Effizienzsteigerung der indirekten Beschaffung beim globalen Logistikunternehmen LGI

Prozesse vereinfachen

LGI bietet branchenspezifische Lieferkettenlösungen für Kunden in ganz Europa: von der Automobil- und Elektroindustrie bis hin zum Gesundheitswesen und der Modebranche. Um dem Versprechen optimierter Lieferketten auch intern gerecht zu werden, sollten die Beschaffungsprozesse von LGI auch entsprechend optimiert werden.

Beispielsweise nutzte der Einkauf ein maßgeschneidertes Tool, für das es aber keinen Herstellersupport gab. So mussten alle Daten zu Bestellungen, Lieferpartner und Artikel manuell eingegeben werden. Die Folge: lange Bearbeitungszeiten, hohe Kosten und eine enorme Arbeitsbelastung. LGI war klar, dass solche Vorgehensweisen nicht mehr tragbar waren und suchte daher nach einer besseren Lösung.

Ein neuer Weg

In einer Expertenrunde zum Thema Einkauf stieß Uwe Rehorsch, Head of Corporate Procurement, auf Unite. „Wir waren zu der Zeit auf der Suche nach einer Lösung, die unsere Schnittstellen, Verfügbarkeiten und Kosten abdecken konnte“, so Rehorsch.

LGI brauchte etwas, womit sie ihre indirekten Bedarfe und Wiederholungskäufe von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien bis hin zu Arbeitsausrüstung und IT-Zubehör abwickeln konnte.

„Das Wichtigste war für uns die Integration in unsere bestehende Konzernstruktur mit mehreren Unternehmen, unterschiedlichen Standorten und Rechnungsadressen“, sagt Rehorsch. Nach einem eingehenden Auswahlverfahren konnten sich schließlich der Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal von Unite durchsetzen.

Dezentralisiert bei voller Kontrolle

LGI entschied sich für Mercateo als webbasierte Lösung, weil sie keine Integration mit einem ERP-System erfordert. Dadurch profitierten die 350 Anforder*innen aus verschiedenen Teams von standardisierten P2P-Prozessen und Zugang zum Mercateo Marktplatz – einem Online-Spotmarket mit vorintegrierten Lieferpartnern. Dank der View Management-Funktion, bei dem Artikel aus bestimmten ECLASS-Produktsortimenten ausgeblendet werden, und der einfachen Freigabeverfahren sind die P2P-Prozesse inzwischen deutlich effizienter.

„Jetzt ist der zentrale Einkauf für das Lieferantenmanagement und Produktsortiment zuständig“, erklärt Sonja Augustin vom strategischen Einkauf bei LGI. „Unsere Mitarbeitenden können ab sofort direkt aus den Katalogen ihrer bestehenden Lieferanten bestellen (BusinessShops). Mit BusinessShop Plus profitieren sie außerdem von ausgehandelten Preisen.

Ziel erreicht

2017 führte LGI den Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal im Unternehmen ein und konnte seither deutliche Vorteile bei der indirekten Beschaffung verbuchen.

„Dadurch, dass unsere Bestellungen direkt an unsere Lieferpartner weitergeleitet werden, sind die Durchlaufzeiten um einiges kürzer und die Kosten geringer. Mit der Umstellung konnten wir auch andere Prozesse im Unternehmen automatisieren“, sagt Rehorsch.

Die Umstellung auf Unite ist bei den Mitarbeitenden im dezentralen Einkauf anfangs auf etwas Unsicherheit gestoßen. Entsprechende Schulungen haben aber dafür gesorgt, dass die Lösungen sehr gut angenommen wurden und ein fester Bestandteil eines einheitlichen Beschaffungsweges geworden sind. Besonders die benutzerfreundliche Schnittstelle überzeugte die Anwender*innen. Nach drei Jahren werden mitterweile 80 % der Bestellungen über den Mercateo Marktplatz ausgelöst.

Die nächsten Schritte mit Unite

Unsere Partnerschaft mit LGI zeigt wunderbar, wie der Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal dabei helfen kann, indirekte Beschaffungsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, Prozesskosten zu senken und ein einheitlicheres Einkaufserlebnis für verschiedene Teams zu schaffen.

Künftig möchte LGI die Lösungen von Unite auch an weiteren Betriebsstandorten einsetzen und von den neuen Funktionen profitieren, die Unite nutzerorientiert immer weiter ausbaut und entwickelt.  „Wir möchten weiterhin eng mit Unite zusammenzuarbeiten. So bekommen wir die Unterstützung, die wir brauchen und gestalten die Zukunft der Plattform aktiv mit“, so Sonja. „Wir wollen nicht stehenbleiben, sondern uns gemeinsam weiterentwickeln.“