Indirekte Beschaffung: Der blinde Fleck der Industrie

In der industriellen Fertigung ist die digitale Transformation längst in den Kernprozessen angekommen. Die indirekte Beschaffung hingegen bleibt vielfach ein unterentwickeltes Terrain. Veraltete Prozesse, fehlende Digitalisierung und wachsender ESG-Druck kosten Zeit und Geld. Eine gemeinsame Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) und Unite zeigt, wie stark Unternehmen und speziell das produzierende Gewerbe durch manuelle Abläufe in Bedarfsdefinition, Lieferantenauswahl und Bestellung belastet sind – jährlich sind es tausende Stunden. Wenn die indirekte Beschaffung ins Stocken gerät, steht in Maschinenbau, Metallverarbeitung und Automobilindustrie schnell die Produktion still.

Die Ergebnisse der Studie

Über 6.000 Stunden für 50 Sourcing-Fälle

Einkaufsabteilungen in produzierenden Unternehmen sind ausgelastet. Ein Blick hinter die Kulissen zeigt den wahren Ressourceneinsatz. Das durchschnittliche Einkaufsteam bearbeitet jedes Jahr 50 Sourcing-Fälle mit etwa 250 Lieferanten. Der gesamte Zeitaufwand summiert sich auf 6.186 Stunden jährlich.

Demand Management – Der strategische Einstieg

Noch bevor ein Angebot eingeholt wird, beginnt die Arbeit im Hintergrund.

Welcher Bedarf an Produkten und Dienstleistungen wird aufgrund vergangener Beschaffung prognostiziert?
Welche Ressourcen und Kapazitäten stehen zur Verfügung?
Welche Budgets sind verfügbar, wie wird dokumentiert?

Für diese Aufgaben rund um Ausgabenanalyse, Bedarfsplanung, Reporting und Anforderungsdefinition fallen durchschnittlich 26 Stunden pro Fall im produzierenden Gewerbe an.
Dann beginnt der eigentliche Beschaffungsprozess.

Sourcing – Die Suche nach dem passenden Anbieter

Dann beginnt der eigentliche Beschaffungsprozess.

Wer sind die geeigneten Anbieter?
Wie unterscheiden sich die Angebote?
Wer überzeugt in Preis, Qualität, Zuverlässigkeit?

16 Stunden pro Fall sind es im Schnitt für Lieferantenauswahl, Angebotsprüfung, Vertragsverhandlung und -ausarbeitung.

Supplier Management – Pflege der Lieferantenbeziehungen

Ist ein Lieferant einmal an Bord, fängt der Prozess der kontinuierlichen Betreuung an.

Onboarding
Vertragsmonitoring
Kommunikation

Durchschnittlich entfallen 6 Stunden pro Jahr und Lieferant auf diese Aufgaben. Bei 250 Lieferanten: 1.500 Stunden jährlich.

Purchase-to-Pay (P2P) – Vom Bedarf bis zur Bezahlung

Auch die Aufgaben der Bestellabwicklung nehmen viel Zeit in Anspruch.

Materialauswahl
Freigaben und Bestellung
Rechnungsbearbeitung und Zahlung

Die Abwicklung einer einzigen Bestellung beansprucht durchschnittlich 32 Minuten bei 3.250 Bestellungen, 3.850 Wareneingängen und 3.250 Rechnungen pro Jahr. Das operative Tagesgeschäft sollte nicht unterschätzt werden.

Vier Stellschrauben für eine moderne Beschaffungsorganisation

Auf Basis der Studienergebnisse lassen sich vier zentrale Ansatzpunkte identifizieren, mit denen Industrieunternehmen den indirekten Einkauf erheblich entlasten und zukunftsfähig aufstellen können.

Digitale Integration vorantreiben

Einkaufsprozesse sind oft fragmentiert und manuell. Das bremst die Effizienz. Wer auf integrierte Systeme setzt, schafft durchgängige Abläufe, vermeidet Medienbrüche und fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Der Einsatz elektronischer Marktplätze reduziert den Beschaffungsaufwand im Schnitt um ein Drittel. Doch nur 22 % der Unternehmen nutzen Marktplätze als primären Beschaffungskanal – das Gros schöpft das digitale Potenzial nicht aus.

ESG-Ziele in der Beschaffung verankern

Nachhaltigkeit gehört nicht nur ins Reporting, sondern mitten in den Einkaufsalltag. ESG-Kriterien sollten bei jeder Sourcing-Entscheidung mitgedacht und digital unterstützt werden. Moderne Tools erleichtern das Einhalten von Compliance-Vorgaben, stärken die Zusammenarbeit mit Lieferanten und helfen dabei, Nachhaltigkeit vom „Muss“ zum Mehrwert zu machen.

Datenbasiertes Kostenmanagement etablieren

Wer Aufwand und Kosten verstehen will, braucht belastbare Daten. Daten zu Zeitaufwand, Bestellvolumen und Lieferantenstruktur liefern die Basis für fundierte Entscheidungen und machen versteckte Ineffizienzen sichtbar. Mit einem klaren Kriterienkatalog lassen sich Kosten, Risiken und Geschäftsnutzen endlich systematisch steuern.

Zukunftstechnologien gezielt einsetzen

KI und Procurement-as-a-Service (PraaS) als strategische Hebel zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung einsetzen, besonders in größeren und digital fortgeschrittenen Organisationen.  Auch elektronische Marktplätze können den Einkauf spürbar entlasten.

Über die Studie
„Indirekten Einkauf steuern: Erfolgsfaktoren für Performance und Kostenkontrolle“

Im Rahmen dieser Studie wurden europaweit 181 Fach- und Führungskräfte aus dem Einkauf befragt, von denen 60 Prozent im produzierenden Gewerbe tätig waren. Die Studie wurde von der Fakultät für Supply Chain Management der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) unabhängig konzipiert und durchgeführt. Bewertet wurde die Performance entlang von fünf Schlüsselbereichen: Prozesseffizienz, ESG-Integration, Entscheidungskriterien, Kostentreiber und digitaler Reifegrad. Unite trug mit Marktkenntnissen und inhaltlichen Impulsen zur Ausgestaltung relevanter Analysefelder bei.

So meistern Sie Ihre indirekte Beschaffung

Sie wollen noch mehr Insights, wie Sie die Beschaffung in Ihrem Unternehmen optimieren können? Nutzen Sie die Möglichkeit, aus den Vergleichen mit anderen Unternehmen im produzierenden Gewerbe zu lernen und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Studie kostenfrei lesen

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