Finden statt suchen

Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend

2017 hat die Gruppe zum ersten Mal ein Einkaufssystem für gleich drei Gesellschaften eingeführt – die Scout24 AG, ImmobilienScout24 und AutoScout24. Zuvor lief die Beschaffung in den drei Scout24-Gesellschaften nicht einheitlich. Es gab verschiedene Wege, die Bestellungen zu platzieren: per Mail, oder in einem Dokumentenmanagementsystem. Alles in allem nicht sehr transparent und einheitlich. Mit dem standort- und gesellschaftsübergreifenden Einkaufssystem sollte sich das ändern. Ein großer Benefit sollten vor allem angebundene Online-Shops sein, die es den Mitarbeitern ermöglichen, einfach und schnell ihre Bedarfe zu decken.

Bevor sich Scout24 für den weitreichenden Bereich für Büromaterial Mercateo an die Seite holte, nutzte das Unternehmen zunächst einen anderen B2B-Marktplatz. „Das lief allerdings nicht so, wie wir uns das vorgestellt hatten“, so Wüste. Grund waren hier Probleme bei der Lieferung oder in der Rechnungsabwicklung. Irgendwann nahmen die Beanstandungen überhand und der digitale Prozess, der eigentlich alles schlanker machen sollte, blähte sich durch analoge Nachbearbeitungen wieder auf. Die Bedarfsanforderer waren unzufrieden, wenn die Bestellungen verspätet oder gar nicht eintrafen. Sie besorgten sich ihr Büromaterial infolgedessen wieder im Laden um die Ecke und legten Kassenbons für diese „Spontankäufe“ zur Abrechnung vor. Eine Katastrophe für die Einkaufsabteilung, die gerade solche Freitextbestellungen und „Einkaufsumgehungen“, wie Wüste es nennt, vermeiden wollte.

„Backoffice hat Mercateo vorgeschlagen“

Wüste war überzeugt, dass es möglich ist, einfache operative Einkaufsaufgaben mit einem geeigneten Tool abzudecken, wenn man den richtigen Partner hat. „Schließlich kam unser Backoffice auf uns zu und hat Mercateo vorgeschlagen“, erzählt die Einkaufsverantwortliche. Für die Beschaffungsplattform Mercateo fiel die Entscheidung nach einer Testphase. Einer der Gründe, die dafürsprachen: „Wenn wir etwas implementieren oder einen Shop anbinden, dann muss der Workflow passen und es muss selbsterklärend und logisch für die Mitarbeiter sein“, erläutert Wüste. Nur, wer die Suche mit einem Erfolgserlebnis abschließt, kehrt auch zu einer Plattform zurück. Das kennt Scout24 von den eigenen Kunden. Mercateo bot genau dieses Einkaufserlebnis.

Automatisierte Bestellung vom Warenkorb bis zur Rechnung

Die technische Anbindung an den B2B-Marktplatz über eine Coupa-Schnittstelle dauerte nur wenige Wochen, „der Aufwand war gering“, so Wüste. Hatte Scout24 als Online-Unternehmen bei der Implementierung leichtes Spiel, weil eine größere IT-Abteilung bei der Anbindung zur Seite stand? „Ich glaube, wir hatten keinen besonderen Vorsprung dadurch, sondern den richtigen Partner. Mercateo bringt sehr viel Erfahrung mit, das System läuft rund und gerade im Vergleich zu anderen Verfahren ausgesprochen reibungslos“, sagt Wüste. Die Mitarbeiter schätzen das und nutzen Mercateo nach der systemischen Anbindung viel intensiver für die Bestellung von Bürobedarf, als vor der Anbindung – was zu einer Reduzierung von Spontankäufen und damit zu einem Rückgang von Einkaufsumgehungen geführt hat. Mission geglückt.

Um den Bestellprozess vom Klick in den Warenkorb bis zur Zahlungsabwicklung so reibungslos wie möglich zu gestalten, plant Scout24 zukünftig zudem eine EDI-gestützte Rechnungsschnittstelle zu Mercateo. Damit werden Rechnungen der Marktplatzbestellungen von Mercateo elektronisch im cXML-Format direkt mit den dazugehörigen Bestellungen in Coupa gematcht. „Das wird ein großer Schritt und verschafft uns eine riesige Erleichterung“, erzählt Wüste. Durch die Rechnungsanbindung an Mercateo läuft die Bestellung die von Scout24 voreingestellten Genehmigungsschritte automatisch durch, ohne Papierrechnungen, ohne reihenweise Ablageordner im Büro.

Um den größtmöglichen Vorteil aus der Beschaffungslösung zu ziehen, lässt Scout24 allen Mitarbeitern die Freiheit, sich selbst ihren Bürobedarf zu bestellen. Jeder kann im beruflichen Kontext einkaufen, was er braucht und was er mag – der eine will unbedingt spezielle Post-it, der nächste Schokolade, als Begrüßungsgeschenk für neue Mitarbeiter. Das sollen sie bekommen, schließlich wissen die Mitarbeiter selbst am besten, was sie brauchen, wie viel und wann. Bis zu einer bestimmten Wertgrenze ist es dabei gar nicht mehr nötig, dass der Einkauf ein Auge auf die Bestellungen seiner Mitarbeiter wirft. „So ziehen wir aus dem System den größten Nutzen. Wir wollen nicht, dass der Einkauf nur der Genehmiger ist, sondern wollen strategischer Partner im Unternehmen sein“, fasst Wüste zusammen. Mercateo hält ihr und ihren Kollegen dafür den Rücken frei von zeitraubenden operativen Alltagsaufgaben. „Wir haben damit die Beschaffung über den Lieferanten Mercateo automatisiert.“