Unite | Acquisti decentralizzati e conformi alle politiche aziendali

In imprese di piccole o medie dimensioni, solitamente tutti gli acquisti vengono gestiti da un unico team. Sembra facile, vero? Tuttavia, quando un'azienda cresce e si espande in nuovi mercati, diventa più pratico gestire gli acquisti in maniera decentralizzata, questo però solo se se si può garantire il rispetto delle politiche interne all'azienda. In questo articolo rispondiamo alle seguenti domande:

Cosa sono gli acquisti decentralizzati?
Qual è la differenza fra procurement centralizzato e decentralizzato?
Quali sono i benefici che apportano gli acquisti decentralizzati?
Quali sono le sfide del procurement decentralizzato e come possono essere affrontate?

Cosa sono gli acquisti decentralizzati?

Quando un'impresa apre sedi in diversi Paesi, non sempre un unico dipartimento di procurement centrale è in grado di soddisfare le esigenze dell’intera azienda. Per questo esiste il modello di procurement decentralizzato, che consente alle singole sedi di occuparsi dei propri acquisti. Questa si è rivelata essere la soluzione ideale per far sì che ogni filiale si specializzi e si concentri sull'acquisto dei prodotti di cui ha realmente bisogno. Alcune aziende integrano il procurement decentralizzato con quello centralizzato per ottenere il meglio da entrambi i modelli. È bene ricordare che l'acquisto decentralizzato presenta alcune sfide, di cui parleremo più avanti. Tuttavia, se il procurement decentralizzato è ben gestito e ai vari reparti viene data autonomia, i vantaggi per l'azienda possono essere innumerevoli.

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Qual è la differenza fra procurement centralizzato e decentralizzato?

Il procurement centralizzato è gestito e implementato dalla sede centrale, dando a una parte dell’azienda maggiore visibilità e controllo sulle esigenze di acquisto dell’intera organizzazione. In questo modello, ogni acquisto deve essere sottoposto alla verifica e all’approvazione del team di procurement centralizzato. Nei settori in cui le richieste d’acquisto sono simili o identiche in tutte le sedi, l'acquisto centralizzato può essere la soluzione migliore. Inoltre, lo stesso vale per alcune categorie di prodotti, come le materie prime. Per decidere quale sia l'opzione più adatta per la propria azienda, occorre considerare una serie di fattori, come le dimensioni dell'azienda, la sua posizione e il volume di crescita previsto. Un altro fattore da tenere in considerazione è il settore in cui opera e le categorie di prodotto che acquisti. Quando le aziende hanno sedi in diversi Paesi, è comune che optino per un modello ibrido che combina acquisti centralizzati e decentralizzati.

Quali sono i benefici che apportano gli acquisti decentralizzati?

Come parte di un approccio ibrido, gli acquisti decentralizzati portano una serie di vantaggi. Vediamoli insieme:

Esperti del procurement in una riunione mentre discutono delle decisioni di acquisto

Fase decisionale più rapida e snella

Non essendo soggetto a un processo di autorizzazione centrale pieno di livelli autorizzativi, il procurement decentralizzato può rendere più veloce e facile ottenere una decisione su una richiesta di acquisto e soddisfare le richieste urgenti.

Personale del magazzino mentre smista i pacchi

Una più ampia gamma di fornitori

Senza i limiti imposti da un modello di acquisti centralizzati, i buyer possono evitare carenze nella supply chain e ottenere un prezzo migliore grazie a un maggiore potere di negoziazione. Infatti, quando un fornitore non dispone dei prodotti che si stanno cercando al prezzo più conveniente, ci si può rivolgere ad altri.

Responsabile del magazzino con il laptop mentre ordina forniture

Conoscenza dei propri fornitori

È poco probabile che un dipartimento centralizzato di una grande azienda conosca a fondo le esigenze o priorità di ogni team, dipartimento o sede. Gli acquisti decentralizzati permettono ai diretti interessati di prendere decisioni sull’acquistato, in modo che possano ricevere esattamente ciò di cui hanno bisogno.

Tempi di consegna più rapidi

Poiché i singoli team sono responsabili dei propri acquisti, possono comprare da fornitori locali, supportando l’economia della regione e minimizzando il rischio di carenze di fornitura in tempi di crisi globale. Inoltre, limitando le spedizioni internazionali, i prodotti e servizi di cui si ha bisogno arrivano più rapidamente e senza intoppi.

Quali sono le sfide del procurement decentralizzato e come possono essere affrontate?

Sebbene gli aspetti positivi di questo modello di approvvigionamento siano molti, vi sono alcune sfide derivanti da una potenziale cattiva gestione non conforme alle politiche aziendali. Di seguito analizziamo queste sfide e come affrontarle.

Specialista del procurement parla di fronte ad altri esperti del procurement in una sala riunioni

Mancanza di responsabilità

Perché è un problema?

Quando in un'azienda c'è molto personale che acquista in totale libertà e con poca supervisione, c'è il rischio che aumentino i costi e che si verifichino acquisti azzardati (maverick buying).

Come affrontarlo?

È necessario implementare politiche chiare per incoraggiare il rispetto dei processi, stabilire linee guida per garantire una buona etica aziendale e organizzare sessioni di formazione regolari per tenere aggiornato tutto il personale. Anche i fornitori dovrebbero rispettare questi standard ed essere esclusi in caso di inadempienza.

Invece di lasciare che ogni dipendente stabilisca il proprio processo di acquisto, l’ideale è spostare i processi centralizzati in reparti decentralizzati, tenendo conto delle differenze regionali e culturali.

Professionista del procurement mentre scrive le politiche aziendali

Non conformità con le politiche interne di approvvigionamento

Perché è un problema?

Se non si ha esperienza nel settore degli acquisti e non si conoscono le politiche di approvvigionamento aziendali, si corre il rischio di scegliere fornitori che non soddisfano gli standard decisi dall’azienda.

Come affrontarlo?

Anche in questo caso, la formazione e la condivisione delle conoscenze sono fondamentali. I dipendenti addetti agli acquisti e coloro che non lo sono devono lavorare a stretto contatto e avere chiare le linee guida su cosa fare e cosa non fare. Ad esempio, è necessario prevedere un processo di approvazione univoco per tutti i fornitori e assicurarsi che il dipartimento acquisti sia sempre a conoscenza dell'elenco dei fornitori approvati.

Esperta di procurement seduta alla scrivania mentre pensa a come risolvere una sfida

Adempimento alla strategia inefficiente e scarsa raccolta dei dati

Perché è un problema?

Una buona pianificazione strategica e finanziaria degli acquisti è fondamentale per il successo aziendale. Un modello decentralizzato senza la necessaria guida può rendere difficile il controllo della spesa e dei fornitori.

Come affrontarlo?

Monitoraggio e controllo regolari forniscono le informazioni necessarie per garantire una condotta etica e la conformità alle politiche aziendali. Questo comprende anche gli acquisti effettuati presso fornitori approvati.

Tre esperti del procurement in una sala riunioni mentre parlano di soluzioni ai comportamenti poco etici

Condotta poco etica

Perché è un problema?

Quando dipendenti non addetti agli acquisti fanno parte dei processi di procurement, soprattutto se non hanno una formazione adeguata, possono verificarsi comportamenti poco etici. Che sia dal lato buyer o dal lato fornitore, ciò può riflettersi su tutto il processo. Alcuni esempi di condotte poco etiche possono essere: l'accettazione di regali dal valore elevato o addirittura il coinvolgimento in atti di corruzione o concussione.

Come affrontarlo?

Attraverso la formazione e la condivisione delle conoscenze, è possibile migliorare la consapevolezza e la comprensione di questo tema per garantire un trattamento equo dei fornitori. In questo modo si aiutano anche gli addetti agli acquisti dei reparti decentralizzati a rispettare le politiche di CSR e a stabilire partnership strategiche a lungo termine con i fornitori, basate sul rispetto e sulla fiducia.

Due esperti di procurement mentre discutono dei requisiti

Lasciarsi sfuggire i vantaggi di gestione e scalabilità

Perché è un problema?

Se il modello di approvvigionamento è completamente decentralizzato, senza una supervisione centrale, è impossibile controllare la spesa in tutta l'azienda o sfruttare eventuali vantaggi di scalabilità. Questo si tradurrà in una sovrapposizione di attività come quella della gestione dei fornitori e dei contratti.

Come affrontarlo?

Per evitare queste problematiche, si raccomanda di adottare politiche e soluzioni di approvvigionamento che aiutino il dipartimento centrale a tenere sotto controllo il budget complessivo, a conoscere le esigenze più generiche e a tenere traccia dei fornitori approvati e dei contratti esistenti.

L’ottimo sta in mezzo

Sia l'approvvigionamento centralizzato che quello decentralizzato presentano vantaggi e svantaggi. Ecco perché la maggior parte delle grandi aziende opta per un modello ibrido, con una supervisione centrale, che consente di ottenere il meglio dai propri processi.

Le soluzioni di Unite garantiscono ai professionisti del procurement a mantenere il controllo e la supervisione di cui hanno bisogno. Allo stesso tempo, consentono ai team decentralizzati di esercitare la propria autonomia e competenza, accedere ai fornitori preferiti e creare relazioni con i fornitori per beneficiare di termini e prezzi concordati.

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