Ab dem 1. Januar 2025 wird im Zuge des Wachstumschancengesetzes die elektronische Rechnungslegung (kurz „E-Rechnung“) für Unternehmen eingeführt. Damit können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und dem Papierchaos ein Ende setzen.
Informieren Sie sich hier allgemein zur E-Rechnung und wie Unite damit umgeht.
Generelle Informationen: Was bedeutet E-Rechnung?
Was bedeutet E-Rechnung?
Mit E-Rechnung wird ein elektronisches Dokument bezeichnet, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform oder als PDF-Anhang in einer E-Mail hat. Die Vorteile der E-Rechnung liegen in einer Standardisierung im Datenaustausch und maschineller Auslesbarkeit. Für diese Standardisierung gibt es unterschiedliche Formate wie z. B. XRechnung und ZUGFeRD.
Unite unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung und bietet Lösungen, die vollständig konform mit dem EU-Standard (EN16931) sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen zukünftig reibungslos in Ihr System übernommen werden.
Übergangsfristen – Der schrittweise Umstieg in der Rechnungslegung
Um Unternehmen die Umstellung auf die E-Rechnung zu erleichtern, gelten Übergangsfristen laut Bundesfinanzministerium. Unite stellt Rechnungen bis 31. Dezember 2026 weiterhin standardmäßig per Post oder als PDF per E-Mail zu, sofern keine abweichende Vereinbarung mit Ihnen getroffen wurde. Ihre Zustimmung zum Erhalt von PDF-Rechnungen haben Sie durch die Annahme unserer Unite AGB erteilt.
E-Rechnungen für Unternehmen
E-Rechnungs-Formate
Unite stellt voraussichtlich ab 1. Januar 2025 und verbindlich ab 1. Februar 2025 die XRechnung im UBL-Format (Universal Business Language) zur Verfügung. Dabei handelt es sich um einen maschinenlesbaren Datensatz im XML-Format.
Eine Musterdatei für das UBL-Format können Sie sich hier als ZIP-File herunterladen.
Weitere Formate werden folgen. Innerhalb des 2. Quartals 2025 wird die Nutzung von ZUGFeRD (ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine strukturierte XML-Datei enthält) für Sie möglich sein.
Übertragungsweg
Die Rechnungen werden entweder per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk zugestellt.
Bei Interesse am Erhalt von E-Rechnungen schon ab dem 1. Februar 2025 füllen Sie bitte unser Kontaktformular aus:
Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen
Um E-Rechnungen zu erhalten, sollten Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Ihr System kann E-Mails mit XML-Anhängen empfangen, oder
Ihr Unternehmen ist im PEPPOL-Netzwerk mit einer gültigen Umsatzsteuer-ID oder GLN (Global Location Number) angemeldet.
Wenn über Ihren Account/Ihre Kundennummer mehrere Gesellschaften bestellen, kann dies die Zustellung erschweren und bedarf gegebenenfalls einer Prüfung durch Unite.
E-Rechnungen für Öffentliche Auftraggeber
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Unite erfüllt diese Pflicht mit der Bereitstellung von XRechnungen.
Sofern Sie öffentlicher Auftraggeber sind und noch keine E-Rechnungen von Unite erhalten, können Sie die benötigte Einstellung in Ihrem Zugang direkt unter “Konto” vornehmen.
Dazu einfach unter “Einstellungen” den Haken bei “Öffentlicher Auftraggeber” setzen.
Bitte pflegen Sie im Anschluss noch in Ihren Rechnungsadressen das neue Pflichtfeld “Leitweg-ID”. Ihre Rechnungen werden künftig digital über das PEPPOL-Netzwerk im Rahmen der bundesweiten und länderspezifischen E-Rechnungsanforderungen übermittelt.
