijf sindsdien een krachtige en gebruiksvriendelijke interface.
Van pijnpunt naar succesvolle procurement
De voordelen lieten niet lang op zich wachten. Dankzij de combinatie van Unite’s digitale marktplaats én de integratie van bestaande raamovereenkomsten konden procurementprocessen aanzienlijk worden geoptimaliseerd. Het aantal actief beheerde leveranciers werd sterk gereduceerd zodat er nu ook minder middelen nodig zijn voor o.a. het beheer van stamgegevens. Wat voorheen via meer dan 200 leveranciers verliep, wordt nu centraal verwerkt via Unite.
In veel gevallen is het onboarden van nieuwe leveranciers zelfs niet meer nodig aangezien er al aan de vraag kan worden voldaan via de bestaande catalogi en geïntegreerde leveranciers op Unite. Op het kantoor in Berlijn automatiseerde BIOTRONIK 65% van de indirecte procurement via Unite. 95% van de werknemers maakte binnen de eerste drie maanden al graag gebruik van het gebruiksvriendelijke platform met geïntegreerde digitale marktplaats.
Waar eerst tijdrovende handmatige processen de toon voerden, is procurement nu snel, digitaal en soepel. De impact van Unite blijkt ook uit de cijfers: de keuze van een leverancier vereiste eerst 3 tot 5 e-mails terwijl nu één klik volstaat. De tijd die gemiddeld nodig is om een bestelling te plaatsen, daalde van twee uur naar slechts 20 minuten, terwijl de levertijden ook tot wel 75% werden verkort, van 5-7 dagen naar 1-2 dagen.
Dankzij het uitgebreide aanbod van Unite en de integratie van bestaande raamovereenkomsten, blijven de kwaliteit en productkeuze behouden, maar kunnen prijzen nu wel in één oogopslag worden vergeleken. Zelfs eenmalige speciale aanvragen die onder indirecte procurement vallen, kunnen meestal snel en efficiënt via Unite worden afgehandeld. Een ander belangrijk voordeel is de optimalisering van voorraadniveaus door snellere levering (1-2 dagen) en deels geautomatiseerde herbevoorrading op basis van de actuele vraag.
De cijfers spreken voor zich: de gemiddelde proceskosten per bestelling zijn met 72% verminderd en ook het aandeel maverick buying is sterk gedaald met 72% en bedraagt nu zelfs minder dan 5%. “Met Unite hebben we nu één centraal aanspreekpunt voor onze indirecte procurement en geen vage processen meer”, zegt Leonardo Longaretti, Manager Sourcing Indirects Vascular Intervention bij BIOTRONIK AG.
