Wie Hoerbiger die Lieferantenvielfalt per Klick integriert

Ein Basar mit seinen schmalen Gassen. Ein verwirrendes Labyrinth führt durch die Altstadt, das Angebot ist riesig, fast unüberschaubar. Tausende Händler bieten ihre Waren an, jeder gibt vor, der Beste und Günstigste zu sein. Ein Abenteuer, wer hier wirklich das beste Angebot findet.

Auf der Suche nach einer Beschaffungslösung wollte sich Ralph Ulmer, Head of Corporate Purchasing und Executive Vice President der HOERBIGER Deutschland Holding GmbH, auf so ein Abenteuer nicht einlassen. HOERBIGER ist weltweit im Energiesektor, in der Prozessindustrie, in der Automobilindustrie, in der Maschinenbauindustrie, in der Sicherheitstechnik und in der Elektroindustrie tätig. 6.700 Mitarbeiter erzielten 2019 an 123 Standorten in 47 Ländern einen Umsatz von 1,149 Milliarden Euro. HOERBIGER Produkte und Services kommen in Kolbenkompressoren, bei der Gasstrom-Regelung, in Fahrzeuggetrieben, bei der Drehdurchführung, im Explosionsschutz, bei Gasmotoren und in der Automobilhydraulik zum Einsatz.

Einkaufszentrum statt Basar

Ralph Ulmer ist seit Juli 2010 für HOERBIGER tätig. Als Einkaufsexperte wusste er genau, was er wollte: Die Vielfalt eines Basars, aber strukturiert. Transparenz, Vergleichbarkeit, Verfügbarkeit von Produkten und einfache Bedienbarkeit waren ihm wichtig. Gleichzeitig wollte Ulmer die Prozesskosten senken und den Wertbeitrag der Einkaufsabteilung steigern: Bei über 73.000 Bestellungen unter 70 Euro pro Jahr im C-Teile-Bereich ein enormer Hebel.

Eine neue Lösung zu finden, mit der alle gut leben können und zufrieden sind, ist gar nicht so einfach, stellte Ulmer fest. Der Einkaufsleiter hatte ein Projekt aufgesetzt und festgestellt, dass selbst ein Stift für 1,09 Euro für Befindlichkeiten bei den Kollegen sorgen kann. Aus diesem Grund musste eine neue einfache, digitale Lösung her. Auf dem BME-Symposium entsteht der Kontakt zu Mercateo und im Oktober 2018 startete Ulmer ein Pilotprojekt mit der Mercateo Beschaffungsplattform als Weblösung. Ulmers Ziel war es, die Produktvielfalt des vorintegrierten Mercateo Marktplatzes zu nutzen und die Prozesskosten deutlich zu reduzieren.

Mercateo hat eine tolle Schulung gehalten, aber eigentlich ist das System selbstredend, der Administrationsaufwand gering. Darin liegt für mich der Erfolgsschlüssel, denn das ist das, was ich privat auch mache.

Ralph Ulmer, Head of Corporate Purchasing und Executive Vice President der HOERBIGER Deutschland Holding GmbH

Gesunkene Prozesskosten pro Bestellung

Der Rollout-Prozess inklusive Schulung durch Mercateo war innerhalb von wenigen Wochen abgeschlossen. Mittlerweile setzt HOERBIGER Mercateo als Weblösung in neun Produktionswerken ein, drei Standorte in Österreich, der Schweiz und Polen sind aktuell in Vorbereitung. Außerdem sind 15 Lieferanten des Unternehmens als BusinessShop Plus in die Mercateo Lösung integriert worden. Die Zusammenarbeit zeigt Wirkung: Seit der Einführung von Mercateo konnten die Administrationskosten pro Bestellung deutlich gesenkt werden.

Wir konnten mit Mercateo die meisten Prozessschritte digitalisieren. Mit der Nutzerverwaltung wird unser Einkauf unternehmensweit entlastet und bekommt den Rücken frei für andere Themen. Über den digitalen Freigabeprozess kaufen unsere Mitarbeiter selbstständig ein. Wir erhalten volle Kontrolle und Transparenz, wer im Unternehmen was bestellt. Im Idealfall muss außer beim Thema Wareneingangsbuchung niemand mehr manuell eingreifen. Mit dem Gutschriftverfahren von Mercateo könnten wir weitere Prozesskosten einsparen.

Lieferantenvielfalt mit einem Klick

Bei der Digitalisierung von Kernbedarfen geht Ralph Ulmer noch einen Schritt weiter. HOERBIGER nutzt in einem Pilotprojekt das B2B-Netzwerk Unite, das über die Mercateo Beschaffungsplattform erreichbar ist. Als Mercateo Nutzer kann Ulmer aus der Beschaffungsplattform auf Unite zugreifen und dort eine Vielzahl neuer Lieferanten entdecken. Je nach Bedarf kann der Einkaufsexperte anschließend über den Unite App Store einfach neue Anbieter in seine gewohnten, digitalen Beschaffungsprozesse auf Mercateo integrieren.

Die Einführung des Unite Stores hat für den Einkaufsexperten wesentliche Vorteile: Er kann damit seine bestehenden Lieferanten im Netzwerk integrieren und die Geschäftsabläufe mit seinen Herstellern und Fachhändlern digitalisieren. Ulmer profitiert außerdem auch von einer Vielzahl vorintegrierter Lieferanten, die er und seine einkaufsberechtigten Kollegen ohne Probleme in ihr Netzwerk einbinden können. Ein Beziehungsaufbau ohne Systemschranken: Denn mit nur einem Klick kann der Lieferant freigeschalten und individuelle Konditionen vereinbart werden. Unite mischt sich in diese Beziehungen nicht ein: Lieferant und Kunde stehen in direktem Kontakt, das Netzwerk stellt die technische Infrastruktur und ermöglicht standardisierte Prozesse, so auch beim Bezahlen.

Lieferanten-App jederzeit kündbar

Die Idee mit der Unite App-Lösung und dem Zusammenschluss in einem Netzwerk hat den Einkaufsexperten Ulmer begeistert. Sind Ulmer und seine einkaufsberechtigten Mitarbeiter nicht länger an einer Beziehung zu einem Lieferanten interessiert, können sie die Lieferanten-App jederzeit durch einen Klick wieder abwählen.

Das Anlegen neuer Lieferanten hat in der Vergangenheit einen riesigen Administrationsaufwand nach sich gezogen. Wir können das Netzwerk um Lieferanten erweitern oder umgestalten, abhängig von unseren Anforderungen. Damit sind wir wirklich auch in der Welt der Digitalisierung angekommen. Das ist eine ganz andere Art, den indirekten Einkauf zu gestalten.

Ralph Ulmer, Head of Corporate Purchasing & Executive Vice President, HOERBIGER Deutschland Holding GmbH

Viel Zeit für zwischenmenschliche Themen

Pioniergeist und Mut gehören bei HOERBIGER zusammen, der faire Umgang mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern prägt das Traditionsunternehmen seit mehr als einem Jahrhundert. Bei der Einführung einer neuen Einkaufslösung gilt dieser Grundsatz ebenfalls für Ulmer.

Für ihn war es deshalb entscheidend, Verständnis und Transparenz im Unternehmen zu schaffen. Er hat gelernt, dass es wichtig ist, auf die Kollegen zuzugehen und viel Zeit in zwischenmenschliche Themen zu investieren. Durch den gesunkenen Administrationsaufwand hat er genau dafür nun die Möglichkeit.

Gehen Sie auf die individuellen Sorgen und Nöte der Kollegen ein. Versuchen Sie, die Kollegen miteinzufangen und in den neuen Prozess mitzunehmen. Es lohnt sich!

Ralph Ulmer, Head of Corporate Purchasing & Executive Vice President at Hoerbiger Germany

Auch in Zukunft plant Ulmer, die Zusammenarbeit mit Mercateo und Unite fortzusetzen. Im nächsten Schritt soll der Unite Store im Unternehmen aus der Prototyp-Phase heraus in der Organisationsform integriert und seinen Einkäufern vertraut gemacht werden.

Wir freuen uns, wenn wir Partner finden, die uns auf dem Weg begleiten. Wir haben was gefunden, das zu uns passt.

Ralph Ulmer, Head of Corporate Purchasing & Executive Vice President at Hoerbiger Germany

Über HOERBIGER

Branche: Industrie
Gegründet: 1895
Mitarbeitende insgesamt: 6.944 Mitarbeitende
Hauptsitz: Zug (Schweiz)
Standorte: in mehr als 40 Ländern
Jahresumsatz: 1,22 Mrd. Euro

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