Ein besonderer Fokus lag auf der Zusammenarbeit mit der Max-Planck-Gesellschaft. Gemeinsam wurde in den letzten Monaten ein praxisnaher Lösungsansatz entwickelt, der zeigt, wie innovative und dynamische Beschaffungsinstrumente im öffentlichen Umfeld erfolgreich eingesetzt werden können. So wurde deutlich: Wenn öffentliche Auftraggeber, Wissenschaft und Technologieanbieter ihre Erfahrungen teilen, entstehen zukunftsfähige Lösungen, die im Verwaltungsalltag spürbare Wirkung entfalten.

Die Max-Planck-Gesellschaft steht für Forschung an den Grenzen des Bekannten. Ihre Institute arbeiten mit neuen Methoden an wissenschaftlichen Durchbrüchen. Damit Forschung unter diesem Anspruch gelingt, braucht es neben wissenschaftlicher Freiheit auch verlässliche Strukturen im Hintergrund – einschließlich eines Einkaufs, der benötigte Produkte und Dienstleistungen schnell, transparent und rechtssicher verfügbar macht.

Dazu hat die MPG ein Projekt mit Vorreiterrolle in Gang gesetzt und es nun erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt: Rainer Bastian, Leiter Stabsreferat Einkauf und Versicherungen, Generalverwaltung Max-Planck-Gesellschaft, präsentierte in Leipzig beim „Symposium für innovative Beschaffungsinstrumente“ am 15. September 2026 vor Fachkolleg:innen den „digitalen MPG Marktplatz“ von Unite als Start in eine neue Ära des Einkaufs für öffentliche Auftraggeber.

Die Weiterentwicklung des digitalen MPG-Marktplatzes ist ein kontinuierlicher Prozess. Systemseitige Optimierungen und neue Funktionalitäten tragen dazu bei, die Prozesse laufend an die Anforderungen der öffentlichen Beschaffung anzupassen und den Marktplatz noch leistungsfähiger zu machen.

Mit der Etablierung eines Dynamischen Beschaffungssystems als neuem Beschaffungsinstrument betritt die Max-Planck-Gesellschaft erneut Neuland. Der digitale MPG-Marktplatz verbindet rechtssichere Vergabeprozesse mit einer möglichst einfachen operativen Abwicklung. Das Dynamische Beschaffungssystem schafft dabei die Grundlage, auch komplexe und volumenstarke Beschaffungskategorien digital abzubilden und flexibel weiterzuentwickeln.

Das Projekt ist eine Antwort auf immer knapper zugeschnittene Ressourcen im Einkauf, hohe Anforderungen insbesondere aus dem Vergaberecht erhöhter Druck in der Praxis. Es steht beispielhaft für eine moderne Beschaffungskultur nach wirtschaftlichen Vorbildern innerhalb eines sicheren rechtlichen Rahmens nach europäischen Werten.

Dies ist wegweisend, insbesondere mit Blick auf die aktuellen Bewegungen im Vergaberecht und die Entwicklung des Vergaberechts. Über eben diese sprach beim Symposium Dr. Jenny Mehlitz, Fachanwältin für Vergabe-, Bau- und Architektenrecht, GSK Stockmann.

Dieses Thema, bei dem ein Umdenken in der öffentlichen Beschaffung sozusagen miterlebt und vom Zweifel bis zum Erfolg begleitet wurde, markiert eine Zäsur für öffentliche Auftraggeber, die nun eine Blaupause für die Optimierung ihrer Beschaffung bekommen haben.

Praxisbeispiele, die Lösungen greifbar machen

Wie innovative Beschaffung in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigten zwei Demo-Cases. Im Demo-Case der Max-Planck-Gesellschaft, präsentiert durch Udo Lubberich, Unite, wurde veranschaulicht, wie die Lösung, die bereits bei 86 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft im Einsatz ist, tatsächlich aussieht und durch welche Funktionalitäten die Bedarfsanforderer besonders profitieren.

Der zweite Demo-Case von dem Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) wurde präsentiert von Mark Weber, SAP-Berater (MM/SAC) & Projektkoordinator A-EM, HZB, sowie Annett König, Solution Architect SAP ERP und Product Owner easyBANF, GISA GmbH. Aufgezeigt wurde der vollständige Prozess: vom Einstieg im SAP AdOn EasyBANF über die Artikelsuche und Beschaffung in Unite bis hin zur Kontierung, Warenkorbfreigabe und Übergabe zurück in den SAP-Prozess. Dabei wurden auch unterschiedliche Genehmigungs- und Prüfwege berücksichtigt – etwa für Gefahrstoffe oder besondere Vorgänge.

Deutlich wurde dabei: Unite ist für das Helmholtz-Zentrum Berlin nicht nur eine Bestellplattform, sondern ein strategischer Bestandteil der Einkaufslandschaft. Dazu gehören unter anderem das Hosting von Katalogen, relevante Sortimente, Exklusivkataloge, Spotmarket-Funktionen und weitere Plattformfunktionalitäten.

Zukunftsgerichtete Beschaffung im Dialog

In der abschließenden Panel-Diskussion „Einblicke in die zukunftsgerichtete Beschaffung“ diskutierten Dr. Juliane Voigtmann von Unite, Dr. Jenny Mehlitz von GSK Stockmann, Rainer Bastian von der Max-Planck-Gesellschaft und Dr. Tassilo Schröck von Redeker Sellner Dahs über aktuelle Entwicklungen und Perspektiven.

Im Mittelpunkt stand die Frage, wie öffentliche Auftraggeber neue rechtliche und technologische Möglichkeiten sicher nutzen können. Das Vergabebeschleunigungsgesetz schafft gemeinsam mit europäischen Reformvorhaben und dem Green Deal konkrete rechtliche Spielräume – unter anderem durch angehobene Wertgrenzen, vereinfachte Eignungsnachweise und beschleunigte Rechtsschutzverfahren. Entscheidend ist, diese Möglichkeiten zu kennen, richtig einzuordnen und rechtssicher für eine moderne, verantwortungsvolle Beschaffung zu nutzen.

Das Event fand im Unite Headquarter in Leipzig statt und wurde von Christoph von Lattorff, Vice President Public Procurement DACH, Unite, moderiert.

Wir bedanken uns für die schöne Veranstaltung und den spannenden gemeinsamen Austausch zum Thema öffentliche Beschaffung.