Decisione e implementazione a tempo di record: com’è stato possibile?
Christian Bombosch, Head of Operational Procurement and Supply Chain Management di Amprion, è venuto a conoscenza da un altro fornitore che una piattaforma di cataloghi fondamentale per l’azienda aveva appena dichiarato insolvenza. Fino a quel momento, i dipendenti ordinavano materiali indiretti, come forniture per ufficio, utensili o dispositivi di protezione individuale, tramite questa piattaforma. Più di 1.000 ordini venivano gestiti ogni mese tramite la piattaforma, ora diventata inutilizzabile.
Bombosch e il suo team hanno dovuto agire subito: bloccare i cataloghi e il creditore, trovare soluzioni alternative per gli ordini, interrompere i processi e comunicare con tutte le parti coinvolte.
Il tempo giocava contro di loro. Ogni giorno senza una soluzione digitale per gli acquisti indiretti causava un accumulo di ordini e un enorme lavoro manuale. Un team di progetto ha lavorato a pieno ritmo. Per trovare il più rapidamente possibile una soluzione alternativa, si sono basati sulla lista dei criteri già utilizzata in passato per selezionare il fornitore precedente. Dopo un confronto e un’analisi di mercato, la scelta è ricaduta su Unite.
Migliore benchmarking, maggiore scelta, meno sforzi
Bombosch ha formato un team di progetto e nove giorni dopo è iniziata l’implementazione della soluzione di Unite nell’ambiente SAP di Amprion. «È stato come cambiare le gomme a 180 km/h», ricorda Bombosch. Unite è stata attivata solo tre settimane dopo. «Ci sono volute appena tre settimane per l’implementazione», racconta, «eppure di solito questi processi richiedono mesi, se non anni».
Subito dopo, 700 utenti hanno iniziato a ordinare su Unite, con 1.000 ordini solo nel primo mese «a dimostrazione che l’integrazione funziona e la soluzione è stata accettata dagli utenti», afferma Bombosch.
Prima di Unite, il reparto acquisti doveva gestire 50 cataloghi statici. Ora, molti sono diventati superflui perché i prodotti sono già disponibili sul marketplace.
«Nella soluzione precedente avevamo 50 cataloghi statici e una selezione di prodotti a quattro cifre. Ora abbiamo accesso al marketplace con circa 30 milioni di prodotti e solo 12 cataloghi da gestire», sottolinea.
Un ulteriore vantaggio è il confronto diretto tra i 12 cataloghi personalizzati e gli oltre 700 fornitori prequalificati su Unite in Germania. In questo modo, i dipendenti possono vedere subito quale offerta è più conveniente.
Ad oggi 700 dipendenti utilizzano Unite per gli acquisti indiretti e sono soddisfatti della soluzione. Bombosch commenta: «La disponibilità su Unite è eccellente, la procedura di nota di credito fondamentale e il report sulle emissioni di CO2 per ordine ci fa risparmiare molto lavoro: ora posso infatti valutare le emissioni di 12.000 ordini in un anno con un solo click, e i colleghi sono felici di non dover raccogliere questi dati manualmente».
