De verborgen crisis in indirecte procurement: PraaS als oplossing

Cijfers laten een confronterend beeld zien

• Grote Europese bedrijven (10.000+) besteden jaarlijks 19.000 uur aan het beheren van indirecte aankoop. Dat staat gelijk aan de inzet van 10 fulltime medewerkers, maar dan vooral voor vraagbeheer, sourcing en leveranciersmanagement.  

• De studie van Hackett uit 2017-2021 vermeldt 14.000-15.000 uur voor een team van vergelijkbare omvang. Dat wijst op een stijging van 30% in arbeidsinzet over een periode van vier jaar.  

• Uit het onderzoek van Unite en HTWK- lijkt dat ESG- en wettelijke vereisten zorgen voor 20% extra nodige inspanning. Ondanks deze toenemende eisen beschikken procurementteams niet over de nodige tools en capaciteit om hier effectief mee om te gaan. 

• Het meest alarmerende is niet de omvang van de belasting, maar waar de inspanning naartoe gaat: handmatige taken, overbodige RFP’s en losse workflows. Volledig digitale en geïntegreerde aankoopprocessen blijven dan ook de uitzondering: slechts 15% van de grote bedrijven is zover.

Indirecte procurement is niet langer ‘indirect’

Zoals Natasha terecht aangaf, is de term ‘indirect’ gevaarlijk misleidend. Indirecte procurment verwijst niet naar randuitgaven, maar vormt een fundamenteel onderdeel van de organisatie. 

Van marketing en facilitaire diensten tot logistiek en consultancy: indirecte procurement ondersteunt de infrastructuur van moderne bedrijven. “En in veel ondernemingen zijn indirecte en directe uitgaven inmiddels bijna even groot,” zegt ze. 

Terwijl directe procurement vaak gecentraliseerd en volwassen is, is indirecte procurement breed, versnipperd en arbeidsintensief. Dit blijven behandelen als bijzaak is niet alleen kortzichtig, maar vormt ook een risico voor flexibiliteit, compliance en langetermijnwaarde. 

Opnieuw evenwicht vinden met PraaS 

De traditionele aanpak van meer perosneel aannemen of bestaande teams nog zwaarder belasten, is niet langer houdbaar. 

Daar komt Procurement-as-a-Service (PraaS) in beeld: een schaalbaar en flexibel model dat procurementleiders in staat stelt om: 

• de capaciteit uit te breiden zonder het personeelsbestand te vergroten

• tactische werklast te verlichten via beheerde leveranciersecosystemen

• digitale adoptie te versnellen zonder kostbare technologische ingrepen 

• uitgaven, compliance en ESG-verplichtingen onder controle te houden.

PraaS betekent niet je strategie uitbesteden aan derden, maar je talent de ruimte geven om die strategie te leiden. Het betreft niet zomaar een tool of consultancy, maar een hybride combinatie van toegang tot een digitaal platform en gecentraliseerde procurementservices. In andere woorden, leveranciers, gebruiksklare integraties en doorlopende ondersteuning om de juiste beslissingen te nemen voor je indirecte procurement. 

Het is de hefboom die moderne CPO’s en publieke aankoopinstanties nodig hebben om van reactieve serviceteams door te groeien naar strategische groeimotoren.

De druk is echt, maar de weg vooruit ook

Natasha deelde haar weg van aarzeling naar actie. Slechts drie maanden geleden wist ze nog niet wat een AI-agent was. Vandaag bouwt ze ze zelf. Haar boodschap aan vakgenoten boven de 40? Kijk die angst recht aan, ontwikkel nieuwe skills en stap de toekomst in. 

Erika benadrukte opnieuw dat digitale transformatie niet alleen een procesverandering is, maar ook een verschuiving in leiderschap. 

Interessante resultaten uit het onderzoek van Unite

• 40% van de bedrijven vertrouwt nog steeds op Excel voor aankoopactiviteiten.

• Slechts 22% gebruikt een digitale marktplaats als belangrijkste bestelkanaal. 

• De adoptie van AI en blockchain blijft onder de 15% (ondanks de hype).

Het probleem is niet een gebrek aan tools, maar te weinig afstemming, duidelijk leiderschap en investeringen in personeel en processen. 

Van kostenpost naar waardemotor 

Om echte transformatie te realiseren, moet het verhaal van procurement verschuiven van kostenbeheersing naar waardecreatie. Denk aan groei, snelheid en veerkracht, niet alleen aan besparingen. 

PraaS biedt wat indirecte procurement dringend nodig heeft: compliance, transparante concurrentie tussen leveranciers en experts die toezicht houden, allemaal zonder juridisch risico of leveranciersafhankelijkheid.

Zoals Erika opmerkte, is PraaS meer dan een procurementtool. Het is een versneller van bedrijfsresultaten, gekoppeld aan omzet, markttoegang en innovatie. 

De lekkende emmer 

Erika introduceerde ook een krachtige metafoor voor de procurement van indirecte materialen: een lekkende emmer. 

Zelfs wanneer alles stabiel lijkt, lekt er bij de aankoop van indirecte materialen ongezien toch waarde weg. Maar zodra nieuwe technologieën, systemen en leveranciers worden toegevoegd, loopt die ‘emmer’ voortdurend vol. Zonder gedocumenteerde kennis en integratie worden de lekken onzichtbaar en nog kostbaarder. 

Vooral publieke instellingen kunnen zich dat soort verspilling niet veroorloven. Met beperkte budgetten en toenemende controle ondermijnt elke euro die verloren gaat aan inefficiëntie de publieke waarde. 

Slimme oplossingen zoals PraaS dichten niet alleen de lekken, maar kunnen de emmer opnieuw vullen voor schaalbaarheid, transparantie en duurzaamheid op lange termijn. 

PraaS: de strategische vermenigvuldiger 

Victoria presenteerde PraaS als een elegant hybride model dat externe expertise, geïntegreerde platformen en volledige complianceborging samenbrengt om interne teams te ontlasten.

“Als CPO heb ik ervaren dat als ik, samen met technologie, deskundig personeel inzet op specifieke aankoopgebieden in mijn procurementafdeling, zij de druk van mijn team wegnemen,” zei ze. 

Denk hier eens over na: voor grote bedrijven betekent het beheren van 800 leveranciers aan 13 uur per jaar per leverancier meer dan 10.000 uur werk. Platformen zoals Unite stellen CPO’s in staat het overzicht te behouden en intern talent opnieuw in te zetten voor innovatie en strategie. 

Dit is niet zomaar een hybride oplossing, maar een strategische vermenigvuldiger.

Het kantelpunt is nu 

De werkdruk op indirecte procurement zal niet afnemen. Maar vooruitdenkende leiders hebben een keuze: aanpassen of achterblijven. 

Dit is meer dan je software upgraden. De publieke en private sector hebben nood aan een mentaliteitsverandering, nieuw operationeel model én een cultuurverandering.

Enkele tips:

• Beschouw ESG-rapportage niet als een extra taak, maar als motor voor inclusieve innovatie. 

• AI is meer dan een tool en kan functioneren als virtuele collega.

• Zet PraaS niet in als experiment, maar als de nieuwe standaard voor schaalbare, conforme aankoop. 

• Blijf je personeel en jezelf verder ontwikkelen om leiding te geven aan dit nieuwe, agile tijdperk van indirecte procurement. 

“Iedereen houdt van vooruitgang,” merkte Natasha op, “maar niemand houdt van verandering, behalve wie nog banger is voor irrelevantie.”