Weniger Aufwand, mehr Überblick – die Universität Bielefeld vereinfacht ihren Einkauf mit Unite

Von der Marktrecherche zum Marktplatz

Eine Universität ist kein Konzern. Und genau das macht die Beschaffung auf besondere Weise anspruchsvoll und vielfältig. Fakultäten, Einrichtungen, Verwaltung – alle haben unterschiedliche Bedarfe, agieren aber unter denselben vergaberechtlichen Anforderungen. Jeder Einkauf muss nachvollziehbar und wirtschaftlich dokumentiert sein. Für die dezentrale und zentrale Beschaffung der Universität Bielefeld war das lange mit sehr viel manueller Arbeit verbunden.

Auf der Suche nach einer geeigneten Marktplatzlösung betrachtete Dean Worrell, Abteilungsleiter Zentrale Beschaffung der Universität Bielefeld, mehrere Anbieter. „Wir haben uns im Vorfeld u. a. den BME-Leitfaden zu eMarktplätzen angeschaut, um eine Erste Einschätzung und eine Orientierung zu bekommen”, so Dean Worrell. Anschließend ging es dann in die detaillierte Ist-Bewertung, Bedarfsanalyse und Erstellung der Leistungsbeschreibung für die anstehende EU-weite Ausschreibung. Unite aus Deutschland hat hier den Zuschlag erhalten und bietet eine neutrale Beschaffungsplattform mit angeschlossenem Marktplatz, mit der vergaberechtskonforme Beschaffung von dezentralen Bedarfen unterstützt wird. Mit der neuen Lösung können wir unseren internen Kundinnen und Kunden vor allem eine automatisierte Bestelldokumentation bieten, gleichzeitig die Gleichbehandlung der Lieferanten auf der Plattform sicherstellen, die internen Bestellprozesse durch die Single-Creditor-Lösung effizienter gestalten und eine Vorqualifizierung der angebundenen europäischen Lieferanten durch Unite gewährleisten.

Ein Go-Live, der überzeugt

Unites Marktplatz mit mehr als 700 vorgeprüften Lieferanten wurde als Lieferant in das bestehende Einkaufsumfeld der Universität integriert. Über eine OCI-Schnittstelle gelangen Bedarfsanforderer über Punch-Out zu mehr als 29 Millionen Artikeln aus vielfältigen Kategorien. Sie füllen auf Unite ihren Warenkorb und übertragen ihn danach wieder ins Hauptsystem. Unite tritt dabei als einziger Kreditor auf, sodass Aufwände in der Buchhaltung im indirekten Einkauf auf ein Minimum reduziert werden.

„Der Onboardingprozess war neben den anderen Projekten und Aufgabenpaketen fordernd, aber absolut notwendig, sinnvoll und wertvoll", so Dean Worrell. „Unsere Ansprechpartner bei Unite haben sehr viel Vorarbeit eingebracht, die richtigen Fragen gestellt und wirklich großartige Arbeit geleistet." Nur so sei der sehr gute Go-Live möglich gewesen – mit Kommunikationsmaterial, Schulungen und Anleitungsvideos, die eigens auf die Universität Bielefeld zugeschnitten wurden.

Die internen Bedarfskundinnen und -kunden von Fakultäten bis zur Verwaltung hatten den Start schon lange erwartet und nutzten Unite von Beginn an intensiv. Am häufigsten werden Laborverbrauchsartikel und -geräte sowie IT-Zubehör und Elektromaterial über den Unite Marktplatz bestellt. Jede Anforderin und jeder Anforderer überträgt den Einkaufswagen per Punch-Out direkt ins ERP-System – von dort läuft der Genehmigungsworkflow automatisch an. Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte gehören der Vergangenheit an.

Effizienz, Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit – auf einmal

Was hat der Wechsel zu Unite konkret gemacht? Dean Worrell bringt es auf den Punkt: mehr Effizienz und Zeitersparnis – bei gleichzeitiger Rechtssicherheit und Transparenz. Das automatisierte Einkaufsprotokoll ersetzt die manuelle Dokumentation und erfüllt dabei die rechtlichen Anforderungen, die für eine öffentliche Einrichtung wie die Universität Bielefeld verpflichtend sind.

Das Lieferantenmanagement hat sich spürbar vereinfacht. Statt einer wachsenden Lieferantenliste gibt es nun eine Single-Creditor-Lösung mit einer zentralen Ansprechpartnerin – alle Lieferanten gleichbehandelt, alle europäisch und verifiziert. Welche Warengruppen oder Lieferanten zugelassen oder gesperrt werden, lässt sich aktiv steuern. „Die Kriterien des ESC werden stark berücksichtigt und stehen zukünftig im besonderen Fokus", so Dean Worrell. Künftig soll diese Nachhaltigkeitsleistung durch belastbare Kennzahlen noch besser sichtbar gemacht werden.