W jaki sposób Grupa ELT zaoszczędziła jedną trzecią czasu i zasobów dzięki Unite

Optymalizacja procesów zakupowych

Grupa ELT została założona w 1951 roku we Włoszech. Działa w sektorze obronnym i od lat 70. jest jednym z europejskich liderów branży. Obecnie ELT Group działa w 11 krajach na czterech kontynentach i rozszerzyła swoją działalność na sektor cybernetyczny, kosmiczny i ochrony biologicznej. 

Do 2022 r. ELT Group miała trudności z pokryciem swojej pośredniej działalności zakupowej, która była rozłożona na dziesiątki wewnętrznych interesariuszy i kilka działów za pośrednictwem katalogów punchout. Proces zaopatrzenia obejmował ponad dziesięć etapów, w tym badania rynku, zapytania o zamówienia, zatwierdzanie zamówień, konfigurację zamówień w SAP oraz długotrwałe procesy zatwierdzania i zarządzania zamówieniami. 

Co więcej, użytkownicy wewnętrzni często mieli trudności z pozyskiwaniem niszowych produktów, co prowadziło do doraźnych zakupów za pośrednictwem witryn e-commerce lub jednorazowych dostawców, opłacanych kartą kredytową. Te niezoptymalizowane nawyki zakupowe doprowadziły firmę do trudności w zarządzaniu dostawcami, a przede wszystkim do znacznego wysiłku pod względem czasu i zasobów. 

Skuteczne rozwiązanie 

Po rozpoczęciu łączenia katalogów dostawców pośrednich za pomocą punchout, ELT Group szukała nowej platformy. Firma potrzebowała rozwiązania, które mogłoby zrobić to samo dla wielu innych materiałów pośrednich, których nie obejmowała istniejąca platforma e-zamówień. 

Po przeprowadzeniu badań i analiz, ELT Group zidentyfikowała rozwiązanie zakupowe Unite jako odpowiednie do zaspokojenia jej bieżących potrzeb biznesowych. Dzięki technologii Unite, która obsługuje punchout we wszystkich głównych systemach ERP i systemach zarządzania, ELT Group była w stanie połączyć platformę z istniejącą architekturą SAP Ariba i rozpocząć automatyzację procesów zakupowych. 

Wykorzystanie Mercateo Marketplace do zamówień ad-hoc okazało się skuteczną strategią. Katalog daje użytkownikom dostęp do ponad 100 milionów pozycji w ponad 12 kategoriach. Zawiera również setki zweryfikowanych i wstępnie zintegrowanych dostawców, tworząc podstawę dla bezpiecznego i uczciwego środowiska zakupowego. Łatwe w użyciu funkcje porównywania pozycji i wygodne rozwiązanie Single Creditor Solution pozwalają użytkownikom ELT Group zarządzać zakupami ad-hoc za pomocą znormalizowanego procesu, eliminując długi i złożony proces zakupowy. 

Grupa ELT zdecydowała się również na aktywację BusinessShopów z dedykowanymi dostawcami za pośrednictwem sieci Unite i uzgodniła indywidualne warunki dotyczące opakowań i narzędzi. Firma dała wszystkim swoim działom dostęp do Unite, z limitem wydatków, aby utrzymać koszty pod kontrolą. 

Angażowanie użytkowników 

Unite współpracowało z Grupą ELT w celu dalszego wspierania użytkowników końcowych w zapoznaniu się z nowym narzędziem poprzez prowadzenie dedykowanych sesji szkoleniowych. Ten plan wdrożenia okazał się wielkim sukcesem i zaowocował powszechnym korzystaniem z platformy, przy wysokim poziomie zadowolenia dzięki intuicyjnym funkcjom Unite. Doprowadziło to do pierwszych pozytywnych wyników w mniej niż sześć miesięcy po rozpoczęciu korzystania z Unite. 

Krótszy czas przeznaczony na zakupy i zoptymalizowane procesy

Integracja rozwiązania Unite pomogła ELT przyspieszyć procesy zakupów pośrednich i uprościć fakturowanie dzięki tylko jednemu partnerowi finansowemu dla wszystkich zakupów dokonywanych na platformie. 

Po analizie zakupów dokonanych przy użyciu standardowych metod w porównaniu do tych dokonanych poprzez Unite, Grupa ELT odnotowała redukcję kosztów związanych z tworzeniem i zatwierdzaniem zapytań zakupowych oraz zamówień w tym zakresie. 

„W przypadku ELT Group realizacja »standardowego« zamówienia dla kategorii pośrednich zajmowała około trzech tygodni, ponieważ nasz proces obejmował wiele poziomów zatwierdzania i około dziesięciu użytkowników. A punch-out order, on the other hand, only takes a few days of processing and a third of the personnel”, explains Alberto Angeli, Category Specialist at ELT Group. Jak dodaje, „w 2023 r. złożyliśmy wiele zamówień poprzez Unite i udało nam się zaoszczędzić równowartość jednej trzeciej czasu i zasobów, które wcześniej poświęcaliśmy”.

Przyszłość z Unite 

Platforma jest używana we wszystkich kategoriach produktów. Obecnie najpopularniejsze z nich to technologia narzędziowa i handel techniczny, technologie informacyjne i komunikacyjne oraz artykuły biurowe. ELT Group planuje również korzystać z Unite Procurement Portal i Mercateo Marketplace dla innych kategorii produktów, aby skrócić czas realizacji zamówień.

Ponieważ zrównoważony rozwój staje się coraz ważniejszą częścią strategii zakupowej Grupy ELT, następuje duży zwrot w kierunku produktów niskoemisyjnych. Unite dostarcza już ogólne dane dotyczące emisji CO ₂dla każdego produktu zamówionego w Unite, pomagając dostawcom w spełnieniu przepisów i zachowaniu zgodności.