Digitale Stadt, smarter Einkauf: So gelingt die Beschaffung mit einer Plattform

Die öffentliche Beschaffung steckt im Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit, Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Während einige Städte bereits Fortschritte machen, kämpfen viele Verwaltungen mit ineffizienten Prozessen, technischen Hürden und begrenzten Ressourcen. Digitale Marktplätze können eine Brücke schlagen, indem sie zentrale, transparente und zeitsparende Beschaffungsprozesse ermöglichen. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, braucht es allerdings klare Strategien und die richtige technologische Infrastruktur. Wir klären daher in diesem Beitrag auf über Digitalisierung in der städtischen Verwaltung und die Unterstützung vergaberechtskonformer Prozesse durch elektronische Marktplätze. 

Der aktuelle Stand der Verwaltungsdigitalisierung in Österreichs Städten

In Österreich investieren Bund, Länder und Gemeinden zunehmend in die Digitalisierung der Verwaltung – mit mehreren hundert Millionen Euro jährlich, etwa im Rahmen des Digitalen Aktionsplans Austria oder durch gezielte Förderprogramme für E-Government und digitale Infrastruktur. Dennoch verläuft die Digitalisierung auf kommunaler Ebene nicht einheitlich: Während einige Städte und Gemeinden bereits viele Verwaltungsleistungen digital anbieten, kämpfen andere noch mit fehlender technischer Infrastruktur oder Ressourcen. 

Gerade in der öffentlichen Beschaffung zeigt sich noch deutlicher Nachholbedarf: Zwar gibt es Fortschritte bei der elektronischen Vergabe und Bedarfserhebung, doch bei Prozessen wie der Bestellung, Rechnungsbearbeitung oder Lieferantenkommunikation erfolgt vieles weiterhin manuell oder nur teilweise digital. Für mehr Transparenz und Effizienz braucht es moderne Technologien, einheitliche Standards und innovative Plattformlösungen, die den Einkauf vereinfachen und vergaberechtskonform unterstützen – auch im Unterschwellenbereich. 

Ein wichtiger Hebel für mehr Effizienz sind elektronische Marktplätze. Elektronische Marktplätze bieten dem öffentlichen Sektor die Chance, möglichst effizient und ressourcenschonend zu beschaffen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund relevant, dass die öffentliche Hand im Umgang mit Steuergeldern eine besondere Verantwortung für deren wirtschaftlichen Einsatz trägt. Elektronische Marktplätze sind in der Lage, Prozesskosten drastisch zu reduzieren. Die Gesamtbetriebskosten - dazu gehört die Zeit für die Suche, die Bestelleingabe ins ERP-System, die Lieferbestätigung und -buchung, das Anlegen eines neuen Lieferanten und die Bezahlung – können mehrere hundert Euro ausmachen. Vor allem in der Beschaffung von Randbedarfen sollte dies nicht vernachlässigt werden, da die Prozesskosten hier meist höher sind als der eigentliche Warenwert. 

Deshalb sollten Städte auf elektronische Marktplätze setzen

Generell ist im österreichischen öffentlichen Sektor ein klarer Trend zur Reduktion bürokratischer Hürden und zur gezielten Förderung digitaler Beschaffungsprozesse zu beobachten. Dieser zeigt sich u. a. in nationalen Digitalisierungsstrategien wie dem Digitalen Aktionsplan Austria, dem laufenden Ausbau der E-Vergabe und der Einführung neuer Tools und Plattformlösungen für Bund, Länder und Gemeinden. Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe werden zudem vermehrt Maßnahmen gesetzt, um kleinere, regionalere Anbieter leichter einzubinden, Vergabeverfahren effizienter zu gestalten und die rechtssichere Digitalisierung der Prozesse voranzutreiben. 

Vor dem Hintergrund des stetigen Bürokratieabbaus und dem sich daraus ergebenden Spielraum für den Einsatz von Technologien, ist dies eine gute Gelegenheit, sich mit dem Potenzial von digitalen Marktplätzen auseinanderzusetzen. Ein breites Angebot von zahlreichen Lieferanten mit nur einem Ansprechpartner vereinfacht Prozesse enorm. Eine automatische Dokumentation, dass von mehreren auf dem Marktplatz verfügbaren Angeboten das wirtschaftlichste ausgewählt wurde, spart massiv Zeit.