Am 1. Januar 2025 wurde im Zuge des Wachstumschancengesetzes die elektronische Rechnungslegung (kurz „E-Rechnung“) für Unternehmen eingeführt. Damit können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und dem Papierchaos ein Ende setzen.
Informieren Sie sich hier allgemein zur E-Rechnung und wie Unite damit umgeht.
Generelle Informationen: Was bedeutet E-Rechnung?
Was bedeutet E-Rechnung?
Mit E-Rechnung wird ein elektronisches Dokument bezeichnet, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform oder als PDF-Anhang in einer E-Mail hat. Die Vorteile der E-Rechnung liegen in einer Standardisierung im Datenaustausch und maschineller Auslesbarkeit. Für diese Standardisierung gibt es unterschiedliche Formate wie z. B. XRechnung und ZUGFeRD.
Unite unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung und bietet Lösungen, die vollständig konform mit dem EU-Standard (EN16931) sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen zukünftig reibungslos in Ihr System übernommen werden.
Übergangsfristen – Der schrittweise Umstieg in der Rechnungslegung
Um Unternehmen die Umstellung auf die E-Rechnung zu erleichtern, gelten Übergangsfristen laut Bundesfinanzministerium.
E-Rechnungen für Unternehmen
E-Rechnungs-Formate
Unite stellt Ihnen die E-Rechnung wahlweise in folgenden Formaten zur Verfügung:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ein PDF-Dokument mit einem maschinenlesbaren Anhang im XML-Format (CII Cross industry invoice). ZUGFeRD ist das Standardformat, falls nichts Abweichendes mit uns vereinbart wurde.
UBL (Universal Business Language): ein maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format, auch XRechnung genannt.
Wir stellen Ihnen zwei UBL Muster als Download zur Verfügung. Empfohlen wird von uns die Vorlage KoSIT-xrechnung_3.0
Übertragungsweg
Die Rechnungen werden entweder per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk zugestellt.
Bei Interesse am Erhalt von E-Rechnungen, abweichend zu ZUGFeRD, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen
Um E-Rechnungen zu erhalten, sollten Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Ihr System kann E-Mails mit XML-Anhängen empfangen, oder
Ihr Unternehmen ist im PEPPOL-Netzwerk mit einer gültigen Umsatzsteuer-ID oder GLN (Global Location Number) angemeldet.
Wenn über Ihren Account/Ihre Kundennummer mehrere Gesellschaften bestellen, kann dies die Zustellung erschweren und bedarf gegebenenfalls einer Prüfung durch Unite.
E-Rechnungen für Öffentliche Auftraggeber
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit November 2020. Unite erfüllt diese Pflicht mit der Bereitstellung von XRechnungen.
Sofern Sie öffentlicher Auftraggeber sind und noch keine E-Rechnungen von Unite erhalten, können Sie die benötigte Einstellung in Ihrem Zugang direkt unter “Konto” vornehmen.
Dazu einfach unter “Einstellungen” den Haken bei “Öffentlicher Auftraggeber” setzen.
Bitte pflegen Sie im Anschluss noch in Ihren Rechnungsadressen das neue Pflichtfeld “Leitweg-ID”. Ihre Rechnungen werden künftig digital über das PEPPOL-Netzwerk im Rahmen der bundesweiten und länderspezifischen E-Rechnungsanforderungen übermittelt.
