Az ELT Group sikere: 33%-os idő- és erőforrás-megtakarítás a Unite segítségével

A beszerzési folyamatok optimalizálása

Az ELT Group 1951-ben alakult Olaszországban. A védelmi ágazatban tevékenykedik, és az 1970-es évek óta Európa egyik vezető iparvállalata. Mára négy kontinens 11 országában van jelen, és tevékenységét a kiber-, az űr- és a biológiai védelmi ágazatra egyaránt kiterjesztette. 

Az ELT Group 2022-ig nehezen fedte le indirekt beszerzését: a vállalatcsoporton belül több tucat érdekelt fél és számos részleg igényeit próbálták kielégíteni PunchOut-katalógusokkal. A beszerzési folyamat több mint tíz lépésből állt. Magában foglalta a piackutatást, a beszerzési igénylések létrehozását és jóváhagyását, a megrendelések beállítását az SAP-rendszerben, valamint hosszadalmas jóváhagyási és rendeléskezelési folyamatokat is tartalmazott. 

Mindezek tetejébe a belső felhasználóknak gyakran nehézséget okozott a hiánycikkek beszerzése, így gyakoriak voltak az e-kereskedelmi oldalakon vagy egyszeri beszállítókon keresztül lebonyolított, hitelkártyával fizetett alkalmi beszerzések. Ezek az optimalizálatlan beszerzési szokások nemcsak beszállítókezelési nehézséget okoztak a vállalatnak, hanem, ami a legfontosabb, jelentős idő- és erőforrás-ráfordítást is jelentettek. 

Egy hatékony megoldás 

Miután az ELT Group megkezdte az indirekt beszállítói katalógusok PunchOut-kapcsolattal való használatát, olyan platformot keresett, amellyel akkori e-beszerzési megoldásához képest jóval több árucikkre tudja kiterjeszteni ugyanezt a módszert. 

Némi kutatás és elemzés után a Unite beszerzési megoldását találták megfelelőnek aktuális üzleti igényeikhez. A Unite technológiája számos népszerű ERP- és vállalatirányítási rendszerrel támogatja a PunchOut-integrációt – így az ELT Group is csatlakoztathatta meglévő SAP Ariba-architektúrájához, és elkezdhette automatizálni a beszerzési folyamatait. 

A Mercateo-piactér használata hatékony stratégiának bizonyult az alkalmi beszerzésekhez. A piactér katalógusa több mint 100 millió árucikkhez biztosít hozzáférést a felhasználóknak több mint 12 kategóriában, és több száz ellenőrzött, előre integrált beszállítóval teremti meg a biztonságos, tisztességes beszerzési környezet alapjait. A könnyen kezelhető árucikk-összehasonlító funkció és a cég dolgát megkönnyítő Single Creditor Solution jóvoltából az ELT Group felhasználói szabványosított folyamattal kezelhetik eseti beszerzéseiket – búcsút intve a hosszadalmas, összetett lépéseknek. 

Az ELT Group dedikált beszállítók BusinessShopjait is aktiválta a Unite Networkön keresztül, és egyedi feltételekről állapodott meg a csomagolóanyagok és eszközök tekintetében. Minden részlegnek hozzáférést biztosítottak a Unite-hoz, a költségek kordában tartása érdekében kiadási plafon mellett. 

A felhasználók oktatása 

A Unite célzott képzéseket is tartott az ELT Group felhasználóinak, ezzel támogatva őket az új eszközzel való ismerkedésben. Ez a bevezetési stratégia nagy sikert aratott, és a Unite intuitív hozzáállásának köszönhetően a munkatársak széles körben kezdték el használni a platformot, nagyfokú elégedettséggel. A cégcsoport így már a Unite megoldásainak bevezetése után nem egészen hat hónappal elkönyvelhette az első pozitív eredményeket. 

Rövidebb beszerzési idők és optimalizált folyamatok

Az ELT Group a Unite megoldásának integrációjával sikeresen felgyorsította indirekt beszerzési folyamatait, és egyszerűsítette a számlák kezelését annak köszönhetően, hogy a platformon végzett összes beszerzéshez egyetlen számlakibocsátó tartozik. 

A hagyományos módszerekkel végzett és a Unite platformon lebonyolított releváns beszerzések összehasonlítása kimutatta, hogy csökkentek az ELT Group beszerzési kérelmek és rendelések kiadásával és jóváhagyásával kapcsolatos működési költségei. 

„Az ELT Groupnál körülbelül három hétig tartott egy »standard« megrendelés teljesítése az indirekt beszerzésbe tartozó kategóriákból, mivel a folyamatunk több jóváhagyási szintet és körülbelül tíz érdekelt felet foglalt magában. Egy PunchOut-megrendelés feldolgozása ezzel szemben csak néhány nap, és harmadannyi munkatárs érintett benne” – magyarázza Alberto Angeli, az ELT Group Category Specialist munkatársa. Hozzáteszi: „2023-ban sok megrendelést adtunk le a Unite-on keresztül, és ezzel sikerült a korábban ráfordított idő és erőforrások egyharmadának megfelelő összeget megtakarítanunk.”

További tervek a Unite-tal 

A platformot minden termékkategóriában használják, de a legnépszerűbbek jelenleg a professzionális és ipari szerszámok, az információs és kommunikációs technológia, valamint az írószerek. Az ELT Group azt tervezi, hogy az átfutási idők csökkentése érdekében más termékkategóriákhoz is használni fogja a Unite Procurement Portalt és a Mercateo-piacteret.

Mivel a fenntarthatóság egyre fontosabb szerepet kap az ELT Group beszerzési stratégiájában, egyre inkább előnyben részesítik az alacsony szénlábnyomú termékeket. A Unite már most is szolgáltat általános CO₂e-adatokat a platformon rendelt összes tételhez, ezzel segítve a beszállítókat a szabályok betartásában és a megfelelőség biztosításában.