Unite (nachfolgend „Unite“ oder „wir“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und unterhält seine Online-Plattformen und damit verbundenen Dienstleistungen im Einklang mit den anwendbaren nationalen und internationalen Rechtsvorschriften zum Datenschutz, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DSGVO). Nachfolgend informieren wir Sie über die Art, Umfang und den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Unite (als „Verantwortliche“).
Im Sinne dieser Datenschutzerklärung ist Verantwortliche für die Datenverarbeitung jeweils diejenige Landesgesellschaft, (i) die im Impressum der jeweiligen Unite-Webseite angegeben ist bzw. (ii) die Beschaffungsplattform für das Gebiet betreibt, in dem die Lieferung erfolgt.
Die Übersicht der Unite Landesgesellschaften und der einzelnen Vertragsgebiete ist unter https://unite.eu/de-at/contractual-partners zu finden.
Sollte Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht alle Fragen beantworten, erreichen Sie uns unter dsb@unite.eu. Für direkten Kontakt zu unserer Datenschutzbeauftragten richten Sie Ihr Anliegen bitte mit dem Hinweis “Zu Händen an den Datenschutzbeauftragten”:
Unite – Datenschutzbeauftragter
Grimmaischer Steinweg 8
04103 Leipzig
oder an: dsb@unite.eu
Die federführende Aufsichtsbehörde in der EU ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach (Deutschland)
1 Datenverarbeitung beim Aufruf unserer Webseiten
Beim Besuch unserer Webseiten werden automatisch verschiedene Informationen, wie z. B. die IP-Adresse, an unseren Server übersendet und von uns temporär gespeichert. Unser berechtigtes Interesse (z. B. gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) als rechtliche Grundlage erfolgt zu den Zwecken
Optimierung des Verbindungsaufbaus,
Gewährleistung und Optimierung der Nutzerfreundlichkeit und Handhabung unserer Webseite,
Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität und
zur Gefahrenabwehr/Strafverfolgung im Falle eines Cyberangriffs.
Weitere Informationen über die Datenverarbeitung auf unseren Webseiten durch Cookies und ähnliche Technologien erhalten Sie im Cookie-Banner beim erstmaligen Aufruf unserer Seiten. Zum Cookie-Banner nebst Einstellungen gelangen Sie jederzeit über den Link „Datenschutzeinstellungen“ in der Fußzeile unserer jeweiligen Webseite.
2 Registrierung und Zugang
Soweit Sie die Möglichkeit nutzen, sich oder Ihr Unternehmen auf unseren B2B-Online-Plattformen zu registrieren, wird ein passwortgeschützter, direkter Zugang zu Ihren bei uns gespeicherten Bestandsdaten (Unite Konto) auf Grundlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen Unite erstellt.
Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen behalten wir uns vor, ein Unite Konto zu schließen, das mehr als vier Jahre nicht mehr genutzt wurde (Login).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Bereitstellung von Zugängen zu unseren Dienstleistungen (Vertragsdurchführung) und aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Verarbeitung von Daten der handelnden Person des registrierenden Unternehmens (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) DSGVO).
3 Kontoverwaltung
Der Inhaber eines Unite Kontos kann eigenverantwortlich Nutzer und Unternehmen im Konto anlegen und verwalten. Der Kontoinhaber verfügt regelmäßig über die folgenden Möglichkeiten:
Nutzereinstellungen vornehmen,
den Kontozugriff für den Nutzer einräumen oder beenden und
auf die Daten des Nutzerkontos zugreifen und speichern.
Wir können Unite Konten im Wege einer durch uns oder durch Sie initiierte Dublettenprüfungen zusammenführen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Vertragsdurchführung und aufgrund unseres berechtigten Interesses (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) DSGVO).
4 Daten aus öffentlichen Quellen und Firmendatenbanken
Wir nutzen Informationen aus öffentlichen Quellen, wie dem Handelsregister oder speziellen Firmendatenbanken, um notwendige Unternehmensdaten zu vervollständigen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
5 Datenverarbeitung anlässlich von Bestellprozessen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bestellungen erfolgt zur Vertragsdurchführung sowie in unserem berechtigten Interesse und dient der Entgegennahme, Bestätigung, Abwicklung und Dokumentation von Bestellvorgängen. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir z. B. für die elektronische Kommunikation bezüglich Ihrer Bestellung und deren Abwicklung. Zur Erfüllung unserer Vertragspflichten werden Bestelldaten an den jeweiligen Vorlieferanten weitergeleitet, der für die Auslieferung der Ware zuständig ist. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, auch personenbezogene Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer) an den Vorlieferanten und/oder dessen Transportdienstleister weiterzuleiten, um die Zustellung der bestellten Ware zu koordinieren.
Bestellungen bei Dritten
Sofern über unsere Plattform(en) ein direkter Vertrag mit einem Dritten geschlossen wird, werden wir alle für die Vertragsdurchführung erforderlichen Daten an diesen Dritten weiterleiten (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. lit. f) DSGVO).
Zahlungsabwicklung
Wir verarbeiten personenbezogene Zahlungs- und Rechnungsinformationen, um die Abwicklung der Bestellung sicherzustellen. Bei einer Abwicklung durch Dritte werden die erforderlichen Daten an diese weitergeleitet.
Inkasso
Bei Vorliegen offener Forderungen trotz wiederholter Mahnungen behalten wir uns das Recht vor, auch die erforderlichen personenbezogenen Daten an Rechts- und Inkassodienstleister weiterzuleiten.
6 Kunden- und Geschäftspartnerprüfung
Gewerbekundenprüfung
Wir prüfen, ob unsere Geschäftspartner (Kunde/Lieferant) die Zugangsvoraussetzungen gemäß der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfüllt. Diese Überprüfung müssen wir zum Ausschluss von Verbrauchern durchführen, da sich die Plattform ausschließlich an Unternehmer richtet.
Die Verarbeitung dieser Daten (z. B. Kopie eines Gewerbescheins) erfolgt zur Vertragsdurchführung und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses.
Bonitätsprüfung
Als Verkäufer können wir Bonitätsprüfungen durchführen, um das Risiko eines Zahlungs- oder Forderungsausfalls bewerten zu können. Für diese Prüfung übermitteln wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses erforderliche Daten wie den Vor- und Zunamen des wirtschaftlichen Berechtigten, den Firmennamen und die Adressdaten an eine der folgenden Auskunfteien und erhalten entsprechende Bonitätsinformationen zurück:
a) Creditsafe Deutschland GmbH, Schreiberhauer Straße 30, 10317 Berlin, Deutschland oder
b) Verband der Vereine Creditreform e. V., Hellersbergstraße 12, 41460 Neuss, Deutschland oder
c) Schufa Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden, Deutschland
d) Crif GmbH, Rothschildplatz 3, A-1020 Wien, Österreich (bei Bestellungen außerhalb Deutschlands)
e) Coface Central Europe Holding AG, Marxergasse 4c, 1030 Wien, Österreich
f) Crif AG, Hagenholzstrasse 81, 8050 Zürich, Schweiz (bei Bestellungen innerhalb der Schweiz)
Betrugsprävention
Wir nutzen Ihre Bestelldaten um einen atypischen Bestellvorgang zu erkennen. Die Überprüfung dient zur Betrugsprävention und liegt in unserem berechtigten Interesse.
Sanktionslistenprüfung
Wir überprüfen Geschäftspartner gegen verschiedene Sanktionslisten. Dafür erfassen wir identifizierende Daten und führen einen Abgleich durch. Diese Prüfung ist sowohl rechtlich verpflichtend als auch in unserem berechtigten Interesse.
Geldwäscheprüfung
Wenn Leistungen von uns oder unseren verbundenen Unternehmen in Anspruch genommen werden, die eine Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz erfordern (insbesondere KYC-Prüfungen), führen wir diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung durch.
7 Kommunikations- und Nutzungsdaten
Weiterhin können wir solche Daten erheben und speichern, die Sie uns selbst freiwillig mitteilen, z. B. beim individuellen Kundenkontakt per E-Mail, Telefon oder auf sonstigem Weg (wie z. B. per Chat, Terminbuchungs- oder Kontaktformular). Die Daten, die für die Erhebung erforderlich sind, werden Ihnen vor dem jeweiligen Vorgang mitgeteilt, sofern sie sich nicht aus dem Vorgang selbst ergeben. Weiterhin werden die Daten für den Zweck der Verbesserung unserer Dienste und erforderlicher Kontaktaufnahmen verwendet.
Zusätzlich werden dabei auch Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit gespeichert.
Ferner werden Nutzungsdaten erhoben, die Sie bei der Nutzung der Plattform hinterlassen (z. B. durchgeführte Suchanfragen). Diese Nutzungsdaten können personenbezogene Daten beinhalten oder Rückschlüsse auf diese zulassen. Sie werden automatisch in Serverlogfiles (Protokolldateien) gespeichert und dienen dem Zweck, die Handhabung der Funktionen der Plattform attraktiver zu gestalten und deren Leistungsfähigkeit sicherzustellen und zu verbessern. Das stellt für uns ein berechtigtes Interesse dar.
Um unsere Dienste zu verbessern, führen wir gelegentlich Kundenumfragen durch. Die Teilnahme an diesen Umfragen ist freiwillig. Sollten in diesem Rahmen personenbezogene Daten erhoben werden, liegt die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse, soweit sie nicht ihre Einwilligung erteilt haben.
8 Vertriebsaktivtäten und Kundenentwicklung
Öffentlich verfügbare Unternehmens- und Kontaktdaten sowie statistische Bestellinformationen eines Kundenunternehmens bei Unite können zur Ermittlung des Kundenentwicklungspotentials und zur Kontaktaufnahme mit dem Ziel der vertrieblichen oder einkaufsseitigen Betreuung des Unternehmens genutzt werden. Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
9 Datenverarbeitung zu Werbezwecken und Newsletter
Unite und seine verbundenen Unternehmen (https://unite.eu/de-at/contractual-partners) versenden werbliche E-Mail Benachrichtigungen ausschließlich aufgrund der Einwilligung der Empfänger (s. „Newsletter“) oder aufgrund berechtigten Interesses an Direktmarketing- und Vertriebsmaßnahmen (s. „Sonstige“).
Newsletter: Wenn Sie unseren Newsletter bestellen, informieren wir Sie regelmäßig zu Themen rund um Einkauf und Beschaffung sowie über Neuigkeiten zu Unite oder Unite-Veranstaltungen. Für die Bestellung des Newsletters erheben wir in der Regel die geschäftliche E-Mail-Adresse, Name und Vorname und ggf. die Unternehmensbezeichnung. Die Verifizierung der Einwilligung sowie der E-Mail-Adresse erfolgt über das sogenannte Double Opt-In-Verfahren. Die Einwilligung umfasst den Einsatz von Tracking-Technologien zur Erfolgsmessung unserer Newsletter-Zusendungen, bei den neben dem Zustellungserfolg auch das individuelle Nutzungsverhalten mittels Öffnungs- und Klickraten erfasst wird. Die Einwilligung zum Newsletterversand kann jederzeit, z.B. über einen Abmeldelink am Ende einer jeden Newsletter E-Mail, widerrufen werden.
Sonstige: Unabhängig von dem Newsletter-Abonnement kann Unite bei Registrierung angegebene E-Mail-Adresse nutzen, um Sie über relevante Neuigkeiten zu beauftragten Produkten und Dienstleistungen zu informieren und zu Umfragen einzuladen. Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, auch dieser Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen, z.B. per Abmeldelink am Ende einer werblichen E-Mail), per E-Mail oder per Post einlegen. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung Ihres Widerspruchs einige Tage in Anspruch nehmen kann, bis er vollständig umgesetzt ist.
10 Nutzung des Unite Hinweisgeber-Meldeformulars
Wir stellen unter https://report.hintcatcher.com/unite einen vertraulichen Kommunikationskanal über ein Online-Formular bereit, über den Beschäftigte von Unite und Dritte (z.B. Geschäftspartner wie Einkäufer, Anbieter) mutmaßliche Verstöße gegen oder Fehlverhalten in Bezug auf gesetzliche Anforderungen bei Unite oder seinen Lieferanten melden können. Die Meldung kann anonym erfolgen.
Freiwillig angegebene personenbezogene Daten verarbeiten wir ausschließlich, um eingehende Meldungen entgegenzunehmen, vertraulich zu bearbeiten und gegebenenfalls weiterverfolgen zu können. Zweck und Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (insbesondere nach HinSchG und LkSG) sowie unser berechtigtes Interesse, Compliance-Verstöße (frühzeitig) erkennen und Missstände beseitigen zu können (Compliance Management). Bei Unite haben nur die mit der Bearbeitung und Prüfung betrauten Stellen Zugriff auf diese Meldungen. Wir können verpflichtet sein, Daten an Behörden oder Gerichte weiterzuleiten, sofern dafür eine gesetzliche Grundlage besteht. Die Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Prüfung der Meldung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Anschließend werden diese Daten gelöscht oder anonymisiert.
11 Datenweitergabe an Dritte
Wir beauftragen Dritte, insbesondere Auftragsverarbeiter, mit der Bereitstellung von IT-Infrastruktur, wie Kundenverwaltungssysteme, Hosting-Dienste und Kommunikationsdienstleistungen. Die Auswahl solcher Dritter erfolgt sorgfältig und unter Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Weitere potentielle Empfänger Ihrer Daten entnehmen Sie den vorhergehenden Abschnitten, insbesondere unter 1 und 5. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung und -durchsetzung können Behörden und Gerichte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein.
12 Datenübermittlung in Drittländer
Wir legen Wert darauf, Daten innerhalb der EU zu verarbeiten. Daher speichern wir die Daten bei Unite grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der EU (vor allem Deutschland).
Soweit Daten an Dienstleister in Ländern außerhalb der EU übermittelt werden, stellen wir sicher, dass die Übermittlung in Übereinstimmung der anwendbaren Datenschutzgesetze erfolgt. Dabei stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder verwenden Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission veröffentlicht werden.
13 Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Zusätzlich speichern wir Daten für den Zeitraum, der gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorschriften vorgeschrieben ist oder soweit wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung der Daten zu Zwecken der Dokumentation und Sicherung von Beweismitteln haben; dies gilt insbesondere während laufender Verjährungsfristen für eventuelle Ansprüche.
14 Datensicherheit
Wir treffen erforderliche und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre Daten zu gewährleisten. Dabei berücksichtigen wir den Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und das Ausmaß der Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen.
Zu Ihrer Sicherheit werden Ihre Daten mittels SSL-Websitezertifikat (Secure Sockets Layer) verschlüsselt.
15 Rechte der betroffenen Person
Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, verlangen.
Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung richtiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung und Einschränkung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen oder alternativ gemäß der gesetzlichen Vorgabe eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format übertragen bekommen oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Recht auf Beschwerde: Hierzu können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder an unsere federführende Aufsichtsbehörde wenden.
Widerspruchsrecht: Sie können Widerspruch für alle hier beschriebenen Verarbeitungszwecke, die aufgrund berechtigten Interesses (z.B. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet werden, einlegen. Anders als die Datenverarbeitung, die unter dem Punkt „Datenverarbeitung zu Werbezwecken und Newsletter “ beschrieben wird, sind wir zur Umsetzung des Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Sie Gründe von übergeordneter Bedeutung nennen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben.
Wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte an dsb@unite.eu.