Die E-Rechnung kommt 2025 in Deutschland – was Sie jetzt wissen müssen

Nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes sind Unternehmen und die öffentliche Verwaltung ab dem 1. Januar 2025 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Zwar wird es eine Übergangsphase bis 2027 geben, doch es ergibt Sinn, schon jetzt die Basis zu schaffen, um die Pflicht zur E-Rechnung erfüllen zu können. Denn mit der Umstellung auf E-Rechnungen lassen sich massive Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisieren.  

Warum ist die E-Rechnung sinnvoll? 

Die E-Rechnung macht Abrechnungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer. Schätzungen gehen davon aus, dass E-Rechnungen Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent erzielen können und sich die Bearbeitungsdauer auf ein Drittel reduzieren lässt. Besonders bei Bestellungen mit sehr kleinem Volumen im indirekten Einkauf lässt sich so der Aufwand erheblich verringern. Durch die elektronische Rechnungsstellung und Übermittlung lassen sich Fehler vermeiden und die Prozesskosten damit weiter senken. Außerdem ist die Rechnungsabwicklung deutlich transparenter und nachvollziehbarer, sodass Compliance-Anforderungen leichter erfüllt werden können. In puncto Sicherheit sind die Rechnungsdaten durch die Automatisierung besser geschützt. 

Wie lautet die Definition für eine E-Rechnung? 

Oft gibt es noch Unsicherheiten, was laut Gesetz als elektronische Rechnung gilt. Hier sehen Sie die Unterscheidung zwischen einer Papier-, PDF und E-Rechnung im Überblick.

Was ist jetzt zu tun bzgl. E-Rechnungen bis 2025? 

Auf Unternehmen kommen nun zwei Anforderungen zu: E-Rechnungen erstellen und verarbeiten zu können. Auch wenn noch nicht final definiert ist, welches XML-Format in Deutschland verpflichtend wird, lohnt es sich schon jetzt, die Weichen dafür zu setzen. Der Bereich der Rechnungen wird oft vernachlässigt, obwohl auch hier Prozesskosten eingespart werden können. Grundvoraussetzung ist ein ganzheitlich digitalisierter Procurement-to-Pay-Prozess. Plattformen können hierbei unterstützen, denn sie ermöglichen einen einheitlichen digitalen Prozess von der Produktsuche über die Bestellung bis zur Rechnung. Außerdem profitieren Sie auf der Unite Plattform vom Single Creditor Service. Egal bei wie vielen Lieferanten Sie auf dem Marktplatz oder über eingebundene Kataloge bestellen, haben Sie nur einen Kreditor und die Möglichkeit auf eine elektronische Rechnungsstellung. Das entlastet Ihre Buchhaltung zusätzlich. 

So stellen Sie bei Unite auf E-Rechnung um  

Unite stellt Ihnen die E-Rechnung im Format XRechnung bereit. Sie erhalten wie gewohnt Ihre Rechnung als PDF-Dokument per E-Mail. Neu dabei ist, dass diese E-Mail zusätzlich einen XML-Anhang enthält, der vollständig konform mit dem EU-Standard (EN16931) und maschinell lesbar ist – das ist die XRechnung. Sie bietet den Vorteil, dass sie automatisch von Ihrem System verarbeitet werden kann.