Zo kon ELT Group een derde aan tijd en middelen besparen dankzij Unite

Procurementprocessen optimaliseren

De ELT Group, opgericht in 1951, is een Italiaans bedrijf dat actief is in de defensiesector en sinds de jaren 1970 is uitgegroeid tot een van Europa’s marktleiders in de sector. Vandaag is het bedrijf, met hoofdkantoor in Italië, aanwezig in 11 landen op 4 continenten en ook actief in de sectoren cybersecurity, ruimtevaart en de biodefensie. 

Tot 2022 had ELT Group moeite met het uniform dekken van indirecte inkoopactiviteiten: er waren tientallen interne stakeholders en verschillende afdelingen en catalogi via punch-out. Het procurementproces telde meer dan 10 stappen, waaronder marktonderzoek, bestelaanvragen, -bevestiging, -registratie in SAP en lange goedkeurings- en bestelbeheerprocessen. 

Daarnaast konden medewerkers nicheproducten vaak niet vinden, wat al snel leidde tot ad-hoc aankopen met creditcard of via declaratie bij webshops of nieuwe eenmalige leveranciers. Deze inkoopgewoonten waren allesbehalve efficiënt. Hierdoor ondervond het bedrijf problemen bij het beheer van leveranciers, maar was er vooral een steeds grotere inspanning vereist wat betreft tijd en middelen. 

Een efficiënte oplossing 

ELT Group was al begonnen met het verbinden van leverancierscatalogi via punch-out voor een deel van hun indirecte inkoop. Het bedrijf was nu op zoek naar een nieuw platform dat hetzelfde kon doen voor de indirecte procurement van artikelen die niet werden aangeboden via het bestaande digitale inkoopplatform. 

Na onderzoek en analyse bleek Unite de meest geschikte oplossing te zijn om te voldoen aan de bedrijfsbehoeften van ELT Group. Dankzij Unite’s technologie, die punch-outs met de belangrijkste ERP-systemen ondersteunt, kon ELT Group het platform van Unite integreren in hun bestaande infrastructuur op SAP Ariba en hun procurementprocessen meteen automatiseren. 

De marktplaats Mercateo bewees al meteen een effectieve strategie te zijn voor ad-hoc aankopen. In deze catalogus zijn miljoenen artikelen beschikbaar in meer dan 12 categorieën, aangeboden door honderden vooraf geverifieerde en geïntegreerde leveranciers, wat voor een veilige inkoopomgeving zorgt. Dankzij de gebruiksvriendelijke functionaliteiten, zoals productvergelijking, en de Single Creditor Solution van Unite, kunnen medewerkers van de ELT Group standaardprocessen ook toepassen op ad-hoc aankopen. Zo kan er ook voor dit soort aankopen worden geprofiteerd van de voordelen van kortere en eenvoudigere inkoopprocessen. 

De ELT Group heeft er ook voor gekozen om gebruik te maken van BusinessShops van voorkeursleveranciers voor verpakkingsmateriaal en specifieke tools, zodat er kan worden ingekocht tegen de afgesproken voorwaarden. Alle afdelingen binnen het bedrijf kregen toegang tot Unite, met een vooraf ingestelde uitgavenlimiet om de kosten onder controle te houden. 

Onboarding van gebruikers 

Unite heeft ELT Group verder ondersteund met op maat gemaakte trainingen zodat alle medewerkers vertrouwd konden raken met het nieuwe platform. Deze onboarding was een succes: het platform wordt op verschillende afdelingen grootschalig gebruikt en medewerkers gaven aan tevreden te zijn, mede dankzij de gebruiksvriendelijkheid. Dit leidde al in minder dan 6 maanden sinds het gebruik tot positieve resultaten. 

Snellere procurement en geoptimaliseerde processen

De integratie van Unite’s oplossing, waarbij er slechts één crediteur is voor alle aankopen, heeft gezorgd voor snellere indirecte inkoopprocessen en eenvoudigere facturering binnen de ELT Group. 

Na een analyse van aankopen volgens standaardprocessen in vergelijking met Unite, heeft het bedrijf lagere beheerskosten vastgesteld voor het indienen en goedkeuren van aankoopaanvragen en inkooporders. 

“Eerst duurde het voor de ELT Group ongeveer drie weken om een ‘standaard’ bestelling voor een indirecte aankoop te voltooien, aangezien ons proces uit meerdere goedkeuringsniveaus bestond en er 10 stakeholders bij betrokken waren. Een bestelling verwerken die geplaatst is via een punch-out heeft daarentegen slechts een paar dagen nodig en een derde van het personeel”, zegt Alberto Angeli, Category Specialist bij ELT Group. Hij voegt hieraan toe: “in 2023 hebben we veel bestellingen via Unite geplaatst. Zo hebben we een derde aan tijd en middelen bespaard die we hier vroeger aan moesten besteden.”

De toekomst met Unite 

Hoewel medewerkers van ELT Group hun weg vinden naar alle producten op het platform, zijn de populairste categorieën waar wordt ingekocht industriële benodigdheden, IT-producten en kantoorartikelen. Het doel is om het gebruik van de marktplaats en het inkoopplatform verder uit te breiden, ook voor andere productcategorieën, en de processen zo nog vlotter te maken.

Aangezien duurzaamheid een steeds belangrijker aspect wordt van ELT Group’s inkoopstrategie, is er ook een verschuiving naar artikelen met een lage uitstoot. Unite voorziet al algemene informatie over de CO₂-uitstoot voor elk besteld artikel: zo kunnen leveranciers voldoen aan wetten en normen en compliant blijven.