Bertrandt: meer leveranciers voor meer concurrentie en efficiëntere procurement

Een stevige en ruime leveranciersbasis 

De Bertrandt Group had een duidelijk doel wat betreft de indirecte uitgaven: toegang tot een ruim aanbod van leveranciers, maar administratieve rompslomp tot een minimum beperken. Daarnaast moesten de verkoopvoorwaarden ook competitief zijn. De redenering hierachter is namelijk dat hoe meer leveranciers er beschikbaar zijn, hoe groter de kans is dat alternatieve producten gevonden kunnen worden bij vertragingen of annuleringen. Ook om die reden heeft Bertrandt ervoor gekozen om Unite te integreren met het bestaande e-procurementsysteem via een punch-out interface. Het resultaat? Toegang tot een divers leveranciersnetwerk en de marktplaats van Unite met miljoenen artikelen.

“Unite verbinden via cXML als punch-out was de eenvoudigste oplossing gezien onze huidige infrastructuur”, zegt Karsten Schmidt, vice-president Corporate Infrastructure, Management System & Procurement bij Bertrandt. Dankzij deze verbinding kregen de 10.000 werknemers van Bertrandt meteen toegang tot honderden vooraf geïntegreerde catalogi en een marktplaats met meer dan 27 miljoen artikelen. Unite’s Single Creditor Solution vereenvoudigt de administratieve processen ook aangezien er sprake is van slechts één crediteur voor alle aankopen.   

Leveranciers en een competitief aanbod  

Bertrandt gebruikt Unite ook om hun bestaande leveranciers te laten concurreren met nieuwe. Dit vormt een waardevolle aanvulling op het bestaande digitale inkoopsysteem: gebruikers kunnen prijzen, levertijden en voorwaarden nu eenvoudig en snel vergelijken dankzij Unite. Bovendien kan het platform van Unite ook worden gepersonaliseerd door voorkeursleveranciers en individuele voorwaarden toe te voegen.

Zo heeft Bertrandt meer dan 65 eigen leveranciers met bestaande raamovereenkomsten geïntegreerd. Het voordeel is dat zowel het aanbod van deze leveranciers als dat van Unite’s marktplaats worden weergegeven in één zoekopdracht, waardoor gebruikers in een oogopslag een overzicht hebben van de verschillende voorwaarden. “De concurrentie bepaalt dan vanzelf het meest aantrekkelijke aanbod en wij kunnen leveranciers met een lage omzet snel identificeren”, zegt Karsten Schmidt over de voordelen van Unite die ook goed van pas komen tijdens onderhandelingen en bij leveranciersbeheer.  

Online catalogusbeheer 

Het platform van Unite biedt de inkoopafdeling van Bertrandt ook een strategisch voordeel, namelijk een volledig digitaal beheer van catalogi online. “We zetten zoveel mogelijk catalogi van onze leveranciers over naar het platform om werk te besparen bij het catalogusbeheer en onze contactpersonen te consolideren”, zegt Schmidt. Verschillende catalogi hoeven zo dus niet langer intern te worden opgeslagen in systemen noch te worden onderhouden: dit is nu allemaal mogelijk op Unite.  

De gebruikers zijn erg tevreden over deze oplossing. “Onze inkoopafdeling wil gewoon het benodigde artikel kunnen intypen, vinden en aankopen. Het moet eenvoudig zijn”, zegt Stefanie Sandkuhl, Strategic Procurement Manager bij Bertrandt. Vooral de overkoepelende zoekfunctie en de winkelwagenoptimalisatie, die elke winkelwagen samenstelt op basis van voorkeuren voor prijs, levertijd of aantal deelleveringen, werden geapprecieerd in de praktijk. 

CO₂-gegevens per bestelling 

Momenteel werken Bertrandt en Unite samen aan een project waarmee er rapporten over de CO₂-uitstoot worden gegeneerd om de CO₂-voetafdruk van bestellingen in kaart te brengen en te analyseren. Dit project richt zich in het bijzonder op de CO₂-gegevens die onder de zogenaamde Scope 3-emissies vallen. “Dankzij duidelijke richtlijnen over hoe we onze gegevens verzamelen, streven we naar een transparante weergave van onze CO₂-gegevens”, zegt Stefanie Ober van het team Environmental Sustainability bij Bertrandt.