Optimaliseer je procurement: maximaal besparen op je indirecte uitgaven
De meeste procurementorganisaties weten het: in indirecte processen zit een enorm besparingspotentieel verborgen. De studie van Unite in samenwerking met de Duitse Hogeschool van Leipzig (HTWK) ‘Een weg door indirecte procurement: de belangrijkste factoren voor prestaties en kostenbeheer’ toont toch aan dat slechts 15% van de organisaties werkt met volledig gedigitaliseerde en geïntegreerde processen.
Die kloof tussen ambitie en uitvoering was de reden om een praktische proceskostencalculator te ontwikkelen. Deze tool pakt de uitdagingen uit de studie rechtstreeks aan en helpt organisaties hun besparingspotentieel snel en helder te in kaart te brengen.
De proceskostencalculator levert meer op dan enkel puur cijfers: operationele inefficiënties en hiaten in processen worden aan het licht gebracht voor beter inzicht in hoe jouw organisatie procurement kan optimaliseren. Inzicht in het optimaliseren van procurement is essentieel om je berekende besparingspotentieel om te zetten in reële, meetbare impact.
Procurement optimaliseren is de strategische verbetering van alle procurementprocessen om meer waarde te creëren en duurzaam concurrentievoordeel mogelijk te maken Het gaat veel verder dan operationele inkoop en omvat de voortdurende ontwikkeling van strategie, processen, technologie en maturiteit van een organisatie.
Met geoptimaliseerde procurement worden de volgende zaken realiteit:
• Kosten meetbaar verlagen
• Risico’s systematisch minimaliseren
• Leveranciersrelaties versterken
• Transparantie verhogen
• Procurement als strategische motor voor waardecreatie
Toch steunen veel bedrijven nog altijd op versnipperde tools, handmatige routines en geïsoleerde datasilo’s. Als gevolg blijven de fundamenten voor daadwerkelijke geoptimaliseerde procurement grotendeels onbenut.
Echte vooruitgang vraagt om een volledig digitaal, geïntegreerd proces van A tot Z: van vraagbeheer tot sourcing en van leveranciersmanagement tot purchase-to-pay (P2P). Net daar tonen zowel de inzichten uit de studie als digitale oplossingen, zoals Unite, waar de grootste opportuniteiten liggen.
Elk optimalisatietraject start met een grondige uitgavenanalyse. Die analyse levert echter pas echt waarde op als alle procurementdata centraal wordt verzameld. Veel organisaties worstelen daarmee omdat hun data verspreid zit over tools, online portalen en afdelingssilo’s.
Een centraal digitaal systeem voor alle bestellingen maakt het volgende mogelijk voor organisaties:
• Volledig inzicht in de uitgaven
• Prijstransparantie en benchmarking
• Effectief categoriseren en beheer van de vraag
• Planning, rapportage en compliance te vereenvoudigen.
Dit niveau van transparantie vormt de basis voor strategische besluitvorming.
Met Unite krijgen organisaties bovendien datagedreven inzichten in hun catalogi met raamcontracten en uitgaven, naast advies van experts voor nog meer besparingen. Gestructureerd vraagbeheer vermindert ook onnodige sourcingtrajecten en verlicht zo rechtstreeks de werkdruk voor procurementteams.
Sourcingprojecten zijn essentieel, maar ze vragen ook veel tijd en middelen De studie toont aan dat elke sourcingcase aanzienlijke inspanningen vergt, van verduidelijking van de vraag, de selectie van leveranciers, prijs- en risicoanalyse tot kwalificatie en goedkeuring.
Een belangrijk inzicht uit het onderzoek: het gebruik van een digitale marktplaats, zoals Unite, vermindert het aantal sourcingcases met maar liefst één derde.
De reden hiervoor is dat Unite’s marktplaats voor indirecte, catalogusgebaseerde procurement de schaal en efficiëntie van een conforme marktplaats combineert met procurementservices die meetbare prestaties stimuleren én vertrouwen en flexibiliteit versterken.
Procurementteams winnen niet alleen aan capaciteit en controle, maar zetten inkoopdata ook om in bruikbare inzichten voor besparingen, duurzaamheid en compliance, allemaal binnen geverifieerde Europese leveranciersnetwerken en controleerbare processen.
Dit leidt tot:
• Meetbare vermindering van de werkdruk
• Lagere operationele belasting voor procurement
• Meer ruimte voor strategische initiatieven
Je leveranciers managen is een van de meest tijdsintensieve activiteiten binnen indirecte procurement. Volgens onze studie vereist één actief beheerde leverancier gemiddeld 13 uur inspanning per jaar, en beheren grote organisaties doorgaans ongeveer 800 indirecte leveranciers.
Het gebruik van een marktplaats, zoals Unite, stelt bedrijven in staat om het aantal actief beheerde leveranciers met meer dan 60% te verminderen. Unite beheert relaties met meer dan 1000 geverifieerde Europese leveranciers, versterkt zo de flexibiliteit van je supply chain én verlaagt de administratieve rompslomp.
Veel organisaties herleiden hun basis indirecte leveranciers in de praktijk tot één partij: Unite. Hun eigen leveranciers met raamovereenkomsten worden bovendien geïntegreerd in hetzelfde systeem en blijven zo dus volledig toegankelijk. Daarnaast bieden regelmatige prestatiebeoordelingen bijkomende mogelijkheden voor optimalisatie.
Het P2P-proces bevat artikelen zoeken, bestellingen aanmaken, goederenontvangst, controle, facturering en betaling. In veel organisaties blijven deze stappen grotendeels handmatig, waarbij nog altijd meer dan 50% van het werk via het procurementteam loopt.
Het gebruik van een digitale marktplaats vermindert de P2P-proceskosten met meer dan 30%. Eindgebruikers kunnen hun bestellingen digitaal, zelfstandig en conform normen plaatsen, zonder tussenkomst van bovenaf. Procurement bepaalt het beleid en de parameters voor compliance, terwijl het systeem voor de rest zorgt.
Zo ontstaat een volledig proces dat aanzienlijke efficiëntiewinst oplevert, zeker voor organisaties die jaarlijks duizenden bestellingen verwerken.
Andere voordelen zijn o.a.:
Minder vrije tekstbestellingen
Bijna volledige verwijdering van maverick buying
Kortere doorlooptijden
Documentatie conform auditvereisten wat betreft e-facturering van de EU-norm EN16931
Opvallend: hoewel 65% van de bedrijven een digitale marktplaats gebruikt, vertrouwt slechts 22% erop als voornaamste inkoopkanaal. Uit onze studie blijkt dit een van de grootste onbenutte mogelijkheden te zijn.
Uit de resultaten komt duidelijk naar voren dat organisaties met Unite, gezien de combinatie van een conforme marktplaats met expertgedreven procurementservices, aanzienlijke besparingen kunnen realiseren over de volledige indirecte procurementcyclus, van vraagbeheer tot P2P.
Belangrijker nog, Unite ontlast procurementteams van operationele taken die strategische vooruitgang afremmen. Zo kunnen procurementteams zich richten op bedrijfsactiviteiten die echt waarde creëren: risicobeheer, leveranciersstrategieën, duurzaamheid, innovatie, performance en kostenbeheer.
Geoptimaliseerde procurement begint bij datatransparantie, vereenvoudiging van processen, compliance en volledige digitalisering. Precies daar maakt Unite het grootste verschil.