Sicherheit in der Dokumentation dank des automatischen Einkaufsprotokolls

Die Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) ist eine gesetzliche Krankenkasse und eine bundesweit tätige Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie ist darüber hinaus eine der 20 größten gesetzlichen Krankenkassen. Eine Million Menschen sind über die SBK versichert. Beim Thema Beschaffung ist die SBK ans Vergaberecht gebunden.   

„Wie kommt man vom Maverick Buying zu einem Standardprozess für Bestellungen? Diese Frage stellte sich uns vor über zehn Jahren”, sagt Jan Böhme, der bei der SBK den zentralen Bestellprozess verantwortet. Die Entscheidung fiel damals auf Unite, „weil es so einfach war”. Die Einrichtung aller Konten und Sichten war unkompliziert, eigene Rahmenvertragspartner konnten nahtlos integriert werden. Nach der Mitarbeiterschulung lief alles reibungslos an. Unite wurde zum neuen Standard im indirekten Einkauf. „Auf einmal hatten wir Transparenz über den Bedarf und konnten diesen analysieren. Auf einmal profitierten wir von dem Wettbewerb auf einem Marktplatz. Wir erhielten Prozessunterstützung, wenn es darum ging, einen günstigeren oder schnelleren Lieferanten zu finden. Und wir erhielten eine bessere Kontrolle über die gekauften Artikel und über die Accounts. Wir können sicherstellen, dass die gekauften Artikel nachhaltig sind und von hoher Qualität.” 

Seit 2016 bestellen User über den Unite Marktplatz IT-Zubehör, Reinigungsartikel, Büroartikel und andere Kleinigkeiten. Der Marktplatz sollte ein Benchmark für Konditionen liefern und natürlich auch eine Ergänzung sein für Sortimente, die über Rahmenverträge nicht abgedeckt sind. Sucht die SBK heute neue Lieferanten, gilt die Anforderung, einen elektronischen Katalog für Unite zur Verfügung zu stellen, sodass Beschaffungsprozesse einheitlich und standardisiert bleiben.

Unterstützung bei vergaberechtskonformen Prozessen

Eckpfeiler des Vergaberechts sind u.a. Wirtschaftlichkeit, Transparenz und ein fairer Wettbewerb. Beim Anspruch, Wettbewerbsfähigkeit mit Vergabekonformität zu vereinbaren, unterstützt Unite durch ganz praktische Features. Das proaktive Einholen von Angeboten entfällt. Diesen Schritt beschleunigt Unite, da auf dem umfangreichen Marktplatz mehrere Angebote verschiedener Lieferanten bereitgestellt werden und für jeden Einkauf mehrere Alternativen vorschlagen werden.  

In einer smarten Warenkorboptimierung zeigt die Plattform alternative Angebote derselben Produkte von anderen Lieferanten an. Drei Angebote auf einen Blick – statt drei Recherchen und ein Vergleich über drei Browser-Fenster hinweg. Schon hier spart die Nutzung des Marktplatzes viel Aufwand und Ressourcen. 

Alles automatisiert und revisionssicher dokumentiert

Warum am Ende die Kaufentscheidung letztendlich für Lieferant A, B oder C fiel - dafür gibt es im automatisch erstellten Einkaufsprotokoll zu jeder Bestellung ein kurzes Textfeld, in das der Einkaufende Begründungen eintragen kann. Preise, Angebote und Entscheidungsgrund werden digital hinterlegt. Bevor das Einkaufsprotokoll auf Unite verfügbar war, erfolgte die Dokumentation bei der Siemens-Betriebskrankenkasse in Worddateien, in denen alle Angebote beispielsweise als Screenshots eingefügt waren und dann in einem weiterführenden System ablegt wurden. Jetzt läuft die Dokumentation einfach lautlos mit. „Man hat nicht nur eine spürbare operative Entlastung, sondern ein anderes Sicherheitsgefühl, wenn man weiß, alles ist dokumentiert”, sagt Jan Böhme. Es gibt keine Dokumente mehr zu befüllen, keine uneinheitliche Ablage, keinen Datenwust – alles ist in Unite dauerhaft revisionssicher mit einem Klick abrufbar. „Das spart viel Zeit und steigert die Effizienz im Prozess. In der heutigen Zeit wichtige Faktoren, um wettbewerbsfähig zu bleiben”, ergänzt der Fachexperte.

Neue Perspektive auf Nutzung von konformen Marktplätzen

Die SBK hat mit Unite eine Einkaufslösung gefunden, die vergaberechtskonforme Beschaffungsprozesse unterstützt, indem sie vielzählige Angebote bereithält und Einkaufsentscheidungen automatisch revisionssicher dokumentiert. „Das große Potenzial für Veränderung liegt dabei nicht nur in einem einzelnen Feature, sondern in einer neuen Perspektive für die Nutzung konformer Marktplatzangebote”, so Böhme. Sollten die gesetzlichen Wertgrenzen im Vergaberecht weiter angehoben werden, könnten Marktplätze künftig für alle Beteiligten eine zunehmend bedeutende Rolle spielen. 

Unter dem Eindruck der aktuellen Entwicklungen im Vergaberecht sind rechtskonforme Marktplätze gefordert, zusätzliche Warengruppen zu erschließen und diese in ihre bestehenden Strukturen und Prozesse zu integrieren. Dadurch wächst das Potenzial für alle Beteiligten deutlich. 

Für die SBK sei Unite inzwischen mehr als nur ein Marktplatz, es sei ein guter Prozess, der einen sehr guten Standard für indirekte Bedarfe hat. „Die Kombination eigener Rahmenverträge mit den Angeboten eines dynamischen Marktplatzes über einen einheitlichen Standardprozess; das hat sich seit mehr als 10 Jahren etabliert”, fasst Jan Böhme zusammen.