Im Jahr 2021 führte die BIOTRONIK Schweiz AG ein umfassendes internes Review der Einkaufsprozesse durch. Ziel war es, Optimierungspotenziale aufzudecken und eine Roadmap für die Digitalisierung zu entwickeln. Schnell wurde klar: Gerade im indirekten Einkauf gab es zahlreiche Herausforderungen – von zeitintensiven, fehleranfälligen Prozessen bis hin zu einer unübersichtlichen Lieferantenstruktur. Um die indirekte Beschaffung effizienter, transparenter und zukunftssicher aufzustellen, entschied sich BIOTRONIK für die Einführung von Unite als zentrale Plattform für den indirekten Einkauf in den Landesgesellschaften Deutschland und Schweiz. Unite wurde vollständig in die bestehende Systemlandschaft (Jaggaer) integriert und stellt den Einkaufsabteilungen seither eine intuitive und leistungsfähige Oberfläche bereit.
Vom Schmerzpunkt zur Stärke: Eine gelungene Operation am Einkaufsprozess
Die Vorteile ließen nicht lange auf sich warten: Durch die Nutzung des vorintegrierten Unite Sortiments sowie die Integration bestehender Rahmenverträge konnten die Einkaufsprozesse erheblich verschlankt werden. Die Zahl der aktiv gepflegten Lieferanten reduzierte sich signifikant, was gleichzeitig den Aufwand für die Stammdatenpflege senkte. Was vorher über 200 Lieferanten abgewickelt wurde, erfolgt nun zentral über Unite. Auch das Anlegen neuer Lieferanten entfällt heute in vielen Fällen, da die Nachfrage in erster Linie über das bestehende Unite Sortiment und vorintegrierte Lieferantenkataloge gedeckt werden kann. Am Standort in Berlin konnte BIOTRONIK durch die Einführung von Unite den indirekten Einkauf um 65 % automatisieren – mit einer Akzeptanzquote von über 95 % bei den Einkäufern innerhalb der ersten 3 Monaten.
Wo vorher zeitraubende, manuelle Einkaufsprozesse dominierten, läuft der Einkauf heute schnell, digital und integriert ab. Die Erfolge durch die Einführung von Unite lassen sich auch in Zahlen deutlich belegen: Die Auswahl eines Lieferanten erforderte früher 3 bis 5 E-Mails, heute genügt ein Klick; die durchschnittliche Bestellzeit sank von zwei Stunden auf nur noch 20 Minuten. Darüber hinaus konnten die Lieferzeiten um bis zu 75 % verkürzt werden – von vormals 5 bis 7 Tagen auf aktuell 1 bis 2 Tage. Durch das breite vorintegrierte Angebot und die Anbindung bestehender Rahmenverträge bleiben Qualität und Auswahl gewährleistet und Preise werden auf einen Blick vergleichbar. Auch einmalige Sonderbedarfe im indirekten Einkauf lassen sich meist über Unite abdecken und zeitnah beziehen.
Ein weiterer großer Erfolg: Aufgrund der verkürzten Lieferzeiten von 1 bis 2 Tagen (vormals 5 bis 7 Tage) und dank bedarfsgerechter und teilweise automatisierter Nachbestellungen konnte der Lagerbestand signifikant reduziert werden.
Die Ergebnisse sprechen für sich: Die durchschnittlichen Prozesskosten pro Bestellung sanken um 72 % und auch das sogenannte Maverick Buying – also Einkäufe außerhalb definierter Prozesse – konnte um 72 % reduziert werden und liegt aktuell bei unter 5 %. «Mit Unite haben wir eine zentrale Anlaufstelle für den indirekten Bedarf – keine Schattenprozesse mehr», so Leonardo Longaretti, Manager Sourcing Indirects Vascular Intervention bei Biotronik AG.
