Atteindre l’excellence en approvisionnement : exploitez le potentiel d’économies caché de vos achats indirects
La plupart des services achats en sont conscients : un énorme potentiel d’économies se cache dans les processus d’achats indirects. L’étude européenne « Piloter les achats indirects : les principaux leviers de performance et de maîtrise des coûts », menée en collaboration avec Unite et l’Université des sciences appliquées de Leipzig (HTWK), présente cependant une toute autre réalité : seules 15 % des entreprises disposent de processus d’achats entièrement numérisés et intégrés.
Cet écart entre ambition et application nous a conduit à développer un Calculateur de coûts de processus pertinent. L’outil apporte une réponse directe aux enjeux relevés dans l’étude et permet aux entreprises d’identifier rapidement et de façon nette leur potentiel d’économies.
Le Calculateur de coûts de processus apporte bien plus que des données brutes, il révèle les inefficacités opérationnelles et les failles de procédures qui déterminent la probabilité pour une entreprise d’atteindre l’excellence en matière d’approvisionnement. La compréhension de ce concept est essentielle pour concrétiser et mesurer l’impact de votre potentiel d’économies.
L’excellence en matière d’approvisionnement est l’optimisation stratégique de l’ensemble de vos processus d’achats pour augmenter la création de valeur et sécuriser l’avantage compétitif au niveau de la durabilité. Elle s’applique au-delà des achats opérationnels, elle inclut le développement continu de la stratégie, des processus, de la technologie et de la maturité de la société.
Les objectifs sont :
Mesurer la réduction des coûts ;
Minimiser les risques systématiquement ;
Renforcer la relation avec les fournisseurs ;
Améliorer la transparence ;
Positionner l’approvisionnement comme un vrai levier de valeur stratégique.
Cependant, de nombreuses entreprises recourent toujours à des outils fragmentés, des routines manuelles et font face à un cloisonnement des données isolées. Par conséquent, les fondations d’une réelle excellence en matière d’approvisionnement sont encore largement sous-estimées.
Atteindre l’excellence exige un processus intégré et entièrement digitalisé : depuis la gestion de la demande au sourcing, de la gestion des fournisseurs et du Purchase-to-Pay (P2P). C’est là où les résultats de la recherche et les solutions digitales, comme Unite, dévoilent les opportunités les plus significatives.
Chaque parcours d’optimisation démarre par une analyse détaillée des dépenses, or les analyses n’apportent de valeur que lorsque toutes les données d’approvisionnement sont collectées et centralisées. Et, c’est justement là où réside la difficulté pour de nombreuses entreprises ; leurs données sont dispersées à travers des outils, des portails et le cloisonnement des départements.
Un système digital centralisé à travers lequel tous les flux de commandes permettent de :
Atteindre une visibilité complète des dépenses ;
Garantir la transparence des prix et du benchmarking ;
Catégoriser et gérer efficacement la demande ;
Simplifier le planning, les rapports et la conformité.
Ce niveau de transparence détermine les bases pour des prises de décisions stratégiques.
Avec Unite, les entreprises bénéficient également de résultats basés sur les données de leurs dépenses et de leurs catalogues en contrats-cadres, ainsi que des conseils d’experts pour des économies additionnelles. Une meilleure gestion de la demande réduit également les projets de sourcing inutiles, ce qui allège considérablement la charge de travail des équipes achats.
Les projets de sourcing sont essentiels, mais ils sont également chronophages et coûteux. L’étude souligne que chaque projet de sourcing exige des efforts conséquents ; entre la clarification de la demande, la recherche fournisseurs, les prix et l’évaluation des risques, la qualification et la validation. Un des résultats clé de la recherche souligne que l’utilisation d’une marketplace en ligne, comme Unite, réduit d’un tiers les projets de sourcing.
Les raisons ? Utiliser la marketplace de Unite, pour effectuer des achats indirects basés sur catalogues, combine le niveau et l’efficacité d’une marketplace conforme avec des services approvisionnement qui engendrent des performances mesurables, établissent la confiance et la résilience.
Les équipes achats gagnent en compétences et en contrôle. Les données achats se transforment en résultats tangibles pour les économies, la durabilité et la conformité, le tout au cœur d’un réseau de fournisseurs européens agréés et des procédures d’audits prêtes à l’emploi.
Ceci entraîne :
Une réduction significative de la charge de travail ;
Moins de charge opérationnelle pour les achats ;
Plus de compétences pour des initiatives stratégiques.
La gestion des fournisseurs est l’une des tâches les plus chronophage des achats indirects. Selon l’étude, la gestion d’un fournisseur exige 13 h dédiées par an. À titre d’exemple, les grandes entreprises gèrent en moyenne 800 fournisseurs.
L’usage d’une marketplace comme Unite permet aux entreprises de réduire le nombre de fournisseurs actifs gérés de plus de 60 %. Unite établit des relations avec de nombreux fournisseurs européens agréés, garantissant une chaîne d’approvisionnement résiliente et allège en même temps la charge administrative.
De nombreuses entreprises ont en effet réduit leur base de fournisseurs indirects à un : Unite. Les contrats-cadres souscrits sont également intégrés dans le système et restent entièrement accessibles. Des contrôles réguliers de performance offrent davantage d’opportunités d’optimisation.
Le processus P2P englobe la recherche de produits, la création de commandes, la réception de la marchandise et son contrôle la facturation et le paiement. Pour la plupart des entreprises, ces étapes demeurent encore majoritairement manuelles, avec plus de 50 % des tâches déléguées par l’équipe achats.
Le recours à une marketplace en ligne réduit les coûts de processus P2P de plus de 30 %. Les utilisateurs finaux effectuent leurs commandes en ligne en toute autonomie et dans le respect de la conformité, sans la moindre intervention hiérarchique. Les achats définissent les politiques et les paramètres de conformité, le système gère le reste.
Ceci développe un réel processus auto-géré qui apporte des gains en efficacité signifiants, notamment pour des entreprises qui traitent des milliers de commandes par an.
Des avantages complémentaires :
Réduction des commandes en texte libre ;
Suppression quasi totale des achats sauvages ;
Raccourcissement des délais d’exécution ;
Une documentation d’audits prêts à l’emploi conformes à la norme de facturation électronique de l’UE (EN16931).
Alors que 65 % des entreprises passent par une marketplace en ligne, il est intéressant de souligner que seules 22 % restent fidèles à leur canal d’achats initial, une des plus importantes opportunités inexploitées observée dans l’étude.
Les résultats sont clairs. Avec Unite, la combinaison d’une marketplace conforme et des services achats experts, les entreprises peuvent réaliser des économies considérables sur l’ensemble de leur cycle d’achats indirects : de la gestion de la demande jusqu’au Purchase-to-Pay.
Plus important encore, Unite soulage les équipes achats de tâches opérationnelles qui entravent les avancées stratégiques et permet au service de se concentrer sur les activités qui génèrent une vraie valeur commerciale : gestion des risques, stratégies fournisseurs, durabilité, innovation, performance et contrôle des coûts.
L’excellence en matière d’approvisionnement démarre par la transparence des données, la simplification des processus, la conformité et une numérisation complète de bout-à-bout. C’est exactement là où Unite offre le plus grand changement.