De ideale formule voor uitdagingen in procurement

Grondstoffen aankopen wordt gezien prijsschommelingen steeds uitdagender. Als gevolg van deze volatiliteit zijn aankoopafdelingen gedwongen om duurzame processen en oplossingen op de lange termijn te ontwikkelen voor het beheer van een betrouwbaar leveranciersnetwerk.

Dit heeft grotendeels te maken met het feit dat klanten nicheproducten zoeken, wat een invloed heeft op de nodige materialen en de winstgevendheid van inflexibele productiesystemen.
Het soort producten is ook ingewikkeld. Een bedrijf moet misschien slechts een relatief klein aantal verschillende grondstoffen aankopen (10-20), die goed zijn voor meer dan de helft van de uitgaven, maar moet toch een aantal belangrijke beslissingen maken: de herkomst van het materiaal, de vorm waarin het wordt gekocht en de kwaliteit. Al deze beslissingen hebben op hun beurt invloed op de verwerkingskosten.

De situatie voor chemiebedrijven is ook extra complex gezien de staat van de aankoopmarkten wereldwijd. Prijzen kunnen extreem volatiel zijn, waardoor timing een kritische factor wordt voor procurementteams. Daarnaast moeten importtaksen en wisselkoersen voortdurend gecontroleerd worden aangezien deze een grote invloed kunnen hebben op hoe aantrekkelijk een markt is om op in te kopen. Leveranciers van jongere markten, zoals de VS en China, moeten ook grondig geanalyseerd worden alvorens er bij hen kan worden ingekocht.

Indirecte uitgaven stroomlijnen in de procurementafdelingen van chemiebedrijven betekent leveranciers zoveel mogelijk consolideren en digitale tools inzetten voor uitgavenanalyse en betere contractvoorwaarden. Bedrijven die al rekening houden met duurzaamheid, kunnen hun inspanningen ook uitbreiden door voorrang te geven aan leveranciers met sterke milieu- en ethische normen.

Efficiënt beheer van de long tail ondersteunt niet alleen de flexibiliteit van supply chains in de chemiesector, maar sluit ook aan bij bredere bedrijfsdoelstellingen, zoals kostenbesparing, consistente bedrijfsactiviteiten en duurzaamheid.

Op het eerste gezicht lijkt het tegenstrijdig, maar de prijzen van veel grondstoffen worden grotendeels bepaald door gestandaardiseerde indexen. Deze weerspiegelen bredere markttrends, referentiewaarden of sectorspecifieke economische indicatoren, zoals productiekosten en de dynamiek van vraag en aanbod.

Veel bedrijven baseren zich op deze indexen bij prijsonderhandelingen. Dit kan het aankoopproces echter te veel simplificeren, terwijl er juist expertise nodig is om een breed scala aan variabelen, relaties en strategische overwegingen mee te nemen: factoren die verder gaan dan louter indexprijzen. Hierdoor investeren veel bedrijven niet in de kennis en tools waar procurementafdelingen effectief nood aan hebben.

Naast de basisgrondstoffen die moeten worden ingekocht, zijn er vaak nog extra grondstoffen die nodig zijn in de productie. Veel van deze materialen vallen onder indirecte uitgaven (tail end): producten die in kleine hoeveelheden worden ingekocht of slechts zelden worden gebruikt, maar niet onoverkoombaar zijn. Een effectief beheer van deze uitgaven kan de algemene efficiëntie verhogen, kosten besparen en tegelijkertijd versnippering in de toeleveringsketen verminderen.

Deze artikelen in kleinere volumes moeten vaak in verschillende combinaties van verpakking en etikettering worden geleverd om te voldoen aan klantspecificaties. Dit brengt strategische aankoopuitdagingen met zich mee voor chemiebedrijven, zoals voorraadbeheer, standaardisering van processen en compliance met kwaliteitscontroles. Zonder een duidelijke strategie wordt het risico op inefficiënties en hogere operationele kosten al snel realiteit.

Naast grondstoffen omvat indirecte aankoop in de chemische sector ook essentiële operationele benodigdheden, van laboratoriummateriaal tot het onderhoud van productiemachines. Met meerdere locaties en diverse teams om te ondersteunen, is een gestandaardiseerde aanpak van indirecte uitgaven cruciaal om maverick buying te voorkomen en de toewijzing van middelen te optimaliseren.

Het spreekt voor zich dat het bovenstaande heeft geleid tot een steeds hogere werkdruk voor procurementafdelingen. Naast de toewijzing van middelen, moeten procurementprofessionals ook een grondige kennis bezitten over de technische details, het marktaanbod in hun nichecategorieën en de efficiëntie van systemen voor indirecte uitgaven. Sterke analytische en strategische skills zijn onmisbaar: een grote uitdaging in tijden van een tekort aan gekwalificeerd personeel.

Innovatie en duurzame(re) aankoopprocessen kunnen chemiebedrijven ondersteunen om duurzamer te zijn. Er zijn echter verschillende factoren die dit niet eenvoudig maken, met name het waarborgen van duurzaamheid binnen complexe, wereldwijde toeleveringsketens, van grondstoffenwinning tot de levering van eindproducten, vormt een uitdaging. Bovendien wordt de chemiesector ook gekenmerkt door de inherente milieubelasting van processen en producten: het verduurzamen vraagt aanzienlijke investeringen om verandering mogelijk te maken.

Duurzamere procurement vereist investeringen in onderzoek, kennis van de relevante wet- en regelgeving, het informeren van eindklanten over duurzamere keuzes en zakendoen met leveranciers die milieuvriendelijk te werk gaan. Bedrijven moeten dus in staat zijn om leveranciers efficiënt te kunnen beoordelen en verifiëren, wat aanzienlijke inspanningen vereist als er wordt samen gewerkt met een ruim aantal verschillende leveranciers.