Optimización de procesos internacionales en la gestión de compras indirectas

Los responsables de Compras intentan continuamente optimizar los procesos, y la gestión de compras indirectas se suele ver como un punto clave para lograrlo. Los datos de pedidos no automatizados se introducen de forma manual en el sistema ERP y los pedidos de texto libre exigen mucho tiempo para buscar y comparar la información encontrada. Además, las compras aleatorias y la necesidad continua de gestionar nuevos proveedores para pedidos puntuales dificulta las gestiones para el departamento de Compras y supone un gran gasto para la empresa.

RWE, a la búsqueda de una mejor eficiencia en los procesos de compra

El departamento de Compras de RWE apostó por optimizar el proceso de compras de suministros. Los pedidos puntuales realizados a través de numerosos proveedores aleatorios y los pedidos realizados sin contar con catálogos electrónicos hacían perder mucho tiempo y dinero a la compañía. Y fue así como la propia empresa pudo ver el potencial de ahorro que existía si se buscaba una solución al respecto. Por ello se centró, en primer lugar, en automatizar los procesos y en reducir el número de proveedores. Hace más de diez años que RWE comenzó a implementar una nueva solución de e-Procurement. «Buscábamos la manera de optimizar la gestión de compras indirectas y de reducir así los gastos administrativos», aclara André Lückert, director del departamento de catálogos y datos maestros de RWE Group. «Finalmente en el 2008 encontramos una solución innovadora gracias a Mercateo».

Más valor en sus compras al convertirse en clientes

La combinación que ofrece Mercateo, con su marketplace y su gran gama de productos industriales, la reducción a un único interlocutor en el proceso de compra, así como las numerosas funciones de e-Procurement que ofrece la plataforma, resultaron ser en conjunto el mejor complemento del sistema de Supplier Relationship Management (SRM) que ya tenía la empresa RWE. Tan solo teniendo en cuenta el segmento de compras indirectas, la empresa pudo reducir notablemente el número de proveedores y además, ha podido ahorrar tiempo en la búsqueda de productos que antes hacía en numerosas tiendas online y catálogos.

Gracias a la nueva gestión de compras indirectas, RWE cubre así el 80 % de sus compras indirectas y ya se ha puesto en marcha para perseguir otro de sus grandes objetivos: la reducción de transacciones manuales. «Realizamos más de 40.000 tareas relacionadas con las compras indirectas de forma digital a través de Mercateo. Mediante el enlace con nuestro SAP se realizan y se archivan los pedidos de forma electrónica, por lo que el proceso de compra es ahora transparente y mucho más eficiente», señala Lückert.

Además, RWE utiliza Mercateo también como herramienta de catálogos. La compañía dispone de más de 100 catálogos integrados en Mercateo y estos son visibles de forma exclusiva para RWE y sus usuarios. Así, la compañía fideliza clientes ya existentes y se beneficia de condiciones especiales establecidas en contratos marco. Mercateo por su parte, se encarga de toda la gestión de contenidos. De esta manera, RWE se ahorra el continuo mantenimiento y la revisión de catálogos. Por otro lado, gracias a las funciones de búsqueda, los productos de proveedores ya existentes y de otros nuevos de la plataforma de Mercateo, se muestran para comparar y elegir de forma sencilla. Para los usuarios que utilizan este sistema, Mercateo ofrece una interfaz innovadora y estandarizada que los motiva de manera muy positiva.

Una organización internacional de compras estandarizada

Tras el éxito con Mercateo, RWE empezó en 2011 a desarrollar el proyecto también a escala internacional. Lükert explica: «Mercateo nos ha apoyado de forma extraordinaria en estos últimos cuatro años con la gestión de nuestras compras indirectas y, por ello, hemos podido seguir desarrollando este modelo en siete nuevas filiales en el extranjero». A través de la implementación de Mercateo, RWE ha establecido un proceso de compras eficiente y ha estandarizado sus procesos también a escala internacional.

Por esta innovadora solución de compras, Mercateo recibió en 2014 el premio RWE que reconocía a la empresa como mejor proveedor internacional. Debido a la reorganización de compras indirectas para materiales, RWE ha conseguido reducir en gran medida sus gastos. «Gracias a la integración de la plataforma de Mercateo en nuestro sistema SRM hemos podido optimizar notablemente nuestros procesos. El ahorro que hemos conseguido con Mercateo es todo un éxito para nosotros», explica André Lückert.