Le véritable rôle de l’acheteur : un plongeon sous la surface de l’iceberg

Pourquoi cette complexité est devenue la norme 

Cette surcharge opérationnelle n’est pas un hasard. Elle est le résultat d’un empilement de pratiques et d’outils développés sans vision d’ensemble, souvent en réaction à une urgence : 

• Des processus construits autour d’ERP rigides, peu adaptés à la souplesse requise pour les achats indirects. 

• Une organisation en silos, où les services passent commande sans coordination ni visibilité globale. 

• Des panels fournisseurs qui explosent, faute de gouvernance ou de consolidation efficace. 

• Des exigences réglementaires et RSE de plus en plus strictes, qui alourdissent les contrôles et les validations. 

Résultat ? Des acheteurs qui passent plus de temps à « gérer » qu’à « piloter ». 

Quelles actions concrètes peuvent être mises en place immédiatement, même sans digitalisation ? 

Bien sûr, tout le monde n’a pas encore entamé une démarche de digitalisation. Cela ne signifie pas qu’aucune amélioration n’est possible. Voici des leviers activables dès aujourd’hui, sans investissement technologique lourd : 

1. Cartographier les achats indirects pour reprendre le contrôle 

Il est impossible d’optimiser ce qu’on ne mesure pas. Commencez par : 

• Identifier les catégories d’achats indirects, 

• Répertorier les fournisseurs actifs, 

• Quantifier les volumes et les dépenses associées. 

Même une analyse simple sur Excel peut déjà faire apparaître des doublons, des fournisseurs inactifs ou non référencés. 

2. Limiter les fournisseurs hors contrat 

Les achats sauvages ou non référencés sont une source majeure de coûts cachés et de risques. Il est possible de : 

• Mettre en place une liste blanche de fournisseurs préférentiels, 

• Demander aux services de passer par un point de contact achats pour toute demande > 500 €, 

• Bloquer les demandes via e-mail ou téléphone sans bon de commande. 

3. Standardiser les demandes internes 

Souvent, les achats indirects deviennent chronophages car chaque demande est unique, non formatée, ou mal formulée. Proposez : 

• Un modèle de brief achat pour cadrer les besoins, 

• Une grille d’évaluation fournisseur à remplir par les demandeurs, 

• Un tableau de suivi partagé pour les commandes. 

4. Formaliser les processus d’approvisionnement 

Même sans outil numérique, il est possible de documenter les grandes étapes du processus d’achat : 

• Validation du besoin, 

• Recherche fournisseur, 

• Demande de devis, 

• Sélection et validation, 

• Commande, réception, facture. 

En rendant ce processus visible, vous réduisez les zones d’ombre… et les erreurs. 

5. Mettre en place des indicateurs simples 

Sans tomber dans l’usine à gaz, vous pouvez suivre quelques KPIs manuellement : 

• Taux d’achats hors contrat, 

• Nombre de fournisseurs actifs sur le dernier trimestre, 

• Délai moyen entre demande et commande, 

• Nombre de litiges par fournisseur. 

Et ensuite ? La digitalisation comme accélérateur de performance 

Toutes les pistes évoquées ci-dessus sont précieuses et permettent de remettre de l’ordre. Mais elles trouvent rapidement leurs limites en termes de scalabilité, de fiabilité et de temps de traitement. 

C’est ici qu’intervient la digitalisation des achats indirects. Non pas comme une solution miracle, mais comme un levier de simplification, d’automatisation et de recentrage stratégique. 

Sortir la tête de l’eau : digitaliser pour recentrer les acheteurs sur leur valeur 

Face à cette réalité, une évidence s’impose : les acheteurs doivent être soutenus par des outils adaptés pour se libérer des tâches chronophages. 

La plateforme Unite : un levier de transformation pour les achats indirects 

Unite propose une plateforme d’achats indirects centralisée, connectée à vos outils existants, qui agit comme un créditeur unique pour simplifier l’ensemble du processus.