So effizient kauft die Polizei Berlin ein

Jeden Tag sorgt das Einkaufsteam der Polizei Berlin dafür, dass die Einsatzkräfte auf Streife, zu Wasser oder mobil mit dem Fahrrad mit allem ausgestattet sind, was sie benötigen. In den Warenkörben der Bedarfsträger landen Werkzeug für die Waffenwerkstatt, Futternäpfe für die Hundestaffel oder Holster für die Einsatzkräfte des SEK. So weit verzweigt die Bedarfe sind, so simpel und einheitlich soll die Beschaffung bei der Polizei Berlin ablaufen. Dafür hat die Behörde über Jahre mehrere Beschaffungswege etabliert, auf denen ein digitaler und nachvollziehbarer Einkauf stattfindet. Auf dem Dialog Einkauf im März 2025 in Berlin gewährte Achim Florin, Leiter der Vergabegrundsatzstelle der Polizei Berlin, einen Einblick in die Beschaffungspraktiken seiner Behörde.

Die Beschaffung der Polizei Berlin erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Vom Gesamtbudget der Polizei sind 400 Millionen Euro für Sachausgaben und Investitionen vorgesehen. 100 Millionen davon werden pro Jahr in rund 500 bis 600 einzelnen Vergabeverfahren ausgegeben; dazu zählen auch etwa 40 EU-Vergabeverfahren. „Dazu kommen noch über 1000 Verhandlungsvergaben mit einem Auftragswert bis 10000 Euro, die auch über die eVergabeplattform des Landes Berlin abgewickelt werden”, erklärte Florin.

Für Abrufe aus Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens in Berlin und Direktaufträge gibt es zudem das von der Polizei Berlin initiierte eWarenhaus Berlin mit seinen vielschichtigen Katalogen. Gerade bei Standardartikeln und Randbedarfen ist das eine wertvolle Entlastung für die etwa 45 Dienstkräfte in den Beschaffungsbereichen und verringert den Arbeitsaufwand für Bestellvorgänge erheblich, da hier dezentral mehr Mitarbeitende bestellberechtigt sind und die jeweiligen Bedarfe aus den zur Verfügung stehenden Katalogen decken können.

Damit aus der Dezentralität kein Desaster wird, legt Achim Florin besonderen Wert auf die Transparenz der Bestellvorgänge im eWarenhaus Berlin.

Hätten Sie das gedacht?

Die Polizei in Berlin existiert seit März 1809, also schon über 200 Jahre. Sie hat über 27.500 Mitarbeitende, davon 19.000 Mitarbeitende im Vollzug, etwa 3000 in der Verwaltung und 3000 in Ausbildung.

Ihr Gesamtbudget beträgt 1,8 Mrd. Euro, also etwa 5% des gesamten Landeshaushaltes. 1,4 Mrd. davon werden für Personal und Versorgung ausgegeben.

Die Polizei Berlin musste 2003 die alten DDR-Hubschrauber ausrangieren und sollte innerhalb kurzer Zeit einen neuen Hubschrauber beschaffen. Ein verzwicktes Unterfangen, da niemand in den Beschaffungsbereichen Erfahrung darin hatte, einen Hubschrauber zu kaufen. Die Lösung des Problems erfolgte mit Unterstützung der Bundespolizei, indem man einen Hubschrauber gemeinsam anschaffte. Ihr gehört bis heute die zweite Hälfte des Hubschraubers.

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Das digitale Bestelltool wurde in einem Pilotprojekt bei der Polizei Berlin bereits 2019 eingeführt, um Verfahrensabläufe zu beschleunigen und die analoge Bestellwelt mit Fax und Formularen abzulösen. 2021 ging das weiterentwickelte eWarenhaus für alle Dienststellen im Land Berlin live und hat sich zwischenzeitlich mit über 45 Katalogen, davon 13 Punch-Out-Katalogen fest etabliert. „Aktuell haben wir über 2900 Nutzende in 175 Dienststellen im eWarenhaus Berlin, die aktiv einkaufen.” Um das angebotene Sortiment neben den verfügbaren Rahmenverträgen für Direktaufträge möglichst breit zu gestalten und die „Blackbox“ des Maverick Buying sichtbar zu machen, integrierten Florin und sein Team in die Plattform den Marktplatz von Unite über eine Schnittstelle wie einen normalen Lieferantenkatalog.

Die Gleichbehandlung war ein entscheidendes Kriterium für uns bei der Wahl des richtigen Marktplatzes.

Achim Florin, Leiter der Vergabegrundsatzstelle in der Direktion Zentraler Service und der Abteilung Finanzen der Polizei Berlin

Statt eines überschaubaren Sortiments stecken hinter dem Unite “Katalog” etwa 25 Millionen Artikel in zahlreichen Kategorien von hunderten vorgeprüften Lieferanten aus Deutschland, deren Bestellungen über nur einen Kreditor abgewickelt werden. Maximale Vielfalt bei minimalem Katalogmanagement. „Wir können mit Unite sehr einfach Warenkörbe zusammenstellen und bleiben trotz Absprung immer beim bevorzugten Einkaufsprozess, weil der Warenkorb wieder zurück ins eWarenhaus übertragen wird”, so Florin. Ein riesiger Prozessvorteil, der bei knappen Personalressourcen nötige Freiräume schafft und Klarheit in das benötigte Beschaffungsportfolio bringt.

Die Entscheidung für Unite als Anbieter fiel auch deshalb, weil die Plattform Anbieterneutral agiert und alle Lieferanten gleichbehandelt. „Die Gleichbehandlung war ein entscheidendes Kriterium für uns bei der Wahl des richtigen Marktplatzes”, so Florin. Es gibt keine wettbewerbsverzerrenden Mechanismen oder gekaufte Suchrankingplätze. Die Polizei Berlin hat mit dem eigens entwickelten eWarenhaus ergänzt u.a. um den Marktplatz von Unite einen Weg gefunden, die Versorgung zu gewährleisten und Beschaffung effizient, konform und transparent zu gestalten. Die Behörde begegnet Ressourcenknappheit mit digitalen Lösungen und ist dabei, Prozesse immer weiter zu optimieren, um den strategischen Einkauf schrittweise zu entlasten.

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