Het juiste product vinden aan de beste voorwaarden kan al snel een onmogelijke opgave lijken tussen de talloze online opties. Ralph Ulmer, Head Corporate Purchasing & Executive Vice President van Hoerbiger Germany, was daarom op zoek naar een efficiënte inkoopoplossing.
Hoerbiger is een belangrijke internationale naam in de energiesector en is wereldwijd actief in de olie-, gas en auto-industrie. Hun aanbod producten en diensten biedt oplossingen voor o.a. het regelen van gas, voertuigtransmissie en explosiepreventie. Met meer dan 6700 werknemers in 123 vestigingen verspreid over 47 landen, heeft het bedrijf in 2019 een omzet behaald van meer dan € 1 miljard.
Efficiënte inkoop
Ralph Ulmer is in juli 2010 bij Hoerbiger aan de slag gegaan. Als expert in procurement, had hij een duidelijk doel voor ogen: een gestructureerde toeleveringsketen met ruime productkeuze. Belangrijke factoren hierbij waren transparantie, productbeschikbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om prijzen te vergelijken.
Tegelijkertijd wilde Ulmer ook de proceskosten verlagen en de waarde en rol van de inkoopafdeling binnen het bedrijf verhogen. Met jaarlijks meer dan 73.000 bestellingen van C-artikelen, artikelen met een waarde van minder dan € 70, was dit geen eenvoudige taak. Uit een vorig project was gebleken dat zelfs een pen van slechts € 1 al problemen kon opleveren.
Tijdens een bedrijfsevenement kwam Ulmer voor het eerst in contact met Unite en in oktober 2018 werd er een proefproject gelanceerd om Unite’s inkoopplatform met geïntegreerde marktplaats Mercateo te testen als weboplossing. Het doel was om de proceskosten te verlagen door gebruik te maken van het ruime product- en leveranciersaanbod op de marktplaats.
We hebben uitstekende training ontvangen, maar het platform is op zich al heel intuïtief en gebruiksvriendelijk. Dit ligt zonder twijfel aan de basis van Unite’s succes.
Steeds lagere proceskosten
Het implementatieproces, inclusief de training van Unite, heeft slechts een aantal weken geduurd. Vandaag gebruikt Hoerbiger Mercateo als weboplossing op maar liefst 9 locaties, met plannen voor 3 nieuwe locaties in Oostenrijk, Zwitserland en Polen. Daarnaast heeft het bedrijf ook hun 15 grootste leveranciers geïntegreerd als BusinessShop op het platform. De samenwerking is effectief: de administratieve kosten zijn sinds de introductie van Mercateo enorm gedaald.
Met Unite hebben we een groot deel van onze processen kunnen digitaliseren. Onze inkoopafdeling heeft nu ook meer capaciteit voor andere taken, dankzij de opties voor verschillende rollen en gebruikers die het platform biedt, en behoudt toch de volledige controle en transparantie over wie wat inkoopt. In principe hoeft er dus niet meer manueel ingegrepen te worden.
Een divers leveranciersnetwerk
Ralph Ulmer gaat nog een stap verder wat betreft de digitalisering van indirecte uitgaven. Hij maakt ook gebruik van het B2B-netwerk van Unite, eenvoudig toegankelijk via Mercateo, waar hij toegang heeft tot een ruim en divers aanbod geverifieerde leveranciers. Hier heeft hij ook de mogelijkheid om nieuwe voorkeursleveranciers rechtstreeks te integreren in de huidige digitale inkoopprocessen via de Unite Store.
De Unite Store heeft Hoerbiger ook nog andere voordelen opgeleverd. Het was niet alleen mogelijk om bestaande leveranciers te integreren en bedrijfsprocessen te digitaliseren, maar ook om nieuwe leveranciers die al actief waren op het platform toe te voegen aan hun netwerk.
In slechts één klik kunnen gebruikers BusinessShops van leveranciers activeren en individuele voorwaarden afspreken. De volledige zakelijke relatie verloopt tussen inkoper en leverancier. Unite treedt slechts op als bemiddelaar die de nodige technische infrastructuur en standaardprocessen beschikbaar maakt, zoals facturering en betaling.
Flexibele leveranciersapps
Ulmer was vooral onder de indruk van de app-oplossing van Unite en de integratie in een netwerk. De inkoopafdeling kan BusinessShops in één klik deactiveren als het bedrijf niet langer interesse heeft om bij een bepaalde leverancier in te kopen.
Nieuwe leveranciers toevoegen aan onze systemen was altijd een werk van lange adem. Nu kunnen we dit eenvoudig doen en de voorwaarden ook nog eens naar wens aanpassen. Bovendien is dit proces nu ook volledig digitaal: het is een compleet nieuwe manier om indirecte inkoop te beheren.
Meer tijd voor persoonlijke zakenrelaties
Bij Hoerbiger ligt de combinatie van een innovatieve aanpak en lef aan de basis van hun succes. Al meer dan een eeuw lang zet het internationale bedrijf zich in voor een eerlijke samenwerking met zowel zakenpartners als werknemers. Dit geldt uiteraard ook voor het implementeren van een nieuwe inkoopoplossing.
Het was dus cruciaal voor Ulmer om wederzijds begrip en transparantie binnen het bedrijf te bevorderen. Hij begreep namelijk het belang van het contact met collega’s en de mogelijkheid om hier tijd in te kunnen investeren, wat nu eenvoudiger is geworden dankzij de verminderde administratieve rompslomp.
Houd rekening met de individuele behoeften en zorgen van je collega’s. Vergeet hen ook zeker niet te betrekken bij nieuwe processen.
Over Hoerbiger
Rechtsvorm: naamloze vennootschap
Opgericht in: 1895
Sector: industrie
Hoofdkantoor: Zug (Zwitserland) en 123 vestigingen in 40 landen
Aantal werknemers: 7000 wereldwijd (in 2019)
Jaarlijkse omzet: € 1,222 miljard
Neem contact op
Benieuwd geworden naar het optimaliseren van inkoopprocessen met Unite? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.