Hoe kon Amprion zo snel beslissen over een nieuwe oplossing?
Christian Bombosch, Head of Operational Procurement & Supply Chain Management bij Amprion, vernam ineens via een andere leverancier dat een cruciaal catalogusplatform faillissement had aangevraagd. Werknemers bestelden indirecte aankopen, zoals kantoorartikelen, gereedschap of persoonlijke beschermingsmiddelen, doorgaans via dit platform, met bestelvolumes van meer dan 1000 bestellingen per maand. Bombosch en zijn team moesten snel handelen: catalogi en de leverancier blokkeren, alternatieve bestelopties zoeken, processen tijdelijk onderbreken en communiceren met alle betrokken partijen. Elke dag zonder digitale oplossing voor indirecte procurement leidde namelijk tot achterstand en enorm veel handmatig werk. Er werd een projectteam opgesteld om zo snel mogelijk een nieuwe oplossing te vinden. Dit team baseerde zich op een lijst met selectiecriteria die destijds werd gebruikt om de inmiddels failliete aanbieder te kiezen. Na een vergelijking en marktscan viel de keuze op Unite.
Betere benchmarking, groter aanbod en minder catalogusonderhoud
9 dagen na de samenstelling van het projectteam begon de implementatie van Unite’s oplossing al: deze werd geïntegreerd met Amprion’s eigen procurementomgeving in SAP. “Het was alsof je banden wisselt met een snelheid van 180 km/u,” vertelt hij. Drie weken later was Unite live. “Andere systemen vereisen vaak weken of zelfs maanden voor de implementatie, terwijl de oplossing van Unite al binnen 3 weken klaar was voor gebruik.” Vanaf dag één begonnen 700 medewerkers al te bestellen via Unite en na de eerste maand waren er al 1000 bestellingen geplaatst. “Deze cijfers bewijzen dat de integratie succesvol was en dat de oplossing ruim aanvaard wordt door onze gebruikers,” aldus Bombosch.
Voorheen moesten er 50 statische catalogi worden onderhouden, terwijl een groot deel daarvan nu overbodig is geworden: het assortiment is namelijk al beschikbaar via Unite. “Met onze vorige oplossing hadden we 50 statische catalogi en een productaanbod van enkele duizenden artikelen. Nu hebben we de marktplaats van Unite met zo’n 30 miljoen producten en nog maar 12 catalogi om te beheren,” licht hij toe. Een aangename bijkomstigheid: doordat de 12 eigen catalogi direct vergeleken kunnen worden met de aanbiedingen van meer dan 700 vooraf geverifieerde leveranciers op Unite in Duitsland, zien medewerkers in één oogopslag welk aanbod het meest kostenefficiënt is.
700 werknemers maken nu gebruik van Unite voor hun indirecte procurement en zijn hier erg tevreden mee. Bombosch zegt: “Het beschikbare productaanbod van Unite is geweldig, creditnota’s kunnen eenvoudig worden verwerkt en de CO₂-rapportage van bestellingen bespaart ons ook enorm veel werk. Als ik de uitstoot van 12.000 bestellingen in een jaar met één klik kan evalueren, dan zijn mijn collega’s blij dat ze die gegevens niet meer handmatig hoeven te verzamelen.”
