Döntéshozatal és bevezetés rekordidő alatt – hogy sikerült ez az Amprionnak?
Christian Bombosch, az Amprion operatív beszerzési és ellátásilánc-kezelési vezetője közvetlenül az ünnepi hétvége előtt tudta meg egy másik beszállítótól, hogy egy kulcsfontosságú katalógusplatform csődöt jelentett. Az alkalmazottak eddig ezen a platformon keresztül adták le az indirekt igényeikre, például irodaszerekre, szerszámokra vagy egyéni védőeszközökre vonatkozó rendeléseket. Havonta több mint ezer rendelést kezeltek így – és most megszűnt a platform. Bomboschnak és csapatának azonnal reagálnia kellett: letiltani a katalógusokat és a számlakibocsátót, helyettesítő rendelési lehetőségeket találni, megszakítani a folyamatokat, és tájékoztatni az érintetteket. Szorította őket az idő. Az indirekt beszerzésüket kiszolgáló digitális megoldás nélkül napról napra halmozódtak a rendelések, és rengeteg lett a manuális munka. Egy egész projektcsapat dolgozott teljes erőbedobással. A mielőbbi sikeres váltás érdekében ugyanazt a szempontlistát használták, mint korábban a most fizetésképtelenné vált szolgáltató kiválasztásához. Az összehasonlítások és a piacelemzés után a Unite mellett döntöttek.
Jobb benchmarking, nagyobb választék, kevesebb katalógus-karbantartás
Bombosch összeállított egy projektcsapatot, és kilenc nappal később megkezdődött a Unite implementálása az Amprion SAP-alapú beszerzési környezetébe. „Mintha 180 km/h-s sebességnél cseréltünk volna kereket” – idézte fel. Mindössze három hét múlva megtörtént a megoldás éles indulása. „Csupán három hétre volt szükség egy ilyen nagyságrendű bevezetéshez, míg más rendszerbevezetések hónapokig, sőt évekig tartanak.” 700 felhasználó azonnal használni kezdte a Unite-ot, és csak az első hónapban ezer rendelést adtak le, „amiből kiderült, hogy az integráció működik, és a felhasználók elfogadták a megoldást” – fogalmazott Bombosch. Korábban 50 statikus katalógust kellett karbantartaniuk. Az új megoldás bevezetésével sokuk feleslegessé vált, mert a választékuk a Unite-on is elérhető. „A korábbi megoldásban 50 statikus katalógussal és négy számjegyű termékválasztékkal volt dolgunk. Most viszont van egy 30 millió terméket kínáló piacterünk, és csupán 12 katalógust kell kezelnünk” – jegyezte meg a beszerzési vezető. Hasznos mellékkörülmény, hogy mivel a 12 saját egyéni katalógus és a Unite több mint 700 előzetesen minősített németországi beszállítója közvetlenül összehasonlítható, az alkalmazottak azonnal láthatják, melyik ajánlat a legkedvezőbb.
Ma 700 alkalmazott használja a Unite-ot az indirekt beszerzéseihez, és elégedett a megoldással. Bombosch szavai szerint „a rendelkezésre állás kitűnő a Unite-on. A jóváírási folyamat kiemelten fontos volt számunkra, a rendelésekhez kapcsolódó szén-dioxid-kibocsátási adatszolgáltatás pedig rengeteg munkától kímél meg bennünket. Egyetlen kattintással ki tudom számítani az évi 12 ezer rendeléshez kapcsolódó kibocsátást, így a munkatársaim hálásak, hogy nem nekik kell manuálisan összegyűjteniük ezeket az adatokat.”
