27. Mai 2025, Leipzig: Eine gemeinsame Studie von Unite und der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) zeigt: Die indirekte Beschaffung in europäischen Organisationen ist weiterhin ressourcenintensiv, nicht ausreichend digitalisiert und zunehmend im Widerspruch zu den steigenden ESG-Erwartungen. Die Untersuchung trägt den Titel „Indirekten Einkauf steuern: Erfolgsfaktoren für Performance und Kostenkontrolle“.
Die von der HTWK durchgeführte Studie verbindet unabhängige Forschung mit der Praxiserfahrung des Plattformunternehmens Unite in der Transformation der Beschaffung. Die Auswertung der Antworten von 181 Fach- und Führungskräften aus europäischen Beschaffungsorganisationen macht deutlich: Indirekte Beschaffung bindet erhebliche Ressourcen – vom Einkauf, über Lieferantenmanagement bis hin zu Transaktionsprozessen. Doch gezielte Transformation kann Abhilfe schaffen: Effizienz steigern, Compliance stärken, Kosten senken.
„Die Studie bestätigt, was wir in der Praxis seit Jahren beobachten: Die indirekte Beschaffung leidet unter fragmentierten Systemen und ineffizienten Prozessen”, sagt Prof. Dr. Holger Müller, Professor für Supply Chain Management an der HTWK Leipzig und federführender Wissenschaftler der Studie. „Zukunftsfähige Beschaffung erfordert Datentransparenz, einheitliche Prozesse und digitale Unterstützung – vor allem für Unternehmen, die steigenden ESG- und Compliance-Anforderungen gerecht werden müssen.”
Die Studienergebnisse liefern fundierte Einblicke, wie indirekte Beschaffung gesteuert wird und wo die größten Herausforderungen liegen. Bewertet wird die Performance entlang von fünf Schlüsselbereichen: Prozesseffizienz, ESG-Integration, Entscheidungskriterien, Kostentreiber und digitaler Reifegrad.
Viele Beschaffungsteams erkennen den Handlungsbedarf, doch bei der Umsetzung digitaler Lösungen herrscht noch Zurückhaltung. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen steuert ihre indirekte Beschaffung mit weniger als fünf dedizierten Mitarbeitenden – und das bei Ausgaben in zweistelliger Millionenhöhe sowie wachsenden Anforderungen an Nachhaltigkeit und Compliance. Manuelle Prozesse sind weit verbreitet: 40 Prozent setzen bei komplexen Aufgaben im Beschaffungs- und Lieferantenmanagement nach wie vor auf unspezialisierte Tools wie Excel.
Die Studie zeigt: Wo digitale Prozesse fortgeschritten sind, gelingt auch die ESG-Umsetzung besser. Unternehmen mit integrierten Beschaffungssystemen verfügen deutlich häufiger über eine klare ESG-Strategie.
Zentrale Erkenntnisse im Überblick:
Nur 15 Prozent der Unternehmen haben vollständig digitale und integrierte Beschaffungsprozesse.
In 65 Prozent dieser digital integrierten Unternehmen ist eine definierte ESG-Strategie bereits verankert.
Die Nutzung elektronischer Marktplätze reduziert Beschaffungsaufwände im Schnitt um ein Drittel – ein deutlicher Hinweis auf den Automatisierungseffekt und effizientere Abläufe.
Ebenjene Marktplätze sind im Einsatz, aber selten zentral: 65 Prozent der Unternehmen nutzen sie punktuell, nur 22 Prozent vertrauen ihnen als Hauptkanal. Das zeigt: Ein Großteil des digitalen Potenzials bleibt bislang ungenutzt.
Neben der digitalen Reife rückt die Studie das steigende Interesse an Procurement-as-a-Service (PraaS) und KI-gestützter Beschaffung in den Fokus – innovative Hebel zur Effizienzsteigerung in der indirekten Materialbeschaffung. Trotz unterschiedlicher Nutzungsgrade entfalten beide Ansätze großes Potenzial, arbeitsintensive Vorgänge zu entlasten und Entscheidungsprozesse deutlich zu verbessern.
„PraaS ist ein strategischer Wegbereiter in Zeiten der Permakrise“, sagt Christel Constant, Vorstandsmitglied bei Unite. „Durch die Verlagerung von Routineprozessen auf spezialisierte Plattformen können Beschaffungsleiter agil und erkenntnisorientiert bleiben und sich an Compliance- und ESG-Zielen orientieren. Mit einer zentralen Referenzquelle für indirekte Beschaffungsdaten können Unternehmen zeitnahe Erkenntnisse gewinnen und schneller auf dynamische Anforderungen reagieren.“
Auf Basis der Daten zeigt die Studie die entscheidenden Hebel auf, mit denen Unternehmen ihre Effizienz steigern und die Komplexität der indirekten Beschaffung entscheidend reduzieren können:
In digitale Integration investieren, um den manuellen Aufwand zu minimieren und Echtzeitzusammenarbeit über Beschaffungs-, Lieferantenmanagement- und Transaktionsprozesse hinweg zu ermöglichen.
Digitale Tools gezielt einsetzen, um ESG-Ziele zu unterstützen – vor allem bei der Überwachung von Compliance und der Verankerung von Nachhaltigkeit in täglichen Entscheidungen.
Transparenz bei Aufwand und Kostentreibern durch intelligente Nutzung von Beschaffungsdaten erhöhen, Ineffizienzen aufdecken und Automatisierung überzeugend begründen.
Neue Lösungen wie KI und Procurement-as-a-Service (PraaS) prüfen – Hebel mit großem Potenzial, um operativen Aufwand zu senken und Agilität spürbar zu steigern, besonders in größeren und digital fortgeschrittenen Organisationen.
Die Studie wurde von der Fakultät für Supply Chain Management der HTWK Leipzig unabhängig konzipiert und durchgeführt. Die HTWK definierte die Forschungsfragen, entwickelte die Umfragemethodik und übernahm Datenerhebung sowie -analyse. Unite trug mit Marktkenntnissen und inhaltlichen Impulsen zur Ausgestaltung relevanter Analysefelder bei.
Im Rahmen der Studie wurden 181 Fach- und Führungskräfte aus dem Einkauf verschiedenster Branchen befragt, von denen 60 Prozent im verarbeitenden Gewerbe tätig waren. Fast die Hälfte der Teilnehmenden war ansässig in Deutschland, 73 Prozent bekleideten Führungspositionen im Einkauf.
Die Mehrheit der Befragten kam aus Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden, was auf die besondere Relevanz indirekter Beschaffungsprozesse in größeren Organisationen hinweist. Gleichzeitig beteiligten sich auch zahlreiche kleinere Unternehmen mit unter 1.000 Mitarbeitenden, was die Vielfalt der Beschaffungspraktiken über unterschiedliche Unternehmensgrößen hinweg verdeutlicht.
Als größte Hochschule für angewandte Wissenschaften in Sachsen verfolgt die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) das Ziel, Lehre, Forschung und Praxis optimal zu verbinden. Mehr als 6.500 Studierende sind in einem breiten Fächerspektrum aus den Bereichen Ingenieurwesen, Wirtschaft, Informatik, Medien, Sozialwissenschaften und Kultur eingeschrieben. Die HTWK gehört zu den forschungsstärksten Hochschulen in Sachsen, etwa ein Drittel der Mitarbeitenden ist an drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten beteiligt.
Unite vernetzt die Wirtschaft für nachhaltiges Business. Die E-Procurement-Plattform mit dem integrierten Marktplatz ermöglicht eine einfache Beschaffung für Unternehmen und den öffentlichen Sektor.
Die Unite Plattform bringt Einkäufer und Anbieter zu beidseitigem Nutzen zusammen und fördert fairen Wettbewerb sowie vertrauensvolle Partnerschaften. Mit ihrer skalierbaren Infrastruktur unterstützt sie solide Geschäftsbeziehungen, stabile Prozesse und robuste Lieferketten.
Unite transformiert die Beschaffung für Unternehmen und den öffentlichen Sektor, stärkt die regionale Wirtschaft und schafft Mehrwert, der allen zugutekommt. Im Jahr 2022 wurde Unite als erstes Plattformunternehmen durch die Fair Tax Foundation für sein verantwortungsvolles Steuerverhalten akkreditiert. Es ist außerdem mit dem EcoVadis-Label in Gold für sein Nachhaltigkeitsengagement zertifiziert.
Unite wurde im Jahr 2000 als Mercateo gegründet und hat seinen Hauptsitz in Leipzig. Das Unternehmen ist in zwölf europäischen Ländern aktiv. Mehr als 700 Menschen arbeiten für Unite – an den Bürostandorten und remote. Im Jahr 2024 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von 448,7 Millionen Euro.
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