Öffentlicher Auftraggeber JEN nutzt Marktplatz für C-Artikel-Beschaffung

Konform und effizient einkaufen – wie ist das vereinbar? 

Lange lief der Einkauf bei JEN, die sowohl dem Vergaberecht von Bund als auch vom Land NRW unterliegt, mustergültig und langwierig wie in vielen anderen öffentlichen Einrichtungen auch: Ein Mitarbeiter schickte eine Bedarfsanforderung raus. Die landete im Einkauf, wo jede Bedarfsmeldung einzeln auf Wirtschaftlichkeit im Marktvergleich geprüft werden muss. Der Einkauf suchte passende Anbieter, verglich deren Preise, schickte E-Mails, wartete tagelang auf Antworten von Anbietern und dokumentierte Entscheidungen mit Screenshots und PDF-Ausdrucken.  

„Für die Anforderer in den Fachbereichen bedeutete der manuelle Aufwand hinter jeder Bestellung unzumutbare Wartezeiten für C-Artikel, die den Durchlaufzeiten von hochpreisigen strategischen Wirtschaftsgütern glichen”, sagt Denis Niedrée, Leiter im Bereich Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik bei JEN. Er war früher in anderen Fachbereichen tätig und kennt den Frust, den lange Wartezeiten für simple Produkte auslösen können. „Wenn man sich anschaut, wie viele Personen, wie viele Minuten oder Stunden stellenweise für Artikel mit einem Warenwert von wenigen Euros aufgewendet wurden, kann man einigen Optimierungsbedarf daran ableiten."   

Heute ist dieser zeit- und ressourcenaufwendige Einkaufsprozess bei JEN Geschichte. Seit der Anbindung von Unite bestellen 170 Mitarbeitende ihre C-Artikel selbstständig und dezentral in Minuten – sicher, automatisch dokumentiert, ohne manuelle Umwege. Was vorsichtig mit 21 Pilotnutzenden begann, ist heute eine wichtige Säule der Einkaufsstrategie der JEN.

Testphase mit Pilotgruppe 

Im Mai 2025 begann die JEN mit dem ersten Schritt zur Veränderung und sprach Unite an. Seit einem ersten Beratungsgespräch berät und unterstützt der Einkaufsdienstleister Niedrée bei der Optimierung seiner indirekten Beschaffung. Dass Unite bereits viel Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern hatt, kam ihm dabei zugute, denn er kann sich Best-Practice-Beispiele ansehen und bekommt fundierte Hilfe bei der praktischen Umsetzung. JEN wollte Unite zunächst testen. Das ging unkompliziert und kostenfrei, da Unite mit seinem integrierten Marktplatz auch als webbasierte Lösung verfügbar ist – ohne SAP-Integration, ohne großes IT-Projekt, ohne laufende Kosten. Der Grund für den Test in der Web-Umgebung war pragmatisch. Die JEN arbeitet auf einem gemeinsamen SAP-Mandanten mit anderen Gesellschaften. Zu diesem Zeitpunkt befand man sich direkt in der Hypercare-Phase nach der Migration auf SAP S/4HANA. Da die IT- und SAP-Ressourcen voll auf die Systemstabilisierung fokussiert waren, ermöglichte der Web-Zugang einen schnellen Start: Der Einkauf vor Ort konnte den Test eigenständig und ohne Belastung der konzerninternen IT-Kapazitäten koordinieren.  

Die Fachbereiche für die Pilotierung wurden sorgfältig gewählt: Dekontamination und Entsorgung – der Bereich mit den meisten Kleinstbestellungen. 21 Kolleginnen und Kollegen begannen, auf Unite zu bestellen statt auf Google ewig nach Produkten und Angeboten zu suchen. In einem regelmäßigen Austausch begleitete Unite die JEN in der Anfangszeit und beriet zur optimalen Nutzung für die spezifischen Anforderungen. Nutzende stöberten im Sortiment der mehr als 700 vorgeprüften deutschen Lieferanten auf Unites Marktplatz, verglichen Preise katalogübergreifend direkt auf einer Oberfläche, machten sich mit Funktionen vertraut und probierten aus, inwieweit die Lösung den Einkauf beschleunigen und verbessern kann. Schon nach wenigen Tagen war klar: Die Lösung funktioniert für JEN einwandfrei.„Die Resonanz aus den Fachbereichen war überwältigend”, so Niedrée. Die Nutzenden waren vom Sortiment und der Handhabung überzeugt und bestellten rege. Allein in drei Monaten wurden 23.607 Artikel erfolgreich geliefert.

Markterkundung und Bekanntmachung 

Nach der Testphase stieß Denis Niedrée eine strukturierte, umfassende Markterkundung an. Das erklärte Ziel: den indirekten Einkauf mithilfe einer dynamischen elektronischen Marktplatzlösung schneller, dezentraler und effizienter machen. Verschiedene Anbieter wurden dazu verglichen. Besonderes Augenmerk legte Niedrée auf die strikte Vereinbarkeit der Plattform mit den komplexen vergaberechtlichen Rahmenbedingungen, denen JEN als öffentlicher Auftraggeber zwingend unterliegt. Es folgte eine vergaberechtlich vorgeschriebene EU-weite Ex-Ante-Bekanntmachung. Letztendlich erhielt Unite den Zuschlag. Für die Lösung sprach laut Niedrée auch die entscheidende Kombination aus der verlässlichen, vorgelagerten G2G-Prüfung (Government-to-Government) der Lieferanten, einem effizienten Single-Creditor-Modell, das automatische Einkaufsprotokoll zur vereinfachten Dokumentation sowie dem umfangreichen, bedarfsgerechten Artikelangebot.

Anbindung ans eigene ERP-System 

Der Zugang zu Unite sollte fortan nicht mehr webbasiert laufen, sondern systematisch verankert werden für einen einheitlichen Datendurchfluss. Was technisch folgte, überraschte selbst Beteiligte. Sobald der Kontakt zum SAP-Subsystem-Dienstleister Dataport hergestellt war, dauerte die eigentliche Integration nur wenige Tage. „Ein paar Links austauschen, ein paar Feinjustierungen", erinnert sich Niedrée. Insgesamt drei bis vier Wochen – in einem Konzernumfeld mit gemeinsamem SAP-Mandanten. Unite war nun als Punch-Out-Katalog an das bestehende ERP-System angebunden, sodass die Benutzeroberfläche für interne Bestellberechtigte einfach blieb, während im Hintergrund die vollautomatisierte Verzahnung der Schnittstellen einen reibungslosen Ablauf von Bestellung bis Rechnung von nur einem Kreditor garantierte.  

 Verbesserungen nach der Implementierung 

Bereits im Sommer 2026 bestellten 170 Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen von hochspezialisierten, technischen Abteilungen über klassische Verwaltungsorganisationen bis zu zentralen Serviceabteilungen wie IT oder der Bauabteilung auf Unite. „Der Kranfahrer habe ebenso Zugang wie die Geschäftsführung“, erklärt der Einkaufsleiter. „Die Beschaffungs- und Durchlaufzeiten haben sich drastisch verkürzt. Gleichzeitig ist es uns gelungen, erhebliche administrative Personalressourcen im Einkauf zu entlasten, die wir nun wesentlich zielgerichteter für strategische Aufgaben einsetzen können”, fasst Niedrée die Folgen nach der Integration von Unite zusammen. Statt Wochen dauere die Bearbeitung einer Bestellung nun ein, höchstens zwei Tage. Bis zu einem Artikelpreis von 250 Euro können C-Artikel vollkommen eigenständig und dezentral beschafft werden; bei höherwertigen Bedarfen wird der Einkauf automatisch prüfend in den Workflow eingebunden. Zudem nutzt JEN die Unite Funktion, bestimmte ECLASS-Warengruppen gezielt auszublenden, sodass interne Compliance-Richtlinien systemseitig sichergestellt sind.  

 Besonders im Hinblick auf aktuelle Reformen im Vergaberecht ist Unite das geeignete Instrument, um diese Änderungen schnell ins Tagesgeschäft zu überführen und neu gewonnen Freiheiten auszuschöpfen. 

Prüfsichere Dokumentation gewährleistet 

Unite unterstützt JEN dabei, vergaberechtliche Vorgaben einzuhalten, indem es zu jeder Bestellung ein Einkaufsprotokoll erstellt. Der direkte Vergleich zwischen Wettbewerbern und deren Angeboten auf Unite wird lückenlos festgehalten, jede Entscheidung nachvollziehbar und prüfsicher dokumentiert und im einheitlichen Format zur Verfügung gestellt. „Wenn ich beispielsweise einen Akkuschrauber suche, dann bekomme ich dutzende Angebote auf einen Blick angezeigt und kann nach vergaberechtlichen Grundsätzen entscheiden, welchen ich bestellen möchte – auf dem Einkaufsprotokoll wird nochmal dargestellt, welcher Lieferanten tatsächlich angefragt wurde, welcher Preis zurückgemeldet wurde und warum man sich am Ende für den Lieferanten entschieden hat”, erklärt er. Der direkte, katalogübergreifende Konditionenvergleich liefere zudem wertvolle Einblicke dazu, welche Preise marktüblich seien. 

Fazit und Ausblick 

Durch die Integration der Unite Lösung aus Deutschland, erreicht JEN eines seiner drei wichtigsten Ziele für die Umstrukturierung des Einkaufs: einen konformen, dezentralen und elektronischen Marktplatz anbieten zu können, um die Einkaufsabteilung zu entlasten und Prozesszeiten und -kosten bei indirekten Bedarfen drastisch zu senken. „Als nächsten strategischen Schritt planen wir, bereits bestehende, eigene Rahmenvereinbarungen mit spezifischen Lieferanten direkt auf der Unite-Plattform zu integrieren. Durch diese Bündelung werden wir die digitalen Durchlaufzeiten und den administrativen Aufwand in Zukunft noch weiter senken”, so Niedrée über die weiteren Pläne mit Unite.