Wie die ELT Group ein Drittel an Zeit und Ressourcen mit Unite einsparen konnte

Optimierte Beschaffungsprozesse

Die ELT Group wurde 1951 in Italien gegründet und ist seit den 1970er Jahren ein führendes Unternehmen in der europäischen Verteidigungsindustrie. ELT Group ist heute in elf Ländern auf vier Kontinenten aktiv und hat ihr Tätigkeitsfeld darüber hinaus auf die Bereiche Cyber, Raumfahrt und Biodefence ausgeweitet. 

Bis zum Jahr 2022 hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, seine indirekten Beschaffungsaktivitäten abzudecken, die auf Dutzende interne Stakeholder und verschiedene Abteilungen mittels Punch-out-Katalogen verteilt waren. Der Beschaffungsprozess umfasste mehr als zehn Schritte, darunter Marktforschung, Bedarfsanforderungen, Freigaben von Bestellungen, Konfiguration von Aufträgen sowie langwierige Freigabe- und Bestellmanagement-Prozesse. 

Hinzu kam, dass Nutzende häufig Schwierigkeiten hatten, Nischenprodukte zu beziehen. Das führte zu Ad-hoc-Einkäufen über fremde E-Commerce-Seiten oder unbekannte Lieferanten, die mit Kreditkarte bezahlt wurden. Diese Einkaufsgewohnheiten führten dazu, dass sich das Unternehmen mit Schwierigkeiten beim Lieferantenmanagement und einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand konfrontiert sah. 

Eine effektive Lösung 

Nachdem die ELT Group bereits damit begonnen hatte, Kataloge für Randbedarfe über Punch-out einzubinden, suchte sie nach einer neuen Plattform. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, die ein breites Angebot von indirekten Materialien verfügbar machen konnte, die noch nicht im Einkaufssystem verfügbar waren.  

Nach einigen Recherchen und Analysen wählte die ELT Group Unite als passende Lösung für ihre Bedürfnisse aus.  Unite unterstützt eine Verbindung über alle wichtigen ERP- und Verwaltungssysteme. So konnte die ELT Group ihre Plattform mit der bestehenden Architektur auf SAP Ariba verbinden und mit der Automatisierung ihrer Beschaffungsprozesse beginnen. 

Die Nutzung des integrierten Marktplatzes auf Unite für Ad-hoc-Bestellungen erwies sich als effektive Strategie. Durch den Marktplatz haben Nutzer nicht nur Zugriff auf über 100 Millionen Artikel aus mehr als 12 Kategorien sondern auch auf hunderte geprüfte und vorintegrierte Lieferanten für eine sichere und faire Beschaffung. Die benutzerfreundlichen Funktionen für z.B. Produktvergleiche sowie die praktische Single-Creditor- Option ermöglichen es den Nutzern der ELT Group, ihre Ad-hoc-Einkäufe über einen standardisierten Prozess zu verwalten. So entfällt der Aufwand für langwierige und komplexe Prozesse in der Beschaffung. 

Zudem hat sich die ELT Group entschieden, BusinessShops über das Unite Netzwerk zu aktivieren und individuelle Konditionen für Verpackungsmaterialien und Werkzeuge festzulegen. Alle Abteilungen des Unternehmens erhielten Zugang zu Unite – mit einer klar definierten Ausgabengrenze, um stets die Kontrolle über die Kosten zu behalten. 

Nutzer mit Unite vertraut machen 

Um die Nutzer mit dem neuen Tool vertraut zu machen, arbeitete Unite eng mit der ELT Group zusammen und bot spezielle Schulungen an. Dieser Onboarding-Plan war ein voller Erfolg: Die Plattform wurde umfassend genutzt und die Nutzenden waren mit ihr sehr zufrieden. So konnte das Unternehmen schon innerhalb der ersten sechs Monate nach der Einführung von Unite erste positive Ergebnisse verzeichnen. 

Schnellere Beschaffung und optimierte Prozesse

Durch die Einbindung von Unite konnte die ELT Group ihre indirekten Einkaufsprozesse deutlich beschleunigen und die Rechnungsabwicklung vereinfachen, da alle Einkäufe auf Unite auf einen einzigen Kreditor gebündelt werden. 

Eine Analyse der bisherigen Einkaufsprozesse im Vergleich zu den Einkäufen, die auf Unite getätigt wurden, zeigte, dass sich die Verwaltungskosten im Hinblick auf Bedarfsanforderungen und Freigaben deutlich verringerten. 

„Bei der ELT Group hat es etwa drei Wochen gedauert, eine Standardbestellung im indirekten Einkauf abzuschließen, da mehrere Freigabeebenen und etwa zehn Stakeholder in den Prozess eingebunden waren. Mit Punch-out benötigen wir nur ein paar Tage zur Verarbeitung und ein Drittel der Personalressourcen“, erklärt Alberto Angeli, Category Specialist bei der ELT Group. „2023 haben wir viele Bestellungen über Unite abgewickelt und konnten dabei rund ein Drittel der Zeit und Ressourcen einsparen, die wir vorher gebraucht haben.“

Die nächsten Schritte mit Unite 

Die Plattform wird bereits für alle Produktkategorien genutzt. Besonders gefragt sind aktuell aber Werkzeugtechnik, Bürobedarf, und Hardware, Software und Telekommunikation. Die ELT Group plant das Unite Procurement Portal und den integrierten Marktplatz zukünftig auch für andere Kategorien einzusetzen, um die Bearbeitungszeiten weiter zu verkürzen.

Gleichzeitig gewinnt das Thema Nachhaltigkeit in der Beschaffungsstrategie der ELT Group immer mehr an Bedeutung. Der Fokus liegt dabei verstärkt auf emissionsarmen Produkten. Unite unterstützt diesen Wandel bereits, indem für jedes auf Unite bestellte Produkt CO₂e-Daten bereitgestellt werden. So können die Lieferanten Vorschriften einhalten und konform bleiben.