Überregionale Prozessoptimierung im C-Teile-Management bei RWE

Einkäufer sind ständig auf der Suche nach Optimierungspotenzial. In diesem Zusammenhang rückt auch die Organisation der C-Teile-Beschaffung zunehmend in den Fokus. Rechnungsdaten nichtelektronischer Bestellungen müssen manuell ins ERP-System übertragen und für zahlreiche Freitextbestellungen Angebote recherchiert und verglichen werden. Maverick Buying und die Vielzahl neuer Lieferanten, die einzeln im System als Kreditor angelegt werden müssen, erhöhen zusätzlich den administrativen Aufwand für die Einkaufsabteilung und verursachen dadurch immense Kosten für das Unternehmen.

RWE auf der Suche nach mehr Effizienz im Beschaffungsprozess

Auch der Konzerneinkauf der RWE stand vor der Herausforderung, den Beschaffungsprozess deutlich zu verschlanken. Die einzelnen Bestellungen bei mehreren tausend Kreditoren zu verwalten, zumal viele Bedarfe nicht über elektronische Kataloge gedeckt wurden, war extrem zeit- und damit kostenintensiv. An dieser Stelle sah der Konzerneinkauf deutliches Optimierungspotenzial. Die zentralen Bausteine der strategischen Ausrichtung waren daher die Automatisierung der Einkaufsprozesse sowie die Reduktion der Lieferanten. Vor über zehn Jahren begann der RWE-Konzern mit der Implementierung einer neuen E-Procurement-Lösung. „Wir waren jedoch auf der Suche nach einer Möglichkeit, das C-Teile-Management noch effizienter zu gestalten, um die administrativen Kosten in den Griff zu bekommen“, erklärt André Lückert. „Schließlich sind wir 2008 auf eine innovative Lösung gestoßen – Mercateo.“

Mehrwert im Einkauf durch Systempartnerschaft

Die Kombination aus Marktplatz mit einem umfassenden Industriesortiment, für das Mercateo als einziger Ansprechpartner und Kreditor steht, sowie den umfangreichen E-Procurement-Funktionen, erwies sich als die gesuchte Ergänzung des bereits bestehenden SRM-Systems der RWE. Allein im C-Teile-Segment konnte der Energieversorger durch diese Systempartnerschaft die Anzahl der Lieferanten deutlich reduzieren. Ein weiterer Vorteil liegt in der Minimierung der Beschaffungszeiten, da das aufwendige Recherchieren in verschiedenen Webshops und Katalogen entfällt. Heute deckt RWE etwa 80 Prozent seines C-Teile-Bedarfs über das C-Teile-Management ab und hat damit ein weiteres Ziel der neuen strategischen Ausrichtung des Konzerneinkaufs umgesetzt: die Reduktion der manuellen transaktionalen Tätigkeit. „Wir wickeln inzwischen über 40.000 Positionen im Randbedarf elektronisch über Mercateo ab. Durch die Anbindung an unser SAP werden Bestellungen elektronisch übermittelt und abgelegt, so dass auch hier der Einkaufsprozess deutlich effizienter und transparenter geworden ist“, betont Lückert.

Darüber hinaus nutzt RWE die Beschaffungsplattform als Katalogmanagement-Tool. Über 100 Kataloge sind an Mercateo angebunden und exklusiv für die RWE-Bedarfsanforderer sichtbar. Nicht nur, dass der Energieversorger so die langjährigen Verbindungen zu seinen Stammlieferanten aufrechterhalten kann, ihm stehen auch weiterhin die Sonderkonditionen der vorverhandelten Rahmenverträge zur Verfügung. Mercateo übernimmt hierfür nahezu das komplette Contentmanagement. Damit entfällt für RWE die zeitintensive Pflege der Kataloge. Durch die katalogübergreifende Suche sind sämtliche Produkte, sowohl die der Stammlieferanten als auch jene aus dem Sortiment der Beschaffungsplattform, miteinander vergleichbar. Mit Mercateo steht den Nutzern jetzt eine einheitliche Be­nutzeroberfläche zur Verfügung, wodurch deren Zufriedenheit deutlich gestiegen ist.

Eine international vereinheitlichte Einkaufsorganisation

Nach dem Erfolg der Systempartnerschaft mit Mercateo hat der RWE-Konzerneinkauf 2011 begonnen, das zunächst in Deutschland gestartete Modell international auszuweiten. Lückert erklärt: „Mercateo hat uns in den letzten vier Jahren ganz massiv dabei unterstützt, unsere Einkaufsorganisation für C-Materialien überregional auszuweiten, so dass wir diesen neuen Weg nun auch in sieben Landesgesellschaften übernehmen konnten.“ Durch die Anbindung an Mercateo hat RWE einen effizienten, international einheitlichen Einkaufsprozess etabliert. Für diese innovative Lösung zeichnete der Energieversorger Mercateo 2014 mit dem RWE Supplier Award in der Kategorie „Quality Global“ aus. Infolge der Reorganisation bei der Beschaffung von C-Teilen gelang es dem RWE-Konzerneinkauf, seine Prozesskosten entscheidend zu senken. „Durch die Anbindung der Beschaffungsplattform in unser SRM-System haben wir die Prozess­effizienz zusätzlich steigern können. Die Kostenreduktion, die wir durch die Inte­gration von Mercateo erreicht haben, ist ein herausragender Erfolg für uns“, so das Fazit von André Lückert.