Helmholtz-Zentrum für Geoforschung setzt auf GISA und Unite

Lösung für einen konsistenten Beschaffungsprozess

Das GeoForschungsZentrum Potsdam (GFZ) betreibt interdisziplinäre Forschung zu den physikalischen, chemischen und biologischen Prozessen der Erde. Für die Verwaltungsprozesse, die dabei im Hintergrund erforderlich sind, galt es nun, den Beschaffungsprozess auf ein neues Level zu heben. Bislang nutzte das GFZ ein IT-System für Katalogbeschaffungen und die SAP-basierte Lösung easyBANF von GISA für die Freitextbestellungen. Der parallele Einsatz von zwei Systemen führte zu Medienbrüchen und erhöhtem Pflegeaufwand in den Beschaffungsprozessen. Ziel war es, die Beschaffung zu vereinheitlichen und die Systemlandschaft zu konsolidieren. 

Mit der geplanten Ablösung des Vorsystems zugunsten einer vollständigen Integration von easyBANF und Unite sollte ein durchgängiger, digitaler Einkaufsprozess geschaffen werden. 

Pilotprojekt mit hoher Priorität

Das Projekt war eines der ersten in der Zusammenarbeit von GISA und Unite und wurde mit einem besonderen Schwerpunkt auf die sorgfältige inhaltliche Ausgestaltung umgesetzt. Dabei stand zunächst die Anbindung des Marktplatzes von Unite sowie der über Unite konfigurierten E-Kataloge verschiedener Anbieter im Mittelpunkt. Die Integration der E-Procurement-Plattform von Unite mit der speziell für Hochschulen und Forschungseinrichtungen entwickelten Beschaffungslösung easyBANF von GISA vereinfacht die Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen, senkt Kosten und sorgt für bessere Compliance. Nach einem gemeinsamen Kick-off aller Beteiligten durchlief das Projekt die Phasen Konzeptentwicklung, Realisierung, Test und Produktivsetzung. 

Besonderes Augenmerk lag auf der Anpassung der easyBANF-Oberflächen, Genehmigungsworkflows und Folgebelegprozesse. Dadurch lassen sich Beschaffungsanforderungen nun effizienter abwickeln und die Fehleranfälligkeit minimieren, was zu Kostensenkungen und optimierten Lieferantenbeziehungen führt.

Die enge Abstimmung zwischen GFZ, GISA und Unite über die gesamte Projektlaufzeit hinweg ermöglichte eine zielgerichtete Umsetzung und eine reibungslose Inbetriebnahme. 

Die Lösung im Detail

GISA übernahm die technische und konzeptionelle Umsetzung der Anbindung an die Unite Plattform und unterstützte das GFZ bei der Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft. 

Die Leistungen im Detail: 

• Anbindung des easyBANF-Systems an Unite inkl. Daten-Mapping 

• Integration des Unite Marktplatzes mit über 700 geprüften Lieferanten 

• Einbindung eigener Lieferantenkataloge

• PunchOut-Anbindung des DELL-Webshops 

• Einkaufsprotokoll zur automatischen Dokumentation gemäß Vergaberecht 

• Roll-Out-Begleitung und Usability-Optimierung durch SAP Fiori 

Nahtloser Prozess über Systemgrenzen hinaus

Das GFZ profitiert nun von einem einheitlichen, integrierten Beschaffungsprozess mit nahtloser Datenübertragung über Systemgrenzen hinweg. Die Plattform ermöglicht einen schnellen Zugriff auf ein breites Sortiment, reduziert Beschaffungsnebenkosten und erleichtert die dezentrale Beschaffung. Dank des Single-Creditor-Modells für alle Marktplatzeinkäufe sinkt der Abrechnungsaufwand erheblich. 

Best-Practice-Modell für die Branche

Die Kombination der Beschaffungslösung easyBANF von GISA und der E-Procurement-Plattform von Unite optimiert den Einkauf in Hochschulen und Forschungseinrichtungen nachhaltig. Sie hilft dabei, bei Lieferengpässen oder -ausfällen schnell gute Alternativen zu finden und steigert so die Versorgungssicherheit. Sie dient damit als Best-Practice-Modell für weitere Einrichtungen in diesem Bereich.