Verhandlungsstark mit Lieferanten: Wie Sie sich optimal vorbereiten

Verhandlungen sowohl mit neuen als auch bestehenden Lieferanten können oftmals schwierig sein. Die Vorbereitung der Verhandlung ist dabei der wichtigste Teil und sollte mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Gespräch selbst. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie sich optimal auf ein Lieferantengespräch vorbereiten und wo KI-Assistenten als Unterstützung eingesetzt werden können.

Bestimmen Sie Ihre Ziele

Legen Sie den Verhandlungsgegenstand fest und werden Sie sich darüber klar, was das konkrete Gesprächsthema ist. Werden Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen, Qualitätsstandards oder Servicevereinbarungen verhandelt? Die Verhandlungsziele bestimmen Ihr Vorgehen und legen die Wichtigkeit der Inhalte fest. Langfristiges und oberstes Ziel sollte immer die Pflege von Lieferantenbeziehungen sein, um eine vertrauensvolle Basis für die zukünftige Zusammenarbeit aufzubauen. Zu Beginn ist es wichtig, Etappenziele festzulegen, um Fortschritte schnell sichtbar zu machen. Werden Sie sich im Vorhinein klar, was Ihr Budgetrahmen und Zeitplan ist und was Ihre Qualitätsanforderungen sind. Legen Sie dabei nicht nur ein Optimum, sondern ebenso eine Schmerzgrenze für die Verhandlung fest. Ausgehend von Ihren Zielen analysieren Sie Ihre aktuelle Position, um eine solide Datengrundlage für die Verhandlung zu schaffen.

Mögliche Ziele können sein:

Abschluss von Exklusivverträgen mit Schlüssellieferanten, um Maverick-Buying zu vermeiden und die Anzahl der Lieferanten zu verringern.
Sicherstellung eines konstanten Produktpreises für die nächsten 24 Monate, unabhängig von Marktveränderungen, zur Erhöhung der Planungssicherheit.
Verhandlung von Just-in-Time-Lieferungen, um Prozesskosten für Zwischenlagerungen und Transportaufwände zu reduzieren.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Konkrete Zahlen, Daten und Fakten liefern die überzeugendsten Argumente und schaffen außerdem Verhandlungssicherheit auf Ihrer Seite. Füllen Sie vor dem Gespräch Ihre Datenlücken und schaffen somit Transparenz. Dazu müssen Sie nicht nur Ihr eigenes Unternehmen kennen, sondern ebenso die Gegenposition und die gesamte Marktlage.

Führen Sie eine eigene Bedarfsanalyse durch.

Analysieren Sie zunächst Ihr eigenes Unternehmen und berücksichtigen Sie die bisherige Beziehung zum Lieferanten. Bereiten Sie die Daten so auf, dass Sie diese im Gespräch als Verhandlungsgrundlage nutzen können. Prüfen Sie vergangene Lieferdaten wie Bezugsvolumen, Preisentwicklung, Lieferzeiten, Anzahl der Reklamationen oder auch die Qualität der gelieferten Produkte. Mit digitalen Lösungen wie Unite haben Sie Ihre Bestellhistorie und Reports stets im Blick.

Verstehen Sie die Lieferantenposition.

Ebenso wichtig ist es die Position des Verhandlungspartners zu verstehen. Recherchieren Sie dessen Marktanteile, Vorlieferanten, Kosten zum Beispiel für Material und Löhne, sowie die aktuelle finanzielle Lage. Pflegen Sie Ihre bestehenden Kontakte und halten Sie auch Verantwortlichkeiten beim Lieferanten fest. So finden Sie heraus, wie viel Verhandlungsmacht Ihr Gegenüber in seinem Unternehmen hat. Infomieren Sie sich auch über Werte und die Unternehmenskultur des Verhandlungspartners.

Kennen Sie die aktuelle Marktsituation.

Um aussagekräftig zu sein, müssen Sie nicht nur den Verhandlungspartner kennen, sondern ebenso seine Konkurrenz. Sammeln Sie Informationen zur allgemeinen Preisentwicklung auf dem Markt und suchen Sie Vergleichspreise. Beobachten Sie auch angespannte Marktlagen, die etwa durch Lieferengpässe oder neue Wettbewerber entstehen, um flexibel auf entsprechende Veränderungen reagieren zu können.

Bereiten Sie den Verhandlungsrahmen vor

Halten Sie Ihre Verhandlungsstrategien schriftlich fest und entwickeln Sie Alternativen, falls Ihre Hauptziele nicht vollständig durchsetzbar sind. Erstellen Sie eine Übersicht mit Ihren Verhandlungszielen, passenden Argumenten und Beispielen, die aus Ihrer Analyse gewonnen wurden. Diese Übersicht kann als wertvolle Grundlage dienen, um Ihre Standpunkte im Gespräch klar zu vertreten. Neben schlüssigen Argumenten sollten Sie auch gezielte Fragen an den Lieferanten vorbereiten. Dies sorgt für eine ausgewogene Gesprächsführung und hilft Ihnen, die Kontrolle über den Gesprächsverlauf zu behalten. Identifizieren Sie Gemeinsamkeiten mit Ihrem Gesprächspartner, da diese als Basis für den weiteren Dialog dienen können. Gleichzeitig sollten Sie mögliche Konfliktpotenziale ermitteln, um sich auf Gegenargumente vorbereiten. Es ist wichtig zu wissen, welche Punkte verhandelbar sind und welche als nicht verhandelbar gelten.

So überprüfen Sie Ihre Verhandlungsstrategien im Einkauf

Flexibilität und Gegenleistungen

Kennen Sie den richtigen Zeitpunkt, um Gegenleistungen einzufordern, und seien Sie sich über die Schwachstellen Ihres Verhandlungspartners im Klaren. Denken Sie daran, dass normalerweise beide Parteien an einer gemeinsamen Lösung interessiert sind, die beiderseitigen Nutzen bringt.

Kontrollierte Verhandlungsführung

Fragen und aufeinander aufbauende Argumente sorgen dafür, dass das Gespräch auf Ihre Ziele ausgerichtet bleibt. Überlegen Sie, welche Schritte nach der Verhandlung anstehen, und bereiten Sie die entsprechenden Dokumente und Formulare vor.

Simulation und interne Abstimmung

Um sicherzustellen, dass Ihre Strategie wirksam ist, sollten Sie diese vorab testen und Schwachstellen identifizieren. So können Sie sich auch mit weiteren Beteiligten in Ihrem Unternehmen besser abstimmen.

Nutzen Sie KI als Ihren persönlichen Assistenten

Digitale Hilfsmittel und neue Technologien helfen Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen. KI-basierte Technologien wie ChatGPT sind nicht dazu da, Jobs im Einkauf obsolet zu machen. Richtig eingesetzt nutzen Sie KI-Systeme als einen digitalen Assistenten und erleichtern somit Ihren Arbeitsalltag. Auch in der Vorbereitung auf Lieferantengespräche können Sie davon Gebrauch machen. Der folgende Prompt ist ein Beispiel, wie Sie ChatGPT als Unterstützung einsetzten können.

Beispiel-Prompt

Ich möchte in einem Rollenspiel eine schwierige Verhandlungssituation proben. Agiere als ein Lieferant für [Produkt nennen]. Ich nehme die Rolle als Einkaufsverantwortliche/r ein und möchte dein Produkt für einen Preis deutlich unter deinem Angebot. Du tust so, als wärst du damit nicht einverstanden, weil du mir schon einen sehr guten Preis gemacht hast. Wir diskutieren. Warte immer erst meine Antwort ab, bevor du erneut reagierst und sei hartnäckig.

ChatGPT simuliert Ihnen ein Lieferantengespräch. So können Sie Ihre Verhandlungsstrategie im Einkauf testen und gegebenenfalls überarbeiten.

KI im Einkauf – der ChatGPT-Guide für Einsteiger

KI kann Ihnen im Einkauf nicht nur bei der Vorbereitung von Lieferantengesprächen helfen, sondern auch beim Nachhaltigkeitsmanagement, bei der Vertragserstellung oder dem Aufdecken von Optimierungspotenzialen. Wir haben einen anfängerfreundlichen ChatGPT Guide für den Einkauf erstellt, der Ihnen dabei hilft, Einstiegshürden zu überwinden und KI sinnvoll einzusetzen.

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