Die Stadtwerke Solingen haben den C-Teile-Einkauf automatisiert und damit viel Zeit gewonnen

Mammutaufgaben vs. Mini-To-Do's

Die Energie-, Verkehrs- und Wärmewende sind die Mammutprojekte der nächsten Jahre für alle Versorger und Stadtwerke in Deutschland. Ganze Infrastrukturen müssen angepasst, ersetzt oder komplett neu gedacht werden. Damit einher gehen Investitionen in Millionenhöhe für viele Versorger. Ganz klar, dass sich Einkaufsabteilungen angesichts dieser Herausforderungen nicht mit der Beschaffung von Randbedarfen befassen wollen. Die Stadtwerke Solingen nutzen seit Jahren Unite und den angeschlossenen Mercateo Marktplatz, um Dinge des täglichen Bedarfs einzukaufen. Ihre C-Teile-Beschaffung wurde mit dieser Lösung einheitlicher und effizienter. Die Einkaufsabteilung hat sich dadurch Zeit freigeräumt, um sich wesentlich wichtigeren Aufgaben zu widmen.

Operative Arbeit delegieren, ohne den Überblick zu verlieren

Die Stadtwerke Solingen haben ihren Einkauf zentral organisiert. Ein Team von sieben Personen kümmert sich um die strategisch bedeutsamen und kostenintensiven Anschaffungen. „Mein Team braucht Zeit, um sich beispielsweise um die Beschaffung von Trafo-Stationen und neuen Bussen zu kümmern oder Dienstleister für die Wärmewende zu suchen“, sagt Christian Schneider, Abteilungsleiter Einkauf und Materialwirtschaft. In diesen Anschaffungen und den Bauprojekten, die die Stadtwerke für eine zukunftsfähige Infrastruktur umsetzen, stecken viel Arbeit, Geld, Zeit und Abstimmungen; „deswegen muss so etwas wie beispielsweise die Bestellung eines Schraubenziehers automatisiert durchlaufen.“

Den Schraubenzieher bestellt in der Regel nicht der Einkauf, sondern einer der 200 Bedarfsanforderer der Stadtwerke etwa im Wasserwerk, der Netzgesellschaft oder den Verkehrsbetrieben. Natürlich gibt es Wertgrenzen und Genehmigungs-Workflows, bei höheren Summen oder bestimmten Produktgruppen, aber generell dürfen die Mitarbeitenden, etwa Büromitarbeitende, Monteure oder Vorarbeiter, eigenständig bestellen. Das tun sie auf dem Mercateo Marktplatz mit seinen mehr als 26 Millionen Artikeln aus verschiedenen Produktkategorien.

Marktplatz an E-Procurement-System angebunden

Der Mercateo Marktplatz von Unite ist bei den Stadtwerken Solingen über eine OCI-Schnittstelle direkt an das etablierte E-Procurement-System Newtron angebunden. Die User klicken sich auf dem Mercateo Markplatz Artikel in ihren Warenkorb und dank der OCI-Schnittstelle wird dieser nahtlos in Newtron übertragen. Der automatische Datenfluss beugt Übertragungsfehlern vor und minimiert den manuellen Aufwand für die  Bedarfsanforderer. Mit der Anbindung des Marktplatztes sparen die Stadtwerke daher nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch viel Geld.

Aufwendige Produktsuche, Lieferantenprüfung oder Kreditorenpflege bei einer Vielzahl einzelner Lieferanten sind gerade bei der Beschaffung von Randbedarfen mit unverhältnismäßig hohen Prozesskosten verbunden. All das entfällt seit der Anbindung von Mercateo. Die Bestellungen laufen bis zur Rechnung digital durch. „Mit Mercateo gibt es eine Plattform mit vielfältigen Produkten, die User finden, was sie brauchen, die Performance ist auch gut und die Kundenbetreuung 1a“, fasst Schneider zusammen.

Einerseits können sich die Mitarbeitenden darauf verlassen, dass die vom Einkauf bereitgestellte Lösung alle Ansprüche erfüllt und keine weiteren Kontrollen, zum Beispiel zu Lieferanten, nötig sind. Andererseits kann die Einkaufsabteilung operative Arbeit delegieren und gleichzeitig die Kontrolle und den Überblick über Ausgaben behalten.

Eigene Kataloge in etablierte Einkaufswege einbinden

Für die Zukunft möchte Schneider gern noch mehr eigens verhandelte Kataloge von Lieferanten als BusinessShops in die Mercateo Einkaufsumgebung einbinden. Damit können die Stadtwerke Solingen ihre verhandelten 1-zu1-Konditionen besser ausschöpfen und von individuell vereinbarten Preisen profitieren, ohne dass die User den etablierten, prozessoptimierten Einkaufsweg verlassen müssen. Der Beschaffungsweg wird damit noch weiter vereinheitlicht, schlanker und effizienter.