Prozessoptimierung beschäftigt sich mit der Analyse und Verbesserung aller Prozesse und dafür benötigter Ressourcen, die in und um ein Unternehmen stattfinden.
Lange Zeit wurde Prozessoptimierung als ein Bestandteil des Qualitätsmanagements angesehen, ist heute jedoch weitestgehend in die wirtschaftliche Ausrichtung von Unternehmen integriert und dient somit als Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Hierfür ist es nötig, starre Hierarchie-Vorstellungen innerhalb eines Unternehmens aufzugeben und stattdessen Prozessketten bereichsübergreifend zu definieren. Die Betrachtung und Verbesserung aller Vorgänge erfolgt also im Hinblick auf Prozesse und nicht auf den organisatorischen Aufbau.
Abbildung: Strategisch organisierte Beschaffung vs. Randbedarf
Besonders im Einkauf von indirekten Materialien spielt die Prozessoptimierung eine überaus wichtige Rolle. Unternehmen tätigen jedes Jahr Millionen von Bestellungen, die zu klein sind, um von Einkauf getätigt zu werden oder zu unregelmäßig sind, um in Kataloge integriert zu werden. Die meisten Unternehmen ignorieren diesen sog. „Randbedarf“, da sie glauben, den Großteil ihrer Beschaffungskategorien unter Kontrolle zu haben.
Es gibt eine Reihe von Anzeichen, an denen man erkennen kann, ob das eigene Unternehmen ein Problem mit seinen Randbedarfen hat. Einige sollen hier beispielhaft aufgelistet werden:
Die Anzahl der Lieferanten ist größer als die Anzahl der Mitarbeiter
Weniger als 50 % der Transaktionen (Anzahl an Bestellungen) werden mit bevorzugten Lieferanten getätigt
Weniger als 50 % der Einkäufe werden über Kataloge abgebildet
Randbedarf-Management beginnt mit einem Projektteam, welches eine Bewertung des Randbedarfs durchführt. In den darauffolgenden drei bis sechs Monaten sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, den Randbedarf sowie „Spontan-Einkäufe“ in den strategisch verwalteten Einkauf zu integrieren und nach Möglichkeit über Kataloge abzuwickeln.
Unternehmen, die professionelles Randbedarf-Management betreiben, können so Einsparungen von 10 % bis 20 % auf Materialpreisbasis erzielen und darüber hinaus hohe Prozesskosteneinsparungen verzeichnen. Das Ziel sollte sein, 80 % aller Einkäufe strategisch zu verwalten. Auf diese Weise reduziert man ebenfalls die Lieferantenanzahl und schafft so Freiräume im Einkauf, um sich um andere wertschöpfende Aktivitäten zu kümmern. Dies hat eine gesteigerte Produktivität zur Folge. Nicht zuletzt führt Randbedarf-Management ebenfalls dazu, dass Compliance-Richtlinien besser eingehalten werden können und die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch klare Verantwortlichkeiten und kürzere Prozesszeiten steigt.
Über Mercateo können Einkäufer ihren kompletten Purchase-to-Pay-Prozess für den indirekten Einkauf digital abbilden und u. a. die Anzahl der Freitextbestellungen senken. Dazu steht über den Mercateo Marktplatz ein breites Sortiment von geprüften und qualitätsgesicherten Lieferanten bereit. Zur vollen Prozessoptimierung lässt sich auch der aufwendige Rechnungsprozess mit einem einfachen Gutschriftsverfahren ablösen. Erfahren Sie im Webinar von Kivanc Karakoc, wie HORA mit Mercateo die Bestellabwicklung von indirekten Materialien optimieren konnte.
Auch das Universitätsklinikum Bonn (UKB) nutzt seit einiger Zeit Mercateo für die Beschaffung von Laborbedarf in Forschung und Lehre. Das entlastet die Einkäufer und garantiert optimale Prozesse. Was die Bonner als öffentlicher Auftraggeber in der Beschaffung noch mit Mercateo erreicht haben, berichten sie im Praxisbericht detailliert.