Eine Bedarfsanforderung (Kurzform: BANF) ist eine Anfrage an die Einkaufsabteilung, benötigte Waren und Dienstleistungen für die Mitarbeiter zu beschaffen.
Nachdem der Bedarf an Waren und Dienstleistungen erfasst wurde, wird eine Bedarfsanforderung von der entsprechenden Fachabteilung erstellt und an den Einkauf kommuniziert. In der Regel kann jeder Mitarbeiter des Betriebs Bedarfsanforderungen erstellen. Die Bedarfsanforderung startet den Beschaffungsprozess, stellt aber selbst noch keine Bestellung dar. Sie enthält i.d.R. folgende Angaben: Besteller, ggf. Abteilung, Kostenstelle, Artikelname, Artikelnummer, gewünschte Menge, den entsprechenden Preis, ggf. Lieferant und die Projektnummer.
Eine Bedarfsanforderung zieht verschiedene Prozessschritte mit sich und muss häufig durch einen Verantwortlichen genehmigt werden. Durch die Einkaufsabteilung erfolgen zunächst ein Angebotsvergleich und entsprechende Preisverhandlungen. Ziel des Einkaufs ist es, sowohl bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe sowie im Prozess selbst, möglichst effizient zu agieren, weshalb Einsparungspotenziale für den Einkauf eine große Rolle spielen. Nach Auswahl der geeigneten Produkte wird die Bedarfsanforderung zur Prüfung und Genehmigung an die verantwortlichen Mitarbeiter gesendet. Dieser Vorgang kann mehrstufig erfolgen – ganz auf die individuellen Regeln im Unternehmen zugeschnitten. Abhängig davon wird die Entscheidung zum Beispiel von einem Projektleiter, Abteilungsleiter oder der Geschäftsführung getroffen. Erst nach der entsprechenden Freigabe wird aus der Bedarfsanforderung eine Bestellung, die dann vom Einkauf ausgelöst wird.
Je nach dem Grad der Digitalisierung in einem Unternehmen werden Bedarfsanforderungen digital über ERP-Systeme ausgelöst. Weil diese Anforderungen leicht standardisiert werden können, lassen sie sich häufig recht einfach bearbeiten. So genannte Freitextbestellungen, bei denen Mitarbeiter den Einkauf mit nicht standardisierten Daten eine Bedarfsanforderung auslösen, führen dagegen zu einem hohen Aufkommen manueller Prozesse, die für den Einkauf deutlich kosten- und zeitaufwendiger ausfallen. Dieses Problem lässt sich über digitale B2B-Vernetzungsplattformen und digitale Beschaffungsplattformen lösen. Wie ein Rechenbeispiel zeigt, reduziert der Einsatz solcher Lösungen die Beschaffungskosten pro Vorgang um mehr als 40 Prozent. Die zugrunde liegenden Werte und Potenziale wurden langfristig über eine Studie der HTWK zum indirekten Einkauf ermittelt.