Wie Zalando seine indirekte Beschaffung optimiert

Die Herausforderung

Zalando hatte anfangs keine Einkaufsabteilung und beschaffte Bürobedarf, Hard- und Software sowie Betriebs- und Lagerausstattung individuell, meist analog und nicht zentral koordiniert. Der Online-Modehändler stand vor der Herausforderung, viele Beschaffungsströme zentral zu bündeln, um von Einsparungen zu profitieren und Kontrolle und Transparenz über den indirekten Einkauf zu erhalten.

Das Ziel war daher, eine digitale Lösung zu finden, um den Einkauf zu strukturieren, systematisch Prozesse zu optimieren und gleichzeitig hohe Compliance-Standards zu erfüllen. Das Unternehmen wuchs rasant und brauchte ausserdem eine Lösung, die international funktioniert und flexibel mitwächst.

Die Lösung

Einige Zalando-Mitarbeitende bestellten bereits bei Mercateo. Aus vielen Konten wurde eins. Parallele Beschaffungsströme wurden zusammengelegt. Die Nutzerverwaltung und der digitale Freigabeprozess brachten den Überblick und die Kontrolle darüber, wer was im Unternehmen bestellt. Von nun an gab es standardisierte Prozesse und Transparenz im Einkauf. 2016 kam der nächste Schritt: die Integration in das eigene Warenwirtschaftssystem von Zalando.

Der Modehändler richtete Coupa als Beschaffungslösung ein und Mercateo dockte über eine cXML-Schnittstelle als Punch-out-Lösung an. Rechnungen werden per E-Invoicing gestellt. Und die internationale Verfügbarkeit? Mercateo hat Marktplätze in 12 europäischen Ländern und ermöglicht es Zalando damit, eine einheitliche Beschaffungslösung über die internationalen Standorte hinweg zu nutzen.

Der Nutzen

Zalando hat mit Mercateo seine dezentralen Beschaffungsstrukturen vereinheitlicht und standardisierte Prozesse und Transparenz geschaffen. Der Online-Modehändler hat Zugriff auf europaweit mehr als 100 Millionen Artikel und dabei nur Mercateo als Kreditor.

Sebastian Jacques ist vor allem begeistert von der Verlässlichkeit und Sicherheit bei Mercateos Lieferantenmanagement. Alle Vorlieferanten werden durch Mercateo geprüft und verpflichten sich dazu, einen „Code of Conduct“ einzuhalten: „Das schafft uns mit Mercateo 100 Prozent Compliance-konform abgewickelte Bestellungen.“

Auch die internationale Nutzung schreitet voran. Seit 2020 hat Zalando Mercateo in fünf Ländern im Einsatz, damit sind mehr als 90 Prozent aller Standorte abgedeckt. Neben zahlreichen deutschen Standorten sind das derzeit Niederlassungen in Polen, Irland, Italien und den Niederlanden. Weitere Länder sind bereits in Planung. Das Onboarding neuer Länder funktioniert problemfrei. Spezielle Schulungen sind nicht nötig. „Die Mercateo Oberfläche ist intuitiv bedienbar,“ freut sich Sebastian Jacques.

Zalando ist Europas führende Online-Plattform für Mode und Lifestyle. Zalando bietet mehr als 29 Millionen aktiven Kunden Produkte aus den Bereichen Bekleidung, Schuhe, Accessoires und Kosmetik.